Statsforvaltningens sagsbehandlingstid i klagesag vedrørende aktindsigt

Svar til A

21-04-2015

Sag nr. 15/00228

Statsforvaltningens sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt

Jeg har nu gennemgået sagen.

Jeg mener, at Statsforvaltningens sagsbehandlingstid i den konkrete sag har været alt for lang.

Det er desuden min opfattelse, at Statsforvaltningen inden for kort tid efter modtagelsen af sagen fra ombudsmanden – på eget initiativ – burde have rettet henvendelse til A med en orientering om sagens status og forventede omtrentlige afslutning.

Jeg har gjort Statsforvaltningen bekendt med min opfattelse, men foretager mig på det foreliggende grundlag ikke mere i sagen. Jeg har bl.a. lagt vægt på, at Statsforvaltningen har afgivet udtalelse i sagen den 18. marts 2015 og heri har beklaget den lange sagsbehandlingstid over for A.

…

Ombudsmandens udtalelse

1. Sagens genstand

Min undersøgelse drejer sig om sagsbehandlingstiden i Statsforvaltningen, Tilsynet (herefter Statsforvaltningen) i forbindelse med behandlingen af sagen om Københavns Kommunes afgørelse om aktindsigt i betalingsbilag udvekslet mellem kommunen og virksomhed B i forbindelse med [stort byggeprojekt] (herefter sagen om aktindsigt i dokumenter i Københavns Kommune).

Undersøgelsen retter sig mod perioden fra Statsforvaltningens modtagelse af mit brev af 18. august 2014 – hvor jeg oversendte sagen til Statsforvaltningen med henblik på en fornyet vurdering af, om der var grundlag for at rejse tilsynssag over for Københavns Kommune – og frem til Statsforvaltningens afgivelse af en udtalelse i sagen den 18. marts 2015.

…

2. Regler om behandlingen af klager over aktindsigtsafgørelser

I offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) er der i § 37 fastsat følgende særlige regler om behandlingen af klagesager om aktindsigt:

”§ 37. Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører.

Stk.2. Klagen fremsendes til den myndighed m.v., hvis afgørelse der klages over. Myndigheden skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen.

Stk.3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over en afgørelse om aktindsigt have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

…”

Af lovens § 38 fremgår desuden følgende:

”§ 38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i § 37, stk. 2.

…”

Af forarbejderne til § 38 fremgår bl.a. følgende (lovforslag nr. L 144, fremsat den 7. februar 2013, lovforslagets almindelige bemærkninger):

”4.17. Forslag til ændrede forvaltningsprocessuelle regler

4.17.1. Offentlighedskommissionens forslag

…

4.17.1.7. Offentlighedskommissionen foreslår derudover med lovudkastets § 38, at der – med henblik på at varetage hensynet til hurtig og effektiv ’klagesagsbehandling’ – indføres en særlig vejledningspligt i forhold til kommunale og regionale aktindsigtsafgørelser. Det foreslås således bl.a., at en afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed.

…

4.17.2 Justitsministeriets bemærkninger

4.17.2.1. Justitsministeriet kan tiltræde Offentlighedskommissionens udkast til forvaltningsprocessuelle regler vedrørende behandlingen af anmodninger om aktindsigt, der grundlæggende har til formål at sikre en hurtig og effektiv behandling af aktindsigtsanmodninger, herunder klager over aktindsigtsafgørelser. Disse hensyn er efter Justitsministeriets opfattelse navnlig væsentlige at iagttage, hvis offentlighedsloven skal opfylde sine formål, herunder navnlig at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning. ”

Som det fremgår, fastsætter offentlighedslovens § 38 ikke nærmere bestemte frister for den kommunale og regionale tilsynsmyndigheds – dvs. Statsforvaltningens – færdigbehandling af en klage i en aktindsigtssag (således som det er tilfældet for de almindelige administrative klageinstanser, hvor lovens § 37, stk. 3, fastsætter en frist på 20 arbejdsdage).

Udgangspunktet er således, at der må foretages en konkret vurdering af, hvorvidt Statsforvaltningens sagsbehandlingstid i det enkelte tilfælde overskrider det acceptable.

Det må dog indgå i vurderingen, at lovens forarbejder og de grundlæggende hensyn bag selve offentlighedsordningen forudsætter, at bl.a. klagesager om aktindsigt behandles med en vis hurtighed. Jeg henviser bl.a. til ovenstående citat fra forarbejderne til § 38 om hurtig og effektiv klagesagsbehandling.

