Kritik af Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt i materiale, som Justitsministeriet havde udleveret til den nu nedlagte Irak- og Afghanistankommission

Svar til journalist A, medie B

07-03-2016

Sag nr. 16/00231

Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Jeg har nu færdigbehandlet sagen.

Det er min opfattelse, at den tid, som Justitsministeriet indtil nu har anvendt til behandling af sagen, har været alt for lang.

For så vidt angår ministeriets underretninger til dig om status for behandling af sagen er jeg endvidere enig med Justitsministeriet i, at det er beklageligt, at den underretning, som blev afsendt den 15. januar 2016, ikke blev afsendt, umiddelbart efter at skrivelsen blev udarbejdet den 21. december 2015, og at ministeriet i forbindelse med de udmeldte tidsfrister ikke har været i stand til på bedre vis at give et realistisk skøn over, hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet.

Jeg har henstillet til Justitsministeriet, at sagen snarest muligt færdigbehandles.

Nedenfor under ”Ombudsmandens udtalelse” kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra s. 7 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag, hvor du den 21. oktober 2015 – på baggrund af udleverede oversigtsdokumenter over materiale, som ministeriet havde sendt til den nu nedlagte Irak- og Afghanistankommission – bad ministeriet om aktindsigt i en række nærmere specificerede akter.

På tidspunktet for din klage af 15. januar 2016 til mig havde Justitsministeriet endnu ikke truffet afgørelse i sagen.

Jeg må lægge til grund, at ministeriet fortsat ikke har truffet afgørelse i sagen. Jeg henviser herved til telefonsamtale af 9. februar 2016 mellem en af mine medarbejdere og Justitsministeriet (se sagsfremstillingen nedenfor), hvoraf det fremgår, at Justitsministeriet vil sende mig en kopi af ministeriets afgørelse i sagen, når denne foreligger. Jeg har endnu ikke hørt fra ministeriet i den anledning.

1. Sagsbehandlingstid

1.1. § 36, stk. 2, i offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) lyder således:

”Stk. 2. Vedkommende myndighed mv. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Af lovbemærkningerne til bestemmelsen fremgår bl.a. følgende, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

Med anvendelsen af udtrykket ’snarest’ er det således tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Udtrykket ’snarest’ indebærer for det første, at vedkommende myndighed mv. skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist.

…

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører – som også nævnt ovenfor – at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed mv. i vidt omfang behandler, og som myndigheden mv. har modtaget i løbet af det seneste år.

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder mv. ikke må være det normale. ”

I Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2014), s. 639, er i tilknytning hertil bl.a. anført følgende:

”Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til § 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog havde den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen – f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år – og hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug (…)”

1.2. Justitsministeriet har i sin udtalelse til mig af 3. februar 2016 oplyst, at du oprindeligt den 7. oktober 2015 havde anmodet Justitsministeriet om aktindsigt i en liste over de akter, som ministeriet havde fremsendt til den nu nedlagte Irak- og Afghanistankommission.

Ministeriet havde den 12. oktober 2015 meddelt dig aktindsigt i fire dokumenter, som indeholdt en oversigt over det materiale, som ministeriet havde udleveret til kommissionen.

Herefter bad du den 21. oktober 2015 – på baggrund af de udleverede oversigtsdokumenter – om aktindsigt i ”en række nærmere specificerede akter”, som du havde udpeget ved en markering i de udleverede oversigtsdokumenter.

1.3. Justitsministeriet har ikke oplyst nærmere om årsagen til, at ministeriets behandling af din aktindsigtsanmodning af 21. oktober 2015 har trukket ud, men ministeriet har i udtalelsen til mig anført, at ”det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at sagen ikke er færdigbehandlet”. Justitsministeriet beklager forholdet.

Justitsministeriet har mere generelt oplyst, at ministeriet har påbegyndt overvejelser om, hvad der skal gøres for at få forbedret sagsbehandlingstiderne.

1.4. Jeg er enig med Justitsministeriet i, at det ikke er tilfredsstillende, at det på tidspunktet for Justitsministeriets afgivelse af udtalelsen til mig havde taget mere end 3 måneder at behandle din aktindsigtsanmodning af 21. oktober 2015.

På nuværende tidspunkt er der forløbet næsten 4 ½ måned, siden Justitsministeriet modtog din aktindsigtsanmodning af 21. oktober 2015, svarende til ca. 90 arbejdsdage.

Samlet er det min opfattelse, at den tid, som Justitsministeriet indtil nu har anvendt til behandling af sagen, har været alt for lang.

Som anført ovenfor har Justitsministeriet ikke oplyst nærmere om årsagen til ministeriets sagsbehandlingstid i din sag. Jeg har imidlertid ved min vurdering bl.a. lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven, om at selv hvