Kritik af sagsbehandlingstiden i Justitsministeriet og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet i sag om aktindsigt i dokumenter vedrørende lovforslag. Kritik af, at underretninger om fristudsættelse i flere tilfælde ikke var afsendt inden udløbet af tidligere udmeldt frist

Tilbage til forsiden

Svar til journalist A, medie B

07-10-2015

Sag nr. 15/02780

Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt

Jeg har nu færdigbehandlet sagen.

Det er min opfattelse, at den tid, som Justitsministeriet og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet indtil videre har brugt på at behandle din aktindsigtsanmodning af 3. februar 2015, har været alt for lang.

Jeg mener endvidere, at det er beklageligt, at myndighederne ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en (endelig) afgørelse kunne forventes at foreligge.

Desuden mener jeg, at det er beklageligt, at myndighederne kun i et enkelt tilfælde har sørget for at underrette dig om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdigbehandling af sagen.

Jeg mener, at det er særligt beklageligt, at Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet ikke har underrettet dig om overskridelsen af fristen angivet i ministeriets delafgørelse af 10. juli 2015. På nuværende tidspunkt udgør fristoverskridelsen ca. 30 arbejdsdage.

Jeg har henstillet til ministeriet, at sagen snarest muligt færdigbehandles.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra side 11 har jeg lavet en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Justitsministeriets – fra 28. juni 2015 Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets – sagsbehandlingstid i en sag, hvor du den 3. februar 2015 bad om aktindsigt på følgende måde:

”I henhold til offentlighedsloven begærer jeg hermed om aktindsigt i hele grundlaget for vedtagelsen af L72 lov om ændring af udlændingeloven (midlertidig beskyttelsesstatus for visse udlændinge samt afvisning af realitetsbehandling af asylansøgninger, når ansøgeren har opnået beskyttelse i et andet EU-land m.v.).

Jeg begærer om aktindsigt i samtlige bilag, der vedrører lovforslaget: herunder eksempelvis samtlige rapporter, analyser, notater, mailkorrespondancer, telefonsamtaler, talepapirer, notitser, høringssvar osv.”

Justitsministeriet sendte den 13. februar, 2. marts, 16. april, 8. maj, 2. juni, og den 24. juni 2015 henholdende breve til dig.

Ved brev af 2. juli 2015 meddelte Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet – hvortil sagen var overgået i forbindelse med ressortomlægningen den 28. juni 2015 – at ministeriet forventede, at der gik yderligere 5 arbejdsdage, inden afgørelsen kunne træffes.

Den 10. juli 2015 traf Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet delafgørelse i sagen. Ministeriet meddelte dig samtidig, at ministeriet var i færd med at gennemgå en række yderligere sager, som ministeriet anså for omfattet af din anmodning, og som ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i forhold til inden for 30 arbejdsdage.

Justitsministeriet og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har under efterfølgende telefonsamtaler med en af mine medarbejdere oplyst, at der endnu ikke er truffet afgørelse vedrørende de yderligere sager, som er identificeret som omfattet af din anmodning. Ved samme lejlighed har myndighederne oplyst, at der ikke siden brevet af 10. juli 2015 er sendt underretninger til dig om yderligere fristudsættelse.

1. Sagsbehandlingstid

1.1. Retsgrundlag

Offentlighedslovens § 36, stk. 2 (lov nr. 606 af 12. juni 2013) har følgende ordlyd:

”Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Til § 36

…

Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

Med anvendelsen af udtrykket ’snarest’ er det således tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Udtrykket ’snarest’ indebærer for det første, at vedkommende myndighed m.v. skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist.

…

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører – som også nævnt ovenfor – at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed m.v. i vidt omfang behandler, og som myndigheden m.v. har modtaget i løbet af det seneste år.

