Kritik af Justitsministeriets sagsbehandlingstid på over 7 måneder i sag om aktindsigt i korrespondance mellem Justitsministeriet og trossamfund

Tilbage til forsiden

Svar til journalist A, medie B

28-09-2015

Sag nr. 15/02452

Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt

Jeg har nu færdigbehandlet din sag.

Det er min opfattelse, at den tid, som Justitsministeriet indtil nu har brugt på at behandle din aktindsigtsanmodning af 24. februar 2015, har været alt for lang.

Jeg mener videre, at det er beklageligt, at Justitsministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en (endelig) afgørelse kunne forventes at foreligge.

Jeg finder det endvidere beklageligt, at ministeriet ikke konsekvent har sørget for at orientere dig om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdighandling af sagen.

Jeg har henstillet til Justitsministeriet, at sagen snarest muligt færdigbehandles.

Jeg beklager, at behandlingen af sagen her i institutionen har trukket ud. Det skyldes bl.a. principielle overvejelser vedrørende spørgsmålet om samlet behandling af aktindsigtssager. Se nedenfor i pkt. 1.3.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra side 11 er der en gennemgang af sagens forløb.

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag, hvor du den 24. februar 2015 anmodede om aktindsigt på følgende måde:

”Vi forbereder en kritisk historie om antallet af henvendelser fra trossamfund C til [den foregående justitsminister på tidspunktet for anmodningen] og [justitsminister på tidspunktet for anmodningen], hvor trossamfundet har tigget og bedt om ekstra beskyttelse. Vi vil gerne lave et interview med ministeren derom, hvis hun vil.

Jeg vil dertil gerne bede om aktindsigt i al korrespondance mellem trossamfundet og Justitsministeriet om dette. ”

Du modtog den 6. og 24. marts, 14. april, 5. og 21. maj, 11. og 26. juni og den 7. juli 2015 breve fra Justitsministeriet med meddelelse om, at ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din sag.

Justitsministeriet har ved telefonisk henvendelse oplyst, at ministeriet den 10. juli 2015 delvist traf afgørelse vedrørende din aktindsigtsanmodning. Jeg har fra ministeriet fået tilsendt en kopi af denne afgørelse.

Det fremgår af afgørelsen, at Justitsministeriet har identificeret en række yderligere sager omfattet af din aktindsigtsanmodning, og at disse sager relaterer sig til Politiets Efterretningstjenestes (PET’s) vurdering af sikkerheden omkring de (…) interesser [interesserne for personer med den pågældende tro/baggrund] i Danmark og terrortruslen mod Danmark. Disse sager giver Justitsministeriet anledning til nærmere juridiske overvejelser om rækkevidden af offentlighedslovens §§ 31 og 33.

Samtidig blev du meddelt, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse vedrørende de resterende sager omfattet af din aktindsigtsanmodning ”inden for 4 uger fra i dag”. Det fremgår af afgørelsen, at der er tale om dokumenter på yderligere 4 sager. Den ved afgørelsen meddelte aktindsigt omfattede dokumenter på i alt 19 sager.

Den 11. august 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, da den fortsat gav anledning til overvejelser af juridisk karakter, herunder om rækkevidden af offentlighedslovens §§ 31 og 33, nr. 1 og 5. Ministeriet forventede at kunne træffe endelig afgørelse i sagen inden for 3 uger.

Justitsministeriet har telefonisk over for mig oplyst, at det for at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning har været nødvendigt at afholde et møde med PET og afvente PET’s vurdering af visse dokumenter omfattet af anmodningen.

Den 28. august 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet fortsat ikke havde kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning. Ministeriet har telefonisk oplyst, at bagrunden herfor er, at ministeriet har iværksat en høring af PET. Justitsministeriet forventede at kunne træffe endelig afgørelse i sagen inden for 3 uger.

Senest den 18. september 2015 har Justitsministeriet meddelt dig, at ministeriet fortsat ikke har kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, da ministeriet fortsat afventer vurderingen fra PET. Justitsministeriet forventer at kunne træffe en endelig afgørelse i sagen inden for 3 uger. Dette har ministeriet meddelt mig ved telefonisk henvendelse den 25. september 2015.

