Sagsbehandlingstid i Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter var for lang

Svar til A

03-03-2015

Dok.nr. 15/00164

Aktindsigt hos Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter – sagsbehandlingstid

Jeg har nu færdigbehandlet din sag.

Jeg mener, at den tid, som Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter indtil videre har brugt på sagen, er for lang. Jeg har på den baggrund henstillet til ministeriet, at der snarest bliver truffet afgørelse.

Jeg mener også, at det er beklageligt, at ministeriet ved sine løbende underretninger om udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra side 9 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

1. Indledning og afgrænsning af min undersøgelse

Sagen drejer sig om Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters sagsbehandlingstid i forbindelse med dine anmodninger om aktindsigt af 23. oktober og 7. november 2014.

Den 23. oktober 2014 bad du om aktindsigt i det datagrundlag – i form af regneark, datasæt eller udtræk – der er blevet anvendt til at udarbejde den analyse af gældsforhold i andelsboligforeninger, som er tilgængelig på ministeriets hjemmeside. Den 7. november 2014 bad du om aktindsigt i det samme materiale i anonymiseret form.

I forbindelse med dit partshøringssvar til mig af 11. februar 2015 anmodede du ministeriet om aktindsigt i dokumenter i selve aktindsigtssagen – herunder det høringsbrev, som ministeriet havde sendt til den finansielle sektor, de svar, der var modtaget fra den finansielle sektor, telefonnotater, mødereferater og andet materiale, der er fremkommet som følge af kontakten mellem ministeriet og henholdsvis Domstolsstyrelsen, Danmarks Statistik og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Jeg bemærker, at min undersøgelse ikke drejer sig om sagsbehandlingstid i forbindelse med denne henvendelse.

Du modtog den 3. og 27. november 2014 og 9. januar 2015 henholdende e-mails fra ministeriet.

I underretningen af 3. november 2014 meddelte ministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning af 23. oktober 2014 inden for 30-40 arbejdsdage.

I underretningen af 27. november 2014 meddelte ministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle dine aktindsigtsanmodninger af 23. oktober og 7. november 2014 inden for 17-22 arbejdsdage.

I underretningen af 9. januar 2015 meddelte ministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle ”din aktindsigtsanmodning” inden for 20-25 arbejdsdage. Den 30. januar 2015 oplyste ministeriet i sin udtalelse til mig, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle ”sagen” inden for ca. 5-10 arbejdsdage.

Jeg har i min undersøgelse lagt til grund, at ministeriets underretning af 9. januar 2015 og ministeriets udtalelse af 30. januar 2015 vedrører den forventede færdigbehandling af begge dine aktindsigtsanmodninger (af 23. oktober og 7. november 2014).

På nuværende tidspunkt er sagen efter det oplyste endnu ikke færdigbehandlet.

2. Sagsbehandlingstid

2.1. Retsgrundlag

Jeg lægger efter det oplyste til grund, at din indsigtsanmodning angår et dataudtræk efter bestemmelsen i offentlighedslovens § 11.

Offentlighedslovens § 36, stk. 2 og stk. 3 (lov nr. 606 af 12. juni 2013) har følgende ordlyd:

”Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Stk. 3. Stk. 2 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med anmodninger om sammenstilling af oplysninger, jf. § 11, og om indsigt i databeskrivelser, jf. § 12. ”

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelserne, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

Med anvendelsen af udtrykket »snarest« er det således tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Udtrykket »snarest« indebærer for det første, at vedkommende myndighed m.v. skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være »undtagelsesvist«, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist.

En udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning udover sagsbehandlingsfristen på syv arbejdsdage kan efter bestemmelsen være begrundet i f.eks. sagens omfang eller kompleksitet. Bestemmelsen bygger imidlertid på en forudsætning om, at afgørelsen af spørgsmålet om aktindsigt navnlig vil kunne udskydes som følge af sagens omfang eller kompleksitet.

Med udtrykket ’sagens omfang’ sigtes først og fremmest til antallet af dokumenter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket ’sagens kompleksitet’ sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen. Det forudsættes, at en myndighed m.v. i givet fald fastsætter en kort høringsfrist, der tager behørigt hensyn til, at aktindsigtsanmodningen så vidt muligt skal færdigbehandles inden for rimelig tid.

…

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører – som også nævnt ovenfor – at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed m.v. i vidt omfang behandler, og som myndigheden m.v. har modtaget i løbet af det seneste år.

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være »undtagelsesvist«, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder m.v. ikke må være det normale.

…

Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Underretningen efter 2. pkt. skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt.

Det er i bestemmelsen i stk. 3 fastsat, at stk. 2 finder tilsvarende anvendelse i forbindelse med behandlingen af anmodninger om sammenstilling af oplysninger og om indsigt i databeskrivelser. Dette indebærer bl.a., at en anmodning om sammenstilling af oplysninger eller indsigt i en databeskrivelse som udgangspunkt skal være færdigbehandlet syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

Endvidere indebærer stk. 3, at såfremt en anmodning af den nævnte karakter (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, skal den pågældende underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår bl.a. af Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 2014, side 639:

”Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til § 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen – f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år – og hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug (…)”

2.2. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters sagsbehandlingstid

2.2.1. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har i sin udtalelse af 30. januar 2015 oplyst, at din anmodning om aktindsigt er den første af sin slags, idet det er den første aktindsigtsanmodning, der vedrører adgang til oplysninger fra ministeriets indberetningssystem for nøgleoplysninger. Anmodningen ville efter den tidligere offentlighedslov være blevet afvist. Der har derfor været behov for at afklare en række principielle spørgsmål.

Ministeriet har desuden oplyst, at ministeriet via indberetningssystemet for nøgleoplysninger stiller et IT-system til rådighed for samtlige andelsboligforeninger. Systemet sætter foreningerne i stand til at efterleve kravene om indberetning af nøgleoplysninger om foreningerne, og det sætter sælgere af andelsboliger i stand til at opfylde deres oplysningspligt efter andelsboliglovens § 6 (som udmøntet i bekendtgørelse nr. 2. af 6. januar 2015 om oplysningspligt ved salg af andelsboliger).

Andelsboligforeningerne eller dem, de bemyndiger hertil, har via en adgangskode adgang til at indtaste nøgleoplysninger i systemet. Penge- og realkreditinstitutterne står for indberetning af nøgleoplysninger om foreningernes lån. Ansvaret for oplysningernes rigtighed påhviler andelsboligforeningerne og penge- og realkreditinstitutterne. Dette ansvar gør sig gældende i forbindelse med udlevering af nøgleoplysningsskema for andelsboliger i forbindelse med salg.

Der er ikke et generelt krav om opdaterede og korrekte data i ministeriets database over indberettede oplysninger. Data skal alene være opdaterede og korrekte i forbindelse med salg af andele. Der er tale om et relativt nyt IT-system, som stadig er under udvikling.

Ministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet siden modtagelsen af din anmodning om aktindsigt har været i dialog med andre myndigheder (Domstolsstyrelsen, Danmarks Statistik og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen). Ministeriet har oplyst, at for at kunne afklare de komplekse juridiske spørgsmål, som anmodningen rejser, har ministeriet haft behov for at indhente andre myndigheders erfaringer med behandling af aktindsigtssager vedrørende indberettede data.

Ministeriet har i den forbindelse henvist til den datoliste over ekspeditioner i sagen, som ministeriet har udarbejdet. Det fremgår, at den første kontakt skete telefonisk til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen den 13. november 2014, og at der herefter var yderligere telefonisk kontakt og rekvirering af materiale. Der blev afholdt møde med Danmarks Statistik og Domstolsstyrelsen henholdsvis den 18. november og 10. december 2014.

Herudover har ministeriet oplyst, at ministeriet med henblik på at afdække eventuelle konkurrencemæssige aspekter den 8. januar 2015 iværksatte en høring hos de kreditinstitutter, som har leveret oplysninger til indberetningssystemet for nøgleoplysninger, med henblik på at få deres vurdering af, om der er oplysninger, som de har indberettet til indberetningssystemet for nøgleoplysninger, der ikke kan udleveres på grund af risiko for, at kreditinstituttet lider økonomisk eller anden skade. Kreditinstitutterne fik en frist på 14 dage, og ministeriet modtog den 28. januar 2015 høringssvar fra kreditinstitutterne.

2.2.2. Endelig har ministeriet oplyst, at ministeriet løbende har tilstræbt at færdigbehandle anmodningen inden for de i lovbemærkningerne tilkendegivne retningslinjer.

Det fremgår af ministeriets udtalelse af 30. januar 2015 og af de bilag, som du sendte til mig sammen med din klage, at ministeriet flere gange underrettede dig om, at fristen for færdigbehandling af din aktindsigtsanmodning måtte udsættes.