Jeg henviser i den forbindelse også til Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2014), s. 664 ff. (særligt s. 666), hvor det anføres, at Statsforvaltningen i medfør af de nævnte hensyn bør prioritere tilsynssager vedrørende aktindsigt.

Det er fastsat i offentlighedslovens § 37, stk. 3, 2. pkt., at klageinstansen – hvis klagen ikke kan færdigbehandles inden fristen på 20 arbejdsdage efter modtagelsen – skal underrette klageren om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

Bestemmelsen – som efter sit indhold alene gælder for de almindelige administrative klageinstanser – suppleres af almindelige principper om god forvaltningsskik for underretning om forventet sagsbehandlingstid, jf. herved pkt. 206-208 i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (optaget i Retsinformation som vejledning nr. 11740 af 4. december 1986):

”206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge. ”

Af Justitsministeriets cirkulæreskrivelse om mål for hurtig sagsbehandling m.v. (optaget i Retsinformation som cirkulæreskrivelse nr. 73 af 4. juni 1997) fremgår i tilknytning hertil bl.a. følgende:

”Borgeren bør under alle omstændigheder – hvor der ikke er fastsat særlige frister f.eks. i vejledninger – have et svar fra myndigheden inden 1 måned efter sagens modtagelse. Træffer myndigheden afgørelse i sagen inden 1 måned, udgøres svaret af afgørelsen. Er det ikke muligt at træffe afgørelse inden for denne frist, kan et foreløbigt svar til den pågældende bestå i, at myndigheden bekræfter at have modtaget sagen og oplyser, hvorpå sagen beror og så vidt muligt, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

…

4. Statsforvaltningens behandling af A’s aktindsigtsanmodning

4.1. Sagsbehandlingstiden

Fra Statsforvaltningens modtagelse af sagen om A’s anmodning om aktindsigt i dokumenter i Københavns Kommune og til afgivelsen af Statsforvaltningens udtalelse den 18. marts 2015 gik der syv måneder.

En så lang sagsbehandlingstid er i strid med offentlighedslovens forudsætning om hurtighed. Dertil kommer, at sagsbehandlingstiden langt har overskredet Statsforvaltningens egen målsætning om maksimalt 20 arbejdsdage, ligesom den ligger væsentligt over den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på 10 uger for realitetsbehandlede aktindsigtssager i 2014.

Statsforvaltningen har over for A beklaget, at det ikke har været muligt at behandle sagen hurtigere. Statsforvaltningen har i den forbindelse henvist til, at det skyldes en stigning i antallet af henvendelser på tilsynsområdet.

Statsforvaltningen har imidlertid ikke oplyst om andre omstændigheder, som har været medvirkende til, at behandlingen af den konkrete sag har trukket særligt ud, herunder f.eks. at sagen beroede på særligt komplekse juridiske problemstillinger, eller at der var problemer med at tilvejebringe de nødvendige oplysninger.

Jeg bemærker i den forbindelse, at sagen henlå uekspederet i Statsforvaltningen i flere perioder. Bl.a. gik der mere end 2½ måned, fra Statsforvaltningen modtog klagen, til den iværksatte høringen af Københavns Kommune, og der gik ca. tre uger, fra Statsforvaltningen modtog udtalelsen fra kommunen, til udtalelsen – i øvrigt efter henvendelse fra A – blev sendt til partshøring hos A. Disse sagsekspeditionsskridt kunne efter alt at dømme være foretaget hurtigere.

Hertil kommer, at Københavns Kommunes svar på Statsforvaltningens høring blev fremsendt inden for den fastsatte frist på to uger.

Under disse omstændigheder mener jeg, at en samlet sagsbehandlingstid på syv måneder er alt for lang.

Jeg har gjort Statsforvaltningen bekendt med min opfattelse, men foretager mig på det foreliggende grundlag ikke mere i forhold til den konkrete sag. Jeg har lagt vægt på, at Statsforvaltningen nu har afgivet udtalelse og heri har beklaget den lange sagsbehandlingstid over for A. Endvidere har jeg lagt vægt på oplysningerne om Statsforvaltningens målsætning om hurtigere behandling af aktindsigtssager og de tiltag til nedbringelse af sagsbehandlingstiden, som Statsforvaltningen har iværksat (jf. pkt. 3 og nærmere nedenfor under pkt. 5).