1. Sagsbehandlingstid

1.1 Retsgrundlag

Offentlighedslovens § 36, stk. 2, (lov nr. 606 af 12. juni 2013) har følgende ordlyd:

”§ 36.

(…)

Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, bemærkninger til § 36:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal besvares snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelse af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

Med anvendelsen af udtrykket ’snarest’ er det således tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Udtrykket ’snarest’ indebærer for det første, at vedkommende myndighed m.v. skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun kan være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist.

…

Med udtrykket ’sagens omfang’ sigtes først og fremmest til antallet af dokumenter, der er omfattet af den enkelte anmodning om aktindsigt. Med udtrykket ’sagens kompleksitet’ sigtes der dels til de juridiske spørgsmål, som en aktindsigtsanmodning kan rejse, dels til, om en anden myndighed eller virksomhed skal høres om aktindsigtsanmodningen. Det forudsættes, at en myndighed m.v. i givet fald fastsætter en kort høringsfrist, der tager behørigt hensyn til, at aktindsigtsanmodningen så vidt muligt skal færdighandles inden for rimelig tid.

…

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører – som også nævnt ovenfor – at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelse.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, at den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed m.v. i vidt omfang behandler, og som myndigheden m.v. har modtaget i løbet af det seneste år.

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder m.v. ikke må være det normale. ”

I Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 1. udgave, 1. oplag (2014), s. 639, er anført bl.a. følgende:

”Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til § 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen – f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år – og hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug (…)”

1.2 Hvad har Justitsministeriet anført?

Justitsministeriet har i udtalelsen til mig af 29. juni 2015 oplyst, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Justitsministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet, så snart en aktindsigtsanmodning er modtaget, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Ministeriet færdigbehandler herefter så vidt muligt sagerne i den rækkefølge, som de er klar. Justitsministeriet er meget opmærksom på at sikre, at der er fremdrift i sagerne, og forsøger på bedste vis at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger forventes at kunne være færdigbehandlet. Dette meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden for 7 arbejdsdage fra modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Hvad angår den konkrete sag har Justitsministeriet oplyst, at ministeriet – i perioden efter angrebene den 14. og 15. februar 2015 i København – modtog flere aktindsigtsanmodninger fra journalister vedrørende sikkerheden for trossamfund C i Danmark. Ministeriet har telefonisk præciseret, at det drejede sig om aktindsigtsanmodninger fra 7 journalister.

Af administrative hensyn besluttede Justitsministeriet at behandle alle anmodninger ens, dvs. uanset den præcise ordlyd af den enkelte anmodning. Ministeriet vil således meddele aktindsigt i det samme materiale til alle ansøgere baseret på de bredest formulerede anmodninger.

Baggrunden herfor er antallet af anmodninger sammenholdt med mængden af det sagsmateriale, som er omfattet af de bredest formulerede anmodninger. Justitsministeriet har i den forbindelse bemærket, at samtlige anmodninger – herunder din – vedrører sagsmateriale af et vist omfang.

Justitsministeriet har også henvist til, at der i forbindelse med behandlingen af aktindsigtsanmodningerne har skullet indhentes materiale fra flere kontorer i Justitsministeriets departement, og at det har været tids- og ressourcekrævende at identificere og gennemgå alle relevante akter. Det relevante fagkontor i ministeriet, der skulle behandle og besvare aktindsigtsanmodningerne, var underlagt et betydeligt arbejdspres i perioden efter angrebene.

Justitsministeriet har i sin udtalelse til mig konkluderet, at det er meget utilfredsstillende, at det på dette tidspunkt havde taget mere end 4 måneder at behandle din aktindsigtsanmodning af 24. februar 2015, og at der endnu ikke var truffet endelig afgørelse.