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder m.v. ikke må være det normale. ”

I Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 1. udgave, 1. oplag (2014), s. 639, er i tilknytning hertil bl.a. anført følgende:

”Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til § 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen – f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år – og hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug (…)”

1.2. Justitsministeriets og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets bemærkninger

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har i sin udtalelse af 13. august 2015 oplyst, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Ministeriet har endvidere oplyst, at Justitsministeriet – som modtog og behandlede anmodningen frem til ressortomlægningen den 28. juni 2015 – har oplyst, at ministeriet, så snart det modtager en aktindsigtsanmodning, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter.

Justitsministeriet har desuden oplyst, at ministeriet er meget opmærksom på at sikre fremdriften i sagerne, og at ministeriet på bedste vis søger at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet. Sidstnævnte meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen.

I relation til den konkrete sag er det oplyst, at Justitsministeriet i perioden oktober til november 2014 modtog en række aktindsigtsanmodninger fra journalister vedrørende ministeriets lovforslag om ændring af udlændingelovens § 7 (midlertidig beskyttelsesstatus).

Justitsministeriet besluttede af administrative hensyn at behandle alle anmodningerne ens og udlevere det samme materiale baseret på de bredest formulerede anmodninger, dvs. uanset den præcise ordlyd af den enkelte anmodning. Det gjaldt således også i forhold til din anmodning, selv om den først blev modtaget i februar 2015. Justitsministeriet har oplyst, at det skyldtes, at din anmodning – ligesom størstedelen af de tidligere modtagne anmodninger – vedrørte materiale af et større omfang.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har i udtalelsen til mig i tilknytning hertil bemærket, at det nævnte forhold ikke har ført til en forlængelse af sagsbehandlingstiden.

Om den samlede sagsbehandlingstid har Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet bemærket, at ministeriet finder det meget utilfredsstillende, at det (på tidspunktet for ministeriets udtalelse) foreløbig havde taget mere end seks måneder at behandle din aktindsigtsanmodning. Ministeriet har også bemærket, at ministeriet ikke finder det hensigtsmæssigt, at det har været nødvendigt flere gange at skrive til dig og orientere dig om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

Begrundelsen for, at sagen har trukket ud så længe, er efter det oplyste bl.a., at der har skullet indhentes materiale fra flere kontorer, og at materialet er meget omfangsrigt og dermed tids- og ressourcekrævende at gennemgå og vurdere. Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har også henvist til, at anmodningen har givet anledning til nærmere juridiske overvejelser om bl.a. rækkevidden af offentlighedsloven § 33, nr. 5, navnlig i relation til oplysninger ekstraheret fra dokumenter omfattet af lovens § 27, nr. 2.

Endelig har ministeriet henvist til, at ressortomlægningen har ført til yderligere forlængelse af sagsbehandlingstiden.

1.3. Min vurdering

1.3.1. Jeg har tidligere afgivet udtalelse i nogle sager, hvor Justitsministeriet – som i denne sag – havde foretaget en samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger om samme emne. Det drejer sig om sagen med mit j.nr. 13/05008 (udtalelse afgivet den 13. marts 2014) og sagen gengivet på Folketingets Ombudsmands hjemmeside som sag nr. 2015-38 (udtalelse afgivet den 25. juni 2015).

I de to sager kritiserede jeg, at aktindsigtsanmodningerne var blevet behandlet samlet, da der var tale om situationer, hvor det var klart, at den samlede behandling måtte have bevirket en forlængelse af sagsbehandlingstiden i den konkrete sag.

I den første af sagerne skyldtes det, at den konkrete aktindsigtsanmodning drejede sig om dokumenter fra en periode, som var langt kortere end den periode, som de øvrige aktindsigtsanmodninger dækkede. I den anden sag drejede den konkrete aktindsigtsanmodning sig kun om et enkelt dokument, mens de øvrige anmodninger drejede sig om et stort antal dokumenter.

I sagen, som er offentliggjort på ombudsmandens hjemmeside (sag nr. 2015-38), oplyste Justitsministeriet, at det var blevet indskærpet over for medarbejderne i Justitsministeriets Forvaltningsretskontor, at der straks ved modtagelsen af en anmodning om aktindsigt skal ske en vurdering af, hvilke akter anmodningen omfatter, og at dette gør sig gældende i forhold til hver enkelt anmodning – også i tilfælde, hvor der er modtaget et meget stort antal aktindsigtsanmodninger om samme emne.

1.3.2. Jeg kan forstå på det, som Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har anført, at den samlede behandling af sagerne i den nu foreliggende situation (om aktindsigt i lovforslaget til ændring af udlændingelovens § 7) adskiller sig fra de tidligere behandlede sager ved, at størstedelen af anmodningerne – herunder din – vedrører sagsmateriale af et vist omfang.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har oplyst, at fremgangsmåden med en samlet behandling af sagerne efter ministeriets vurdering ikke har bevirket en forlængelse af sagsbehandlingstiden i din sag.

Jeg har på dette grundlag besluttet ikke at foretage en nærmere undersøgelse af spørgsmålet i den foreliggende sag. Jeg bemærker i den forbindelse i øvrigt, at jeg ikke har kender antallet af øvrige aktindsigtsanmodninger vedrørende lovforslaget til ændring af udlændingelovens § 7 eller den nærmere karakter af dem, ud over at de vedrører materiale af et større omfang. Jeg ved således bl.a. ikke, hvor stor forskel der er på de enkelte anmodninger.

Til din orientering kan jeg i øvrigt oplyse, at jeg fremadrettet vil have fokus på spørgsmålet om samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger. Jeg har således den 3. september 2015 i en anden konkret sag (mit j.nr. 15/03761) på baggrund af en klage fra journalist C fra medie D vedrørende sagsbehandlingstiden i Justitsministeriet i forbindelse med en aktindsigtsanmodning i ”Eritrea-sagen” bedt Justitsministeriet udtale sig nærmere om spørgsmålet.

Sagen er ligesom den foreliggende sag siden overgået til Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet.

1.3.3. Efter min gennemgang af sagen er jeg enig med Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet i, at det er meget utilfredsstillende, at det på tidspunktet for ministeriets afgivelse af udtalelsen til mig havde taget mere end 6 måneder at behandle din aktindsigtsanmodning.

På nuværende tidspunkt er der forløbet mere end 8 måneder, siden Justitsministeriet modtog din aktindsigtsanmodning, svarende til ca. 170 arbejdsdage. Sagen er efter det oplyste endnu ikke færdigbehandlet.

Samlet set er det min opfattelse, at den tid, som Justitsministeriet og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet indtil nu har anvendt til behandling af sagen, har været alt for lang.

Jeg har ved min vurdering lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven om sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager, herunder i sager, hvor anmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter eller rejser f.eks. juridiske spørgsmål af kompliceret karakter. Selv i sådanne helt særlige tilfælde skal det tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt færdigbehandles inden for 40 arbejdsdage.

2. Underretninger

2.1. Retsgrundlag

Det følger af sidste led i bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, at den, der har anmodet om aktindsigt, skal underrettes om grunden til en eventuel fristoverskridelse og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Følgende fremgår af bemærkningerne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Til § 36

…

Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Underretningen efter 2. pkt. skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. ”

2.2. Justitsministeriets og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets underretninger

Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets udtalelse af 13. august 2015 – og af sagens akter – at Justitsministeriet i en e-mail af 13. februar 2015 meddelte dig, at det ikke havde været muligt at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 7 arbejdsdage i overensstemmelse med offentlighedslovens § 36, stk. 2. Det skyldtes, at ministeriet fortsat var ved at fremfinde eventuelle akter omfattet af din anmodning.

Ministeriet meddelte, at det forventede at træffe afgørelse vedrørende din anmodning inden for 20 arbejdsdage fra anmodningens modtagelse i ministeriet.

Ved brev af 2. marts 2015 meddelte ministeriet, at den udmeldte frist ikke kunne overholdes, da ministeriet fortsat var ved at fremfinde akter omfattet af din anmodning. Ministeriet oplyste, at det forventede, at der ville gå yderligere 20 arbejdsdage, før afgørelsen kunne træffes.

Det fremgår, at ministeriet efterfølgende – ved breve af henholdsvis 16. april, 8. maj og 2. juni 2015 – underrettede dig om en forventet yderligere sagsbehandlingstid på 15 arbejdsdage. Ved brev af 24. juni 2015 meddelte ministeriet, at det forventede, at der ville gå yderligere 5 arbejdsdage, før afgørelsen kunne træffes.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet – hvortil sagen var overgået den 28. juni 2015 – udsatte ved brev af 2. juli 2015 sagens afgørelse med yderligere 5 arbejdsdage. I delafgørelsen af 10. juli 2015 underrettede Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet dig om, at ministeriet forventede at træffe afgørelse vedrørende den resterende del af sagen inden for 30 arbejdsdage.

Jeg er under telefonsamtaler med Justitsministeriet og Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet blevet oplyst om, at der ikke er truffet yderligere (del)afgørelser i sagen siden den 10. juli 2015, ligesom jeg har fået at vide, at du ikke har modtaget yderligere underretninger om forventet færdigbehandling af sagen.

2.3. Min vurdering

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har i udtalelsen til mig beklaget, at det ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været muligt at give et realistisk skøn over, hvornår en (endelig) afgørelse kunne forventes at foreligge.

Jeg er enig med ministeriet i, at dette er beklageligt. Jeg mener endvidere, at det er beklageligt, at myndighederne ikke har sørget for at underrette dig om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdigbehandling af sagen.

Således ses alene underretningen om udsættelsen af fristen angivet i brevet af 13. februar 2015 at være afsendt inden fristens udløb. Jeg bemærker i den forbindelse, at jeg er opmærksom på, at underretningerne af henholdsvis 16. april, 8. maj, 2. juni, 24. juni og 2. juli er sendt enten på den arbejdsdag, hvor den udmeldte frist udløb, eller arbejdsdagen efter.

Jeg mener, at det er særlig beklageligt, at Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet ikke har underrettet dig om overskridelsen af fristen angivet i ministeriets delafgørelse af 10. juli 2015. På nuværende tidspunkt udgør fristoverskridelsen ca. 30 arbejdsdage.

Jeg har henstillet til ministeriet, at sagen snarest muligt færdigbehandles, og jeg har bedt ministeriet underrette mig, når det er sket.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet

Sagsfremstilling

Den 3. februar 2015 anmodede du Justitsministeriet om aktindsigt på følgende måde:

Ved brev af 13. februar 2015 orienterede ministeriet dig om, at det ikke havde været muligt for ministeriet at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 7 arbejdsdage, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2, da ministeriet fortsat var ved at fremfinde eventuelle akter omfattet af anmodningen. Ministeriet meddelte, at det forventede at kunne træffe afgørelse inden for 20 arbejdsdage fra anmodningens modtagelse i ministeriet.

Ved e-mail af 25. februar 2015 rykkede du ministeriet for et svar i sagen.

Ministeriet orienterede dig ved brev af 2. marts 2015 om, at ministeriet nu forventede at kunne træffe afgørelse inden for yderligere 20 arbejdsdage, regnet fra brevdatoen.

Ved e-mail af 13. april 2015 rykkede du på ny ministeriet for en afgørelse i sagen.

Ministeriet udsatte ved breve af 16. april og 8. maj 2015 igen afgørelsen, med henvisning til at ministeriet fortsat var ved at gennemgå relevante akter, hvilket bl.a. skyldtes personaleudskiftning i ministeriet. Ministeriet oplyste begge gange, at ministeriet forventede at træffe afgørelse inden for yderligere 15 arbejdsdage.

Ved e-mail af 8. maj 2015 klagede du til ministeriet over sagsbehandlingstiden, hvilket du samme dag orienterede mig om.