4.2 Kvitteringer og underretninger

Første gang, Statsforvaltningen skrev til A om sagen, var, da Statsforvaltningen ved brev af 3. november 2014 orienterede A om, at Statsforvaltningen samme dag havde anmodet Københavns Kommune om en fornyet redegørelse i sagen.

Brevet til A indeholdt ikke andre oplysninger om Statsforvaltningens behandling af sagen, herunder oplysninger om forventet sagsbehandlingstid, løbende underretninger mv.

Først da A ved e-mail af 3. december 2014 bad om en dato for, hvornår Statsforvaltningen forventede at have taget stilling til kommunens redegørelse, oplyste Statsforvaltningen den 8. december 2014 A om, at Statsforvaltningen forventede at afslutte sagen inden for ca. tre måneder.

Statsforvaltningen burde efter min opfattelse inden for kort tid efter modtagelsen af sagen fra ombudsmanden – på eget initiativ – have rettet henvendelse til A med en orientering om sagens status og forventede omtrentlige afslutning, jf. det, som er anført ovenfor under pkt. 2 om underretning, herunder princippet i offentlighedslovens § 37, stk. 3, 2. pkt.

Jeg har gjort Statsforvaltningen bekendt med min opfattelse.

…

Jeg foretager mig i øvrigt ikke mere i sagen.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Statsforvaltningen

Økonomi- og Indenrigsministeriet

Sagsfremstilling – sag nr. 15/00228

A anmodede den 7. oktober 2013 Københavns Kommune om aktindsigt i betalingsanvisninger fra kommunen til virksomhed B vedrørende [stort byggeprojekt].

Københavns Kommune traf den 8. oktober 2013 afgørelse om afslag på aktindsigt. Kommunen begrundede sit afslag i hensynet til ”kommunens interesser over for kurator for virksomhed B og hensynet til færdiggørelsen af restarbejderne” og henviste i den forbindelse til § 13, stk. 1, nr. 5, i den dagældende offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer).

A bad den 22. oktober 2013 Statsforvaltningen om at vurdere lovligheden af Københavns Kommunes afslag på aktindsigt. Kommunen uddybede i en udtalelse af 13. november 2013 begrundelsen for afslaget over for Statsforvaltningen, som på den baggrund den 15. november 2013 besluttede ikke at rejse en tilsynssag.

Af Københavns Kommunes udtalelse af 13. november 2013 fremgik bl.a. følgende:

”Det kan supplerende oplyses, at forvaltningen pt. står over for at skulle forhandle med nye entreprenører om færdiggørelses-entrepriserne vedr. [byggeprojektet]. Der vil således være nærliggende risiko for at forringe forvaltningens forhandlingsposition, hvis offentligheden på nuværende tidspunkt får adgang til detaljerede oplysninger om de økonomiske forhold i projektet. Denne uddybning af begrundelsen for afslaget er ikke medtaget overfor ansøger af aktindsigten, hvilket vi beklager, idet vi dog skal understrege, at det ikke ændrer ved vores aktuelle afslag på aktindsigt.

Det kan endvidere oplyses, at der verserer to Syn & Skønssager imod virksomhed B’s konkursbo, som også omfatter økonomiske forhold. På nuværende tidspunkt kan det ej heller udelukkes, at der som følge af uoverensstemmelser vil blive indledt en Voldgiftssag mellem virksomhed B’s konkursbo og bygherren. ”

Den 14. januar 2014 klagede A til mig over kommunens afslag. Jeg sendte den 20. januar 2014 A’s klage videre til kommunen som en anmodning fra A om, at kommunen uddybede begrundelsen for kommunens afgørelse og herunder konkretiserede, hvorfor der efter kommunens opfattelse var nærliggende fare for, at det offentliges økonomiske interesser ville lide skade af betydning, hvis der (helt eller delvist) blev givet aktindsigt i overensstemmelse med A’s anmodning (sagen med mit j.nr. 14/00220).

Københavns Kommune forklarede i et brev af 10. februar 2014 A nærmere om baggrunden for afslaget på aktindsigt og henviste i den forbindelse primært til det, som kommunen havde anført i sin udtalelse af 13. november 2013 til Statsforvaltningen i forbindelse med A’s klage dertil.