Ministeriet fandt det heller ikke hensigtsmæssigt, at ministeriet flere gange havde måttet skrive til dig og orientere dig om, at det endnu ikke havde været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

1.3 Min vurdering

1.3.1. Jeg har i den senere tid afgivet udtalelse i nogle sager, hvor Justitsministeriet – som i denne sag – havde foretaget en samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger om samme emne. Det drejer sig om sagen med mit j.nr. 13/05008 (udtalelse afgivet den 13. marts 2014) og sagen gengivet på Folketingets Ombudsmands hjemmeside som sag nr. 2015-38 (udtalelse afgivet den 25. juni 2015).

I de to sager kritiserede jeg, at aktindsigtsanmodningerne var blevet behandlet samlet, da der var tale om situationer, hvor det var klart, at den samlede behandling måtte have bevirket en forlængelse af sagsbehandlingstiden i den konkrete sag.

I den første af sagerne skyldtes det, at den konkrete aktindsigtsanmodning drejede sig om dokumenter fra en periode, som var langt kortere end den periode, som de øvrige aktindsigtsanmodninger dækkede. I den anden sag drejede den konkrete aktindsigtsanmodning sig kun om et enkelt dokument, mens de øvrige anmodninger drejede sig om et stort antal dokumenter.

I sagen, som er offentliggjort på ombudsmandens hjemmeside (sag nr. 2015-38), oplyste Justitsministeriet, at det var blevet indskærpet over for medarbejderne i Justitsministeriets Forvaltningsretskontor, at der straks ved modtagelsen af en anmodning om aktindsigt skal ske en vurdering af, hvilke akter anmodningen omfatter, og at dette gør sig gældende i forhold til hver enkelt anmodning – også i tilfælde, hvor der er modtaget et meget stort antal aktindsigtsanmodninger om samme emne.

1.3.2. Jeg kan forstå på det, som Justitsministeriet har anført, at den samlede behandling af sagerne i den nu foreliggende sag situation adskiller sig fra situationen i de tidligere behandlede sager ved, at alle ansøgninger vedrører sagsmateriale af et vist omfang.

Vurderingen af, om en myndighed må foretage samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger af nogenlunde samme omfang og karakter i tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i omfattende materiale, rejser en række principielle spørgsmål, som jeg har overvejet i den foreliggende sag. Dette er baggrunden for, at behandlingen af sagen har trukket ud.

I den konkrete sag har jeg imidlertid ikke mulighed for at konstatere, hvilke sager, dokumenter eller oplysninger de 7 modtagne aktindsigtsanmodninger vedrørte, herunder hvor stor forskel der var på de 7 anmodninger. Jeg har heller ikke oplysninger om, i hvilken periode de 7 anmodninger er indgivet, eller om, hvilken indflydelse samlingen af aktindsigtssagerne har haft på sagsbehandlingstiden i de enkelte sager.

På denne baggrund har jeg besluttet ikke at foretage en nærmere undersøgelse af spørgsmålet i den foreliggende sag.

Jeg kan samtidig oplyse, at jeg fremadrettet vil have fokus på spørgsmålet om samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger. Jeg har således den 3. september 2015 i en anden konkret sag (mit j.nr. 15/03761) på baggrund af en klage fra journalist D fra medie E vedrørende sagsbehandlingstiden i Justitsministeriet i forbindelse med en aktindsigtsanmodning i ”Eritrea-sagen” bedt Justitsministeriet udtale sig nærmere om spørgsmålet. Sagen er siden overgået til Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet.

1.3.3. Efter min gennemgang af den foreliggende sag er jeg under alle omstændigheder enig med Justitsministeriet i, at det er meget utilfredsstillende, at det på tidspunktet for ministeriets afgivelse af udtalelsen til mig havde taget mere end 4 måneder at behandle din aktindsigtsanmodning. På nuværende tidspunkt er der forløbet mere end 7 måneder, siden Justitsministeriet modtog din aktindsigtsanmodning, svarende til ca. 150 arbejdsdage. Sagen er fortsat ikke endeligt afsluttet.

Det er derfor min opfattelse, at den tid, som Justitsministeriet indtil nu har anvendt til behandling af sagen, har været alt for lang.

Jeg har ved min vurdering lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven om sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager, herunder i sager, hvor anmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter eller rejser f.eks. juridiske spørgsmål af kompliceret karakter. Selv i sådanne helt særlige tilfælde skal det tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt færdigbehandles inden for 40 arbejdsdage.