På tidspunktet for ministeriets afgivelse af sin udtalelse til mig, den 30. januar 2015, var den samlede sagsbehandlingstid af dine anmodninger af 23. oktober og 7. november 2014 henholdsvis 53 og 64 arbejdsdage. På nuværende tidspunkt er den samlede sagsbehandlingstid henholdsvis 74 og 85 arbejdsdage.

2.2.3. Efter min opfattelse er den tid, som ministeriet indtil videre har brugt på sagen, for lang. Jeg har i den forbindelse lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven om målene for den samlede sagsbehandlingstid i aktindsigtssager, herunder at myndighederne skal tilstræbe at færdigbehandle selv ganske komplicerede sager eller sager med et meget stort antal dokumenter inden for 40 arbejdsdage. Jeg har lagt vægt på, at en overskridelse af fristen på 40 arbejdsdage må have helt undtagelsesvis karakter.

Jeg bemærker, at jeg ikke har grund til at antage, at de oplysningsskridt, som ministeriet har foretaget, ikke har været nødvendige eller hensigtsmæssige, men ministeriet kunne f.eks. formentlig have iværksat høringen af kreditinstitutterne meget før den 8. januar 2015. Jeg bemærker også, at det forhold, at de oplysninger, som du ønskede, eventuelt ikke var undergivet aktindsigt før den 1. januar 2014 – og at din indsigtsanmodning dermed var den første af sin art i ministeriet – ikke i sig selv kan begrunde, at sagsbehandlingstiden kan være længere end forudsat i offentlighedsloven og dens forarbejder.

Jeg mener også, at det er beklageligt, at ministeriet ved sine løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge.

Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse og henstillet, at der snarest bliver truffet afgørelse i sagen.

Jeg har bedt ministeriet underrette mig, når der bliver truffet afgørelse i sagen.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter

Sagsfremstilling

I en e-mail af 23. oktober 2014 anmodede du Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter (ministeriet) om aktindsigt på følgende måde:

”Vedhæftede analyse af gældsforhold i andelsboligforeninger er hentet på ministeriets hjemmeside. Jeg vil gerne have aktindsigt i hele det datagrundlag der er anvendt til at udarbejde analysen i form af det regneark, det datasæt eller det/de udtræk, der blev anvendt til at foretage beregninger. I elektronisk form, ikke på papir. ”

Ved e-mail af 3. november 2014 meddelte ministeriet dig, at det ikke havde været muligt at besvare din anmodning inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen, og at det skyldtes, at din anmodning rejste en række juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter vedrørende bl.a. anvendelsen af offentlighedslovens § 30, nr. 2, om hensynet til virksomheders drifts- og forretningsforhold. Samtidig meddelte ministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 30-40 arbejdsdage.

I en e-mail af 7. november 2014 anmodede du på ny ministeriet om aktindsigt, idet du skrev til ministeriet:

”Mens jeg venter på svar vil jeg tillige anmode om aktindsigt som fremsat ovenfor i form af et anonymiseret datasæt, hvor identifikation af andelsboligforeninger og andre firmaoplysninger (administratorer, revisorer, banker og realkredit med videre) hver erstattes af et entydigt løbenummer. Hermed er der taget de fornødne hensyn til virksomheders eventuelle drifts- og forretningsforhold. ”

Ved e-mail af 27. november 2014 meddelte ministeriet dig, at dine anmodninger om aktindsigt af 23. oktober og 7. november 2014 blev behandlet efter reglerne i offentlighedsloven.

Ministeriet oplyste også, at for så vidt angik din anmodning af 7. november 2014 var det ministeriets opfattelse, at det forhold, at de pågældende datasæt blev anonymiseret, ikke afgørende ville ændre på karakteren af de juridiske problemstillinger i sagen. Ministeriet oplyste, at også din anmodning af 7. november således rejste en række juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter vedrørende bl.a. anvendelsen af offentlighedslovens § 30, nr. 2, om hensynet til virksomheders drifts- og forretningsforhold.

Ministeriet meddelte samtidig, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 17-22 arbejdsdage – dvs. samtidig med færdigbehandlingen af din aktindsigtsanmodning af 23. oktober.

Ved e-mail af 9. januar 2015 meddelte ministeriet dig på ny, at ministeriet fortsat var i gang med at behandle din anmodning om aktindsigt. Ministeriet oplyste, at ministeriet den 8. januar 2015 havde iværksat en høring af de kreditinstitutter, som har leveret oplysninger til andelsboliginfo.dk, med henblik på deres vurdering af, om der var oplysninger, som de har indberettet til andelsboliginfo.dk, som ikke kunne udleveres på grund af risiko for, at kreditinstitutterne lider økonomisk eller anden skade.