Den 3. juni 2014 klagede A på ny til mig over Københavns Kommunes afslag på aktindsigt, og i forlængelse heraf bad jeg den 18. juni 2014 Statsforvaltningen og Københavns Kommune om en udtalelse om sagen (sagen med mit j.nr. 14/02525). Jeg bad i den forbindelse bl.a. Statsforvaltningen om at oplyse mig om, hvorvidt Statsforvaltningen i forbindelse med behandlingen af sagen i november 2013 modtog de dokumenter fra kommunen, som der var anmodet om aktindsigt i.

Jeg modtog den 14. juli 2014 de nævnte udtalelser sammen med sagens akter.

Ved brev af 18. august 2014 oversendte jeg sagen til Statsforvaltningen med henblik på en fornyet vurdering af, om Statsforvaltningen ville rejse en tilsynssag over for Københavns Kommune. Jeg lagde bl.a. vægt på, at en del af Københavns Kommunes begrundelse for afslaget på aktindsigt af 8. oktober 2013 – nemlig hensynet til kommunens forhandlinger om færdiggørelse af restarbejderne – nu var faldet bort. Endvidere lagde jeg vægt på, at Statsforvaltningen ikke i forbindelse med den oprindelige behandling af sagen i november 2013 havde været i besiddelse af de akter, der var søgt om aktindsigt i.

Ved e-mail af 23. oktober 2014 spurgte A mig til status i sagen.

Jeg henviste i brev af 27. oktober 2014 til, at jeg den 18. august 2014 havde orienteret A om, at jeg samme dag oversendt sagen til fornyet behandling i Statsforvaltningen, og at jeg i den forbindelse havde bedt A om at afvente svar fra Statsforvaltningen.

Jeg oplyste i brevet dog samtidig, at jeg ved telefonisk henvendelse til Statsforvaltningen havde fået oplyst, at Statsforvaltningen inden udgangen af oktober måned 2014 ville anmode Københavns Kommune om en ny udtalelse i sagen. Når Statsforvaltningen havde modtaget udtalelsen fra kommunen, ville Statsforvaltningen tage stilling til, om der skulle rejses en tilsynssag. Statsforvaltningen oplyste, at Statsforvaltningen snarest ville orientere A om de nævnte forhold.

Statsforvaltningen bad herefter den 3. november 2014 Københavns Kommune om en fornyet redegørelse i sagen. Samme dag blev A orienteret om Statsforvaltningens brev til kommunen. Kommunens redegørelse blev fremsendt til Statsforvaltningen ved brev af 17. november 2014.

Ved e-mail af 3. december 2014 rykkede A Statsforvaltningen for en kopi af redegørelsen. A spurgte desuden, om det nu var muligt at angive en dato for, hvornår Statsforvaltningen ville have taget stilling til kommunens redegørelse.

Den 8. december 2014 sendte Statsforvaltningen kommunens redegørelse til A. Statsforvaltningen svarede samtidig, at Statsforvaltningen forventede at kunne afgive udtalelse i sagen inden for ca. tre måneder.

Den 14. januar 2015 klagede A til mig. A skrev således:

”Vi bad i oktober 2013 Københavns Kommune om sagsindsigt i de økonomiske forhold omkring [byggeprojektet]. Efter over et år er der stadig ingen afklaring af sagen, og ingen udsigt til det foreløbig. Det seneste vi har fået i sagen – efter anmodning – var Københavns Kommunes redegørelse (vedl), som Statsforvaltningen iflg deres mail af 8. dec 2014, skal bruge 3 måneder til at overveje.

Kan det virkelig være rigtigt at noget som ifølge lovgivningen skal kunne klares på dage, kan trækkes ud på år ved at blive ved med at sende brevene mellem myndighederne? Vi er uforstående overfor at sagen ikke kan bringes til en konklusion. ”

Ved brev af 22. januar 2015 bad jeg Statsforvaltningen om en udtalelse om sagen, idet jeg bemærkede, at jeg havde forstået henvendelsen som en klage over sagsbehandlingstiden i Statsforvaltningen i forbindelse med behandlingen af sagen om aktindsigt i dokumenter i Københavns Kommune.

Jeg bad bl.a. om, at Statsforvaltningen i udtalelsen til mig redegjorde nærmere for, hvordan Statsforvaltningen i lyset af bestemmelserne i offentlighedslovens § 38, jf. § 37, stk. 3, har tilrettelagt sagsgangen i tilsynssager om aktindsigt, herunder om Statsforvaltningen prioriterer behandlingen af sådanne sager.