Jeg bemærker også, at den sene identifikation af de sidste 4 sager, som er omfattet af din aktindsigtsanmodning, og den deraf følgende sene høring af PET har bevirket en betydelig forlængelse af sagsbehandlingstiden. Jeg mener, at identifikationen og høringen burde være sket på et langt tidligere tidspunkt.

2. Underretninger

2.1 Retsgrundlag

Det følger af sidste led i bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, at den, der har anmodet om aktindsigt, skal underrettes om grunden til en eventuel fristoverskridelse og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Følgende fremgår af bemærkningerne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, bemærkninger til § 36:

”Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Underretningen efter 2. pkt. skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. ”

2.2 Justitsministeriets underretninger

Det fremgår af Justitsministeriets udtalelse af 29. juni 2015 – og af sagens akter – at Justitsministeriet den 6. marts 2015 meddelte dig, at det ikke havde været muligt at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning inden for 7 arbejdsdage i overensstemmelse med § 36, stk. 2, i offentlighedsloven. Det skyldtes, at ministeriet fortsat var ved at fremfinde og gennemgå dokumenterne omfattet af anmodningen.

Ministeriet oplyste, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i sagen ”inden for 2 uger fra i dag”.

Det fremgår videre, at ministeriet herefter den 24. marts, 14. april, 5. og 21. maj, 11. og 26. juni, 7. juli, 11. og 28. august samt den 18. september 2015 underrettede dig om overskridelse af de udmeldte frister for endelig færdigbehandling af din aktindsigtsanmodning. Også ministeriets afgørelse af 10. juli 2015 indeholder en underretning, da ministeriet ikke endeligt færdigbehandlede din aktindsigtsanmodning ved afgørelsen.

I samtlige underretninger forud for den 7. juli 2015 har Justitsministeriet henvist til, at ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af aktindsigtsanmodningen. Den 7. juli 2015 henviste ministeriet til, at sagen beroede på en afslutning af ministeriets beslutningsprocedure, og i underretningerne af 10. juli og 11. august 2015 blev der henvist til, at de resterende sager gav anledning til overvejelser af juridisk karakter, herunder vedrørende rækkevidden af §§ 31 og 33, nr. 1 og 5, i offentlighedsloven.

I relation til sidstnævnte har ministeriet overfor mig telefonisk oplyst, at ministeriet har været nødt til at afholde møde med og iværksætte en høring af PET i forhold til de resterende sager omfattet af aktindsigtsanmodningen. Også i underretningerne af 28. august og 18. september 2015 er udsættelse af fristen for færdigbehandling af sagen sket med henvisning til den iværksatte høring af PET.

I alle underretninger mellem den 6. marts og 11. juni 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i sagen ”inden for 2 uger fra i dag”, dvs. 2 uger regnet fra det enkelte brevs dato. I underretningerne af 26. juni og 7. juli 2015 meddelte Justitsministeriet dig en forventet sagsbehandlingstid på ”inden for 7 arbejdsdage”, og den 10. juli 2015 oplyste ministeriet, at man forventede at træffe afgørelse inden for 4 uger.

I underretningerne af 11. og 28. august samt 18. september 2015 har ministeriet oplyst, at man forventer at træffe afgørelse inden for 3 uger.

2.3. Min vurdering

Justitsministeriet har i udtalelsen til mig beklaget, at ministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en endelig afgørelse kunne forventes at foreligge.

Jeg er enig med Justitsministeriet i, at dette er beklageligt.

Underretning om udsættelse af de i brevene af 6. og 24. marts, 14. april, 5. og 21. maj, 11. og 26. juni samt 11. august 2015 angivne frister ses således ikke at være givet inden udløbet af fristerne.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg har henstillet til ministeriet, at sagen snarest muligt færdigbehandles, og jeg har bedt ministeriet underrette mig, når det er sket.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Justitsministeriet

Sagsfremstilling:

I en e-mail af 24. februar 2015 anmodede du Justitsministeriet om aktindsigt på følgende måde:

Jeg vil dertil gerne bede om aktindsigt i al korrespondance mellem trossamfundet og Justitsministeriet om dette. ”

Den 6. marts 2015 meddelte Justitsministeriet, at det ikke havde været muligt for ministeriet at besvare din anmodning inden for 7 arbejdsdage, og at det skyldtes, at ministeriet fortsat var ved at fremfinde og gennemgå dokumenterne omfattet af aktindsigtsanmodningen. Samtidig meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse vedrørende din aktindsigtsanmodning inden for 2 uger.