Ministeriet oplyste også, at kreditinstitutterne havde frist for afgivelse af høringssvar senest 14 dage efter modtagelsen af ministeriets henvendelse. Ministeriet meddelte, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 20-25 arbejdsdage.

Samme dag (den 9. januar 2015) klagede du til mig over sagsbehandlingstiden.

Den 15. januar 2015 bad jeg ministeriet om en udtalelse og en datoliste over de ekspeditioner, der var foretaget i sagen i anledning af din klage.

I et brev af 30. januar 2015 udtalte ministeriet sig om sagen. Af ministeriets brev fremgår bl.a. følgende:

”Ministeret for By, Bolig og Landdistrikter skal indledningsvis oplyse, at anmodningen om aktindsigt fra A er den første af sin slags i forhold til adgang til oplysninger fra ministeriets indberetningssystem for nøgleoplysninger. Der har derfor været behov for afklaring af en række principielle spørgsmål i forbindelse med vurdering af spørgsmålet om meddelelse af aktindsigt.

Via indberetningssystemet for nøgleoplysninger stiller Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter et IT-system til rådighed for samtlige andelsboligforeninger. Systemet sætter foreningerne i stand til at efterleve kravene om indberetning af nøgleoplysninger om foreningerne – og sælgere af andelsboliger i stand til at opfylde deres oplysningspligt – jf. andelsboliglovens § 6, som er udmøntet i bekendtgørelse nr. 2. af 6. januar 2015 om oplysningspligt ved salg af andelsboliger. Andelsboligforeningerne eller dem, de bemyndiger hertil, har via en adgangskode adgang til at indtaste nøgleoplysninger i systemet. Penge- og realkreditinstitutterne står for indberetning af nøgleoplysninger om foreningernes lån. Ansvaret for oplysningernes rigtighed påhviler andelsboligforeningerne og penge- og realkreditinstitutterne. Dette ansvar gør sig gældende i forbindelse med udlevering af nøgleoplysningsskema for andelsboliger i forbindelse med salg. Der er ikke et generelt krav om opdaterede og korrekte data i MBBL’s database over indberettede oplysninger. Data skal være opdaterede og korrekte i forbindelse med salg af andele. Der er tale om et relativt nyt IT-system, som stadig er under udvikling.

…

Anmodningen om aktindsigt behandles efter reglerne i den nye offentlighedslov, der trådte i kraft den 1. januar 2014. Anmodningen ville efter reglerne i offentlighedsloven fra før 1. januar 2014 blive afvist. Som nævnt er det den første aktindsigtsanmodning i ministeriets indberetningssystem for nøgleoplysninger.

Siden modtagelsen af A’s anmodning om aktindsigt har ministeriet været i dialog med andre myndigheder (Domstolsstyrelsen, Danmarks Statistik og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen). For at kunne afklare de komplekse juridiske spørgsmål, som aktindsigtsanmodningen rejser, har ministeriet haft behov for at indhente andre myndigheders erfaringer med behandling af aktindsigtsager i forbindelse med indberettede data, jf. vedlagte oversigt over sagsskridt.

Med henblik på at afdække de eventuelle konkurrencemæssige aspekter iværksatte ministeriet den 8. januar 2015 en høring hos de kreditinstitutter, som har leveret oplysninger til indberetningssystemet for nøgleoplysninger med henblik på at få deres vurdering af, om der er oplysninger, som de har indberettet til indberetningssystemet for nøgleoplysninger, som ikke kan udleveres på grund af en risiko for, at kreditinstituttet lider økonomisk eller anden skade. Kreditinstitutterne har fået en frist på 14 dage efter de har modtaget ministerets henvendelse.

Ministeriet har den 28. januar 2015 modtaget høringssvar fra kreditinstitutterne, og det forventes at være muligt at færdighandle sagen således at A vil kunne modtage svar på sin aktindsigtsanmodning om ca. 5-10 arbejdsdage.

For så vidt angår sagsbehandlingstiden i forhold til offentlighedslovens § 36, stk. 2, bemærkes, at Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter som nævnt den 3. november 2014 meddelte A, at ministeriet på grund af sagens kompleksitet forventede at kunne færdigbehandle aktindsigtsanmodningen inden for 30-40 arbejdsdage. Ministeriet underrettede således inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelse af anmodningen om aktindsigt A om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet.

Ministeriet har løbende tilstræbt at færdigbehandle anmodningen inden for de i lovbemærkningerne tilkendegivne retningslinjer. ”

Den 3. februar 2015 sendte jeg ministeriets udtalelse til dig med henblik på at modtage dine eventuelle bemærkninger inden to uger.