Ved brev af 12. maj 2015 skrev jeg til dig, at jeg havde forstået din henvendelse som en orientering om din klage til Justitsministeriet, og jeg bad dig om at vente, til ministeriet havde forholdt sig til din henvendelse, hvis du (også) ønskede at klage til mig over ministeriets sagsbehandlingstid. Jeg sendte samme dag Justitsministeriet en kopi af brevet.

Ved brev af 2. juni 2015 meddelte ministeriet, at ministeriet nu forventede, at der gik yderligere 15 arbejdsdage, inden ministeriet kunne træffe afgørelse. Ministeriet henviste til, at din anmodning nødvendiggjorde gennemgang af et omfattende materiale, og at sagen havde givet anledning til nærmere juridiske overvejelser.

Den 17. juni 2015 klagede du til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid.

Ved brev af 25. juni 2015 bad jeg ministeriet om en udtalelse i sagen. Jeg bad bl.a. ministeriet om at forholde sig til den tid, som ministeriet havde brugt på at behandle sagen, og de foretagne underretninger af dig i lyset af bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil.

Dagen forinden – den 24. juni 2015 – havde ministeriet sendt dig endnu et henholdende brev i sagen. Ministeriet skrev bl.a. således:

”Ved e-mail af 8. maj 2015 og 17. juni 2015 har De klaget over sagsbehandlingstiden til Folketingets Ombudsmand.

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet desværre endnu ikke har kunnet færdigbehandle Deres anmodning.

Justitsministeriet skal beklage den lange sagsbehandlingstid.

Justitsministeriet skal desuden beklage, at ministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse forventes at kunne foreligge.

Som tidligere oplyst har Deres anmodning nødvendiggjort en gennemgang af et omfattende materiale, ligesom sagen har givet anledning til nærmere juridiske overvejelser. Justitsministeriet kan hertil oplyse, at det har vist sig nødvendigt med indgående juridiske drøftelser med det relevante fagkontor, herunder særligt om anvendelse af offentlighedslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., og § 33, nr. 5.

Justitsministeriet forventer at kunne træffe afgørelse vedrørende Deres anmodning inden for 5 arbejdsdage fra i dag. ”

Ved brev af 2. juli 2015 meddelte Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, at ministeriet havde overtaget behandlingen af din aktindsigtsanmodning, da sager vedrørende udlændingeområdet ved kongelig resolution af 28. juni 2015 var overført fra Justitsministeriet til dette ministerium.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet oplyste endvidere, at færdigbehandlingen af sagen nu beroede på en afslutning af ministeriets beslutningsprocedure. Ministeriet meddelte, at det nu forventede, at der kunne træffes afgørelse i din sag inden for yderligere 5 arbejdsdage.

Ved e-mail af 10. juli 2015 rykkede du på ny ministeriet. Du bemærkede, at ministeriet igen ikke havde overholdt sin egen frist, idet det var seks arbejdsdage siden, du modtog det femte fristbrev. Du henviste også til, at det nu var mere end fem måneder siden, du søgte aktindsigt.

Samme dag traf Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet delafgørelse i sagen, idet ministeriet nu havde haft lejlighed til at gennemgå fire af de sager, der ansås for omfattet af din anmodning. Ministeriet meddelte dig delvis indsigt i dokumenterne i de fire sager.

Ministeriet oplyste, at det på grund af antallet af aktindsigtsanmodninger vedrørende tidsbegrænset ophold til flygtninge, ud fra administrative hensyn var besluttet at behandle de pågældende anmodninger samlet og meddele aktindsigt i det samme materiale, baseret på den bredest formulerede anmodning. Du fik derfor muligvis aktindsigt i oplysninger og dokumenter, som emnemæssigt faldt uden for din anmodning.

Ministeriet oplyste afslutningsvis, at ministeriet havde identificeret en række yderligere sager, der ansås for omfattet af din anmodning, og at ministeriet fortsat var ved at gennemgå disse. Ministeriet meddelte, at det forventede at kunne træffe afgørelse for så vidt angik disse sager inden for 30 arbejdsdage.

I et brev af 13. august 2015 udtalte Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet sig om sagen. Ministeriet skrev bl.a. følgende:

”(…) Ombudsmanden har i sin henvendelse af 25. juni 2015 bedt Justitsministeriet om at udtale sig om den tid, som ministeriet indtil nu har brugt på at behandle sagen, og om de foretagne underretninger af journalist A, herunder i lyset af offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet kan i den anledning oplyse, at det generelt bestræbes at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Anmodningen om aktindsigt i denne sag er modtaget i Justitsministeriet. Justitsministeriet har oplyst, at så snart ministeriet modtager en aktindsigtsanmodning, iværksættes arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Der er stor opmærksomhed på at sikre fremdriften i sagerne og på bedste vis at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet, hvilket meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedsloven § 36, stk. 2.

Justitsministeriet modtog i perioden oktober til november 2014 en række aktindsigtsanmodninger fra journalister vedrørende ministeriets lovforslag om ændring af udlændingelovens § 7 (midlertidig beskyttelsesstatus). Ministeriet modtog dog først A’s anmodning den 3. februar 2015.

Justitsministeriet besluttede af administrative hensyn at behandle alle anmodningerne ens – uagtet den præcise ordlyd af den enkelte anmodning – og udlevere det samme materiale baseret på de bredest formulerede anmodninger.

A’s aktindsigtsanmodning vedrørte – ligesom størstedelen af de øvrige aktindsigtsanmodninger vedrørende ministeriets lovforslag om ændring af udlændingelovens § 7 – sagsmateriale af et større omfang. Justitsministeriet besluttede derfor at behandle A’s anmodning sammen med anmodningerne modtaget i efteråret 2014. Det bemærkes, at dette ikke har medført en forlængelse af sagsbehandlingstiden.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet skal om den samlede sagsbehandlingstid i den konkrete sag bemærke, at der er meget utilfredsstillende, at der foreløbigt har taget mere end 6 måneder at behandle A’s anmodning om aktindsigt af 3. februar 2015.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet finder det endvidere ikke hensigtsmæssigt, at det har været nødvendigt flere gange at skrive til A og orientere ham om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet skal desuden beklage, at det ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været muligt at give et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse kunne forventes at foreligge.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet skal om den lange sagsbehandlingstid og det utilfredsstillende forløb nærmere oplyse, at materialets omfang og karakter har haft stor betydning herfor. Dette skyldes navnlig, at der i forbindelse med anmodningen har skullet indhentes akter fra flere kontorer, at der er tale om et meget omfangsrigt materiale, og at det har været meget tids- og ressourcekrævende at identificere, gennemgå og særligt vurdere alle de relevante akter. Hertil kommer, at anmodningen har givet anledning til nærmere juridiske overvejelser om bl.a. rækkevidden af offentlighedslovens § 33, nr. 5, navnlig i relation til oplysninger omfattet af lovens § 28, som var indeholdt i dokumenter omfattet af § 27, nr. 2.

Det bemærkes i den forbindelse, at en række af de dokumenter, som er omfattet af offentlighedslovens § 27, nr. 2, blev udleveret i deres helhed ved ministeriets afgørelse af 10. juli 2015.

Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet kan herudover oplyse, at ressortomlægningen beklageligvis har medført en yderligere forlængelse af sagsbehandlingstiden. ”

Den 19. august 2015 modtog jeg datolisten, som ministeriet havde udarbejdet i sagen.

Ved brev af 20. august 2015 sendte jeg dig kopi af ministeriets udtalelse og datoliste, og jeg bad dig om at sende dine eventuelle bemærkninger inden 2 uger.

Jeg modtog ikke nogen bemærkninger fra dig, og ved brev af 7. september 2015 meddelte jeg dig derfor, at sagen var klar til behandling.

Ved samme lejlighed har myndighederne oplyst, at der ikke siden brevet af 10. juli 2015 er sendt underretninger til dig om yderligere fristudsættelse.