Den 24. marts 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, da ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af anmodningen. Justitsministeriet meddelte samtidig, at det var ministeriets forventning, at afgørelsen vedrørende din aktindsigtsanmodning ville blive truffet inden for 2 uger.

Ved brev af 14. april 2015 meddelte Justitsministeriet dig på ny, at det fortsat ikke havde været muligt at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning af 24. februar 2015, og at det skyldtes, at ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af anmodningen. Justitsministeriet skrev endvidere, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen inden for 2 uger.

Den 5. og 21. maj 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at det ikke havde været muligt for ministeriet at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, og at det skyldtes, at ministeriet – herunder på grund af personaleudskiftning – fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af aktindsigtsanmodningen. Samtidig meddelte Justitsministeriet i begge tilfælde, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse vedrørende din aktindsigtsanmodning inden for 2 uger.

Ved e-mail af 28. maj 2015 klagede du til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid, og den 10. juni 2015 bad jeg Justitsministeriet om en udtalelse i anledning af din klage. Jeg bad Justitsministeriet om i udtalelsen at forholde sig til den tid, som ministeriet indtil da havde brugt på at behandle sagen, og til de foretagne underretninger af dig i lyset af bestemmelsen i § 36, stk. 2, i offentlighedsloven og forarbejderne hertil.

Den 11. juni 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, da ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af anmodningen. Det var Justitsministeriets forventning, at ministeriet kunne træffe afgørelse vedrørende din anmodning inden for 2 uger. Til orientering henviste Justitsministeriet til ministeriets besvarelser af 12. og 25. maj 2015 af spørgsmål nr. 811 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg samt besvarelse af 25. maj 2015 af spørgsmål 812 (Alm. del) fra Folketingets Retsudvalg.

Justitsministeriet meddelte dig den 26. juni 2015, at det fortsat ikke havde været muligt for ministeriet at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, da ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af anmodningen. Samtidig meddelte ministeriet, at det var forventningen, at ministeriet kunne træffe afgørelse i sagen inden for 7 arbejdsdage.

I et brev af 29. juni 2015 udtalte Justitsministeriet sig om sagen. Af ministeriets udtalelse fremgik bl.a. følgende:

”3. Ombudsmanden har i sin henvendelse af 10. juni 2015 bedt Justitsministeriet om at udtale sig om den tid, som ministeriet indtil nu har brugt på at behandle sagen, og om de foretagne underretninger af journalist A, herunder i lyset af kravet i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil.

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Det kan i den forbindelse generelt oplyses, at Justitsministeriet, så snart en aktindsigtsanmodning er modtaget, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Ministeriet færdigbehandler herefter i så vidt muligt omfang sagerne i den rækkefølge, som de er klar. Ministeriet er meget opmærksom på at sikre fremdriften i sagerne og forsøger på bedste vis at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet, hvilket meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2.

Ministeriet modtog i perioden efter angrebene den 14. og 15. februar 2015 i København flere aktindsigtsanmodninger fra journalister vedrørende sikkerheden for trossamfund C i Danmark.

Ministeriet besluttede af administrative hensyn at behandle alle anmodninger ens – uagtet den præcise ordlyd af den enkelte anmodning – og udlevere det samme materiale baseret på de mest bredt formulerede anmodninger.

Baggrunden herfor var antallet af anmodninger sammenholdt med mængden af sagsmateriale, som var omfattet af de mest bredt formulerede aktindsigtsanmodninger. Det bemærkes i den forbindelse, at samtlige af aktindsigtsanmodningerne, herunder A’s, ses at vedrøre sagsmateriale af et vist omfang.