Ved brev af 11. februar 2015 fremkom du med bemærkninger til ministeriets udtalelse, idet du bl.a. anførte i brevet:

”MBBL oplyser, at man ikke tidligere har modtaget anmodning om aktindsigt i oplysninger i ministeriets system for nøgleoplysninger om andelsboligforeninger (www.andelsboliginfo.dk) og at der har været behov for afklaring af en række principielle spørgsmål i forbindelse med vurdering af anmodningen af aktindsigt eller videregivelse af oplysningerne.

Efter MBBLs opfattelse rejser aktindsigtsanmodningen ’komplekse juridiske spørgsmål’.

MBBL har indhentet 3 andre myndigheders erfaringer med behandling af aktindsigt i forbindelse med indberettede data, herunder Danmarks Statistik.

Med al respekt for Domstolsstyrelsen og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen gælder, at disse to styrelser ikke i noget nævneværdigt omfang indsamler, opbevarer og sammenstiller oplysninger, som stilles (eller ikke stilles) til rådighed for offentligheden eller andre parter.

Dermed er to ud af de tre styrelser MBBL har henvendt sig til, irrelevante i sammenhæng med den konkrete forespørgsel om aktindsigt.

Der er snesevis af andre offentlige myndigheder og organisationer, der i vidt omfang indsamler, sammenstiller og videregiver oplysninger om detaljerede forhold af enhver art, som det ville have været mere relevant at bruge tiden på, hvis man ønskede at drage nytte af andre myndigheders erfaringer.

Et godt og relevant eksempel er Erhvervsstyrelsen, der vederlagsfrit stiller alle sine oplysninger til rådighed for offentligheden (alle). Styrelsen har pt. 177 forskellige datakilder i sit datakatalog, alle åbne og offentlige data.

Der er to begrundelser for ønsket om bredere adgang til oplysningerne i andelsboliginfo.dk.

1. Der er behov for bedre og mere detaljerede statistikker over andelsboligforeningernes økonomiske forhold, end hvad der udarbejdes af MBBL.

2. Der er behov for at potentielle købere af andele i andelsboligforeninger kan gøre sig bekendt med foreningens økonomiske forhold på et tidligt tidspunkt. I dag udleveres oplysninger, svarende til oplysningerne i www.andelsboliginfo.dk, først til interesserede købere på et relativt sent tidspunkt i processen, tæt på tidspunktet for eventuel indgåelse af købs-/salgsaftale.

Målsætningen må være, at oplysningerne ikke skal udleveres af sælgere, men skal være tilgængelige for alle, således at potentielle købere advares om, at de kan være på vej til at købe andele i andelsboligforeninger med OIV – objektiv information for værdiforringelse, dvs. gældsfælder – jf. Finanstilsynets definitioner.

Hvis myndigheden ikke selv ønsker at løse opgaven, er der intet til hinder for at stille oplysningerne til rådighed for andre.

Der er ingen lovmæssige hindringer, der forhindrer at oplysningerne videregives. Der henvises til lov om videregivelse af den offentlige sektors informationer.

Der er ingen fortrolige eller personhenførbare oplysninger i www.andelsboliginfo.dk.

Der er ingen konkurrencemæssige aspekter i sagen. Der er ingen risiko for at kreditinstitutter eller banker lider økonomisk skade. ”

Ved dit brev af 11. februar 2015 anmodede du samtidig ministeriet om aktindsigt på følgende måde:

”Jeg sender kopi af mine bemærkninger til MBBL og anmoder samtidig MBBL om kopi af:

- det høringsbrev, MBBL har sendt til den finansielle sektor,

- de svar, der er modtaget fra den finansielle sektor,

- telefonnotater, mødereferater og andet materiale, der er fremkommet som følge af kontakten mellem MBBL og henholdsvis Domstolsstyrelsen, Danmarks Statistik og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. ”

Den 19. februar 2015 talte en af mine medarbejdere med en medarbejder i ministeriet, der oplyste, at ministeriet ikke endnu havde færdigbehandlet din anmodning.

Jeg meddelte dig i brev af 20. februar 2015, at jeg ville behandle sagen på grundlag af de oplysninger, som jeg havde fået fra dig og ministeriet.

Den 24. februar og 2. marts 2015 talte en af mine medarbejdere med en medarbejder i ministeriet, der oplyste, at ministeriet ikke endnu havde færdigbehandlet din anmodning.