Jeg modtog Statsforvaltningens udtalelse ved brev af 19. februar 2015. Af udtalelsen fremgik følgende:

”Sagsgange i sager om aktindsigt

Statsforvaltningen skal som effektiv og moderne opgavevaretager opfylde borgernes krav og forventninger til god forvaltning inden for rammerne af den lovgivning, Statsforvaltningen er sat til at arbejde efter. Dette skal ske gennem korrekte og forståelige afgørelser, korte sagsbehandlingstider og i øvrigt god service og rådgivning.

For at sikre dette indgår Statsforvaltningen en resultatkontrakt med Økonomi- og Indenrigsministeriet med konkrete mål. I resultatkontrakten for 2015 er det fastsat, at Statsforvaltningens gennemsnitlige sagsbehandlingstid på tilsynsområdet ikke må overstige 18 uger.

Statsforvaltningens sager behandles som udgangspunkt i rækkefølge efter, hvornår er indkommet – dog således, at der også foretages en prioritering af sager, der efter en konkret vurdering er anledning til at hastebehandle.

Statsforvaltningen tilstræber at behandle sager om kommuners, regioners og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt særligt hurtigt, og det fremgår af en intern instruks, at sådanne sager skal behandles hurtigt og forud for andre sagstyper.

I forbindelse med ikrafttræden af den nye offentlighedslov fastsatte Statsforvaltningen interne retningslinjer for, hvor hurtigt vi skal behandle henvendelser på aktindsigtsområdet. Det er således vores målsætning, at sådanne sager behandles inden for de frister, som er fastsat i offentlighedslovens § 37, stk. 3, selvom Statsforvaltningens sagsbehandling ikke er omfattet af fristerne i bestemmelsen.

Med henblik på at kunne prioritere sager om kommuners, regioners og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt registreres disse sager særskilt i Statsforvaltningens ESDH-system.

Ved modtagelsen af en henvendelse af denne type vurderes det indledningsvis, om Statsforvaltningen er rette myndighed for behandling af henvendelsen. Dernæst vurderes det, om sagen kan behandles på baggrund af de foreliggende oplysninger, eller om henvendelsen f.eks. skal sendes til den myndighed, som har truffet afgørelsen som en klage over afgørelsen, jf. offentlighedslovens § 37, stk. 2. Eventuelle nødvendige sagsbehandlingsskridt foretages forud for lignende ekspeditioner i andre typer sager.

Sagsprioritering

Når en sag om en kommunes, regions eller et kommunalt fællesskabs afgørelse om aktindsigt er tilstrækkeligt oplyst til, at Statsforvaltningen kan behandle sagen, behandles sagen som udgangspunkt før alle andre sagstyper.

Der kan dog efter en konkret vurdering være anledning til, at Statsforvaltningen hastebehandler andre typer sager. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis en kommune anmoder om en vejledende udtalelse inden iværksættelsen af et større projekt, hvor en lang sagsbehandlingstid hos Statsforvaltningen kan medføre tab af værdier. Det kan desuden være nødvendigt at prioritere sager, hvor Statsforvaltningens godkendelse er påkrævet, ligesom sager kan forudsætte hastebehandling for at undgå en overskridelse af frister m.v.

Statsforvaltningens behandling af kommuners, regioners og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt afsluttes i hovedparten af sagerne med en vejledende udtalelse efter kommunestyrelseslovens § 50. I 2014 var vores gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager 10 uger. Til sammenligning udgjorde den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2014 43 uger i samtlige sager, som afsluttes med en vejledende udtalelse efter kommunestyrelseslovens § 50. Vi afgiver således vejledende udtalelser på aktindsigtsområdet væsentligt hurtigere end øvrige vejledende udtalelser.

Det tilføjes, at i 2014 udgjorde Statsforvaltningens gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sagstyper på tilsynsområdet 15 uger. I denne opgørelse indgår både sager, som afsluttes med afgivelse af en vejledende udtalelse, men også sager, som afsluttes uden realitetsbehandling, f.eks. fordi Statsforvaltningen ikke har kompetence til at behandle sagen.

At Statsforvaltningen endnu ikke kan leve op til vores interne målsætning for sagsbehandlingstiden på aktindsigtsområdet skyldes først og fremmest en stor stigning i antallet af henvendelser på tilsynsområdet, herunder henvendelser om kommuners, regioners og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt. Blandt dette stigende antal henvendelser er således også henvendelser, som ikke vedrører aktindsigt, men som Statsforvaltningen af andre årsager er nødsaget til at hastebehandle.

Fra marts 2014 har Statsforvaltningen opgjort antallet af vores udtalelser om kommuners, regioners og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt særskilt. Opgørelsen viser, at Statsforvaltningen i perioden 1. marts – 31. december 2014 afgav 107 udtalelser af denne karakter.

Da disse udtalelser ikke tidligere blev opgjort særskilt, er det ikke muligt at opgøre den præcise udvikling i sagsantallet, men det er Statsforvaltningens vurdering, at den nye offentlighedslov og dermed indførelsen af en særlig pligt for kommuner, regioner og kommunale fællesskaber til at vejlede om muligheden for at indbringe en sag om aktindsigt for Statsforvaltningen, har medført en ganske markant stigning i antallet af sager på dette område.

Om udviklingen af antallet af tilsynssager til behandling i Statsforvaltningen kan det i øvrigt oplyses, at antallet af nye sagsforløb i perioden 2007-2014 er steget fra 1097 til 2174. Fra 2013 til 2014 steg antallet af henvendelser med 18 %.

På nuværende tidspunkt har Statsforvaltningen 61 sager om kommuners, regioner og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt til behandling. Heraf er 45 sager klar til behandling, og blandt disse er 12 sager indkommet før den 18. august 2014, hvor vi modtog ombudsmandens anmodning om at foretage en fornyet vurdering af A’s henvendelse.

Tiltag til nedbringelse af sagsbehandlingstiden

På baggrund af stigningen i antallet af henvendelser på tilsynsområdet har Statsforvaltningen iværksat forskellige tiltag for at nedbringe sagsbehandlingstiden.

I 2014 iværksatte vi således et Lean-projekt med henblik på at sikre den mest effektive tilrettelæggelse af sagsbehandlingen, ligesom der er tilført flere medarbejderressourcer til området gennem ansættelser og medarbejderprojekter. Fra den 1. april 2015 vil en afdelingschef blandt andet have tilsynssager som sit ansvarsområde, hvorved der også vil blive tilført flere ledelsesmæssige ressourcer til området.

Det er Statsforvaltningens forventning, at disse tiltag – når de har fået fuld effekt – vil medvirke til at nedbringe den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på tilsynsområdet, ligesom vi fortsat vil have fokus på at iværksætte yderligere tiltag, som kan nedbringe sagsbehandlingstiden, herunder særligt sagsbehandlingstiden i sager om aktindsigt.

Sagsbehandlingstiden i sagen vedrørende A

Ombudsmanden oversendte ved brev af 18. august 2014 sagen om A’s anmodning om aktindsigt i betalingsanvisninger fra Københavns Kommune til virksomhed B til Statsforvaltningen med henblik på en fornyet vurdering af, om Statsforvaltningen ville rejse en tilsynssag over for Københavns Kommune.

På denne baggrund bad Statsforvaltningen den 3. november 2014 Københavns Kommune om en fornyet redegørelse i sagen. Denne redegørelse modtog vi den 17. november 2014.

Den 8. december 2014 sendte Statsforvaltningen Københavns Kommunes redegørelse til A og oplyste samtidig, at vi forventede at kunne afgive en udtalelse i sagen inden for tre måneder.

Den samlede sagsbehandlingstid vil dermed udgøre 29 uger.

Statsforvaltningen skal beklage, at det ikke har været muligt at behandle sagen hurtigere, hvilket skyldes det store antal verserende sager om kommuners, regioners og kommunale fællesskabers afgørelser om aktindsigt og sager, som af andre årsager har været hastende. ”

Den 20. februar 2015 sendte jeg en kopi af Statsforvaltningens udtalelse til A, med henblik på at A kunne komme med sine eventuelle bemærkninger.

A kommenterede ved e-mail af 12. marts 2015 brevet fra Statsforvaltningen.

Ved brev af 17. marts 2015 oplyste jeg A om, at sagen var klar til behandling. Samtidig sendte jeg en kopi af A’s e-mail af 12. marts 2015 til Statsforvaltningen til orientering.

Den 18. marts 2015 modtog jeg kopi af udtalelsen, som Statsforvaltningen samme dag havde afgivet over for A i sagen. Statsforvaltningen beklagede sidst i brevet den lange sagsbehandlingstid og bemærkede, at årsagen var en stigning i antallet af henvendelser på tilsynsområdet.

Den 9. april 2015 bad jeg telefonisk Statsforvaltningen om yderligere oplysninger om sagen. Den 10. april 2015 modtog jeg kopi af Statsforvaltningens korrespondance med A.