Justitsministeriet skal om den samlede sagsbehandlingstid i den konkrete sag bemærke, at det er meget utilfredsstillende, at det har taget mere end 4 måneder at behandle A’s anmodning om aktindsigt af 24. februar 2015.

Ministeriet finder det desuden ikke hensigtsmæssigt, at ministeriet har været nødsaget til flere gange at skrive til A og orientere ham om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

Justitsministeriet skal beklage, at ministeriet endnu ikke har truffet afgørelse i sagen, hvilket navnlig skyldes, at der i forbindelse med anmodningen har skullet indhentes akter fra flere kontorer i departementet, at der er tale om et omfangsrigt materiale, og at det har været tids- og ressourcekrævende at identificere og gennemgå alle relevante akter.

Materialets omfang og karakter har således haft stor betydning for den lange sagsbehandlingstid, som Justitsministeriet meget skal beklage.

Det bemærkes i den forbindelse, at det relevante fagkontor i ministeriet i perioden samtidig har været underlagt et betydeligt arbejdspres efter terrorangrebet den 14. og 15. februar 2015 i København.

Justitsministeriet skal desuden beklage, at ministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse kunne forventes at foreligge. ”

Den 1. juli 2015 sendte jeg dig en kopi af Justitsministeriets udtalelse af 29. juni 2015 og bad om dine eventuelle bemærkninger hertil.

Den 7. juli 2015 sendte Justitsministeriet en ny underretning til dig, da ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning. Færdigbehandling af sagen beroede nu på afslutning af ministeriets beslutningsprocedure. Ministeriet forventede at træffe afgørelse i sagen inden for 7 arbejdsdage.

Justitsministeriet meddelte den 10. juli 2015, at ministeriet delvist havde færdigbehandlet din aktindsigtsanmodning. Ministeriet havde samtidig identificeret en række yderligere sager omfattet af anmodningen, og skrev i den forbindelse bl.a. følgende:

”7. Justitsministeriet har i anledning af Deres anmodning identificeret en række yderligere sager, der relaterer sig til PET’s vurdering af sikkerheden omkring de (…) interesser [interesserne for personer med den pågældende tro/baggrund] i Danmark og terrortruslen mod Danmark. Disse sager giver Justitsministeriet anledning til nærmere juridiske overvejelser om rækkevidden af offentlighedslovens §§ 31 og 33.

Justitsministeriet har derfor endnu ikke kunnet færdigbehandle Deres aktindsigtsanmodning for så vidt angår de pågældende sagers dokumenter.

Justitsministeriet forventer at kunne træffe afgørelse vedrørende dokumenterne inden for 4 uger fra i dag.

Justitsministeriet skal beklage den meget lange sagsbehandlingstid. ”

Da jeg ikke havde modtaget bemærkninger fra dig til Justitsministeriets udtalelse, meddelte jeg dig ved brev af 17. juli 2015, at sagen nu var klar til behandling.

Den 11. august 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet fortsat ikke havde kunnet færdigbehandle din aktindsigtsanmodning. Det skyldtes, at de resterende sager omfattet af anmodningen fortsat gav anledning til overvejelser af juridisk karakter, herunder om rækkevidden af offentlighedslovens § 31 og 33, nr. 1 og 5.

Samtidig meddelte ministeriet, at det forventede at kunne træffe afgørelse i sagen ”inden for 3 uger fra i dag”.

Ved telefonisk henvendelse til Justitsministeriet den 20. august 2015 oplyste ministeriet, at ministeriet havde været nødt til at afholde et møde med Politiets Efterretningstjeneste (PET), da visse dokumenter omfattet af din aktindsigtsanmodning forudsatte en drøftelse med PET.

Den 28. august 2015 meddelte Justitsministeriet dig, at det desværre ikke havde været muligt at færdighandle din aktindsigtsanmodning inden udløbet af den i brev af 11. august 2015 udmeldte frist på 3 uger. Det skyldtes, at Justitsministeriet havde iværksat en høring af PET vedrørende visse dokumenter omfattet af aktindsigtsanmodningen. Ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen inden for 3 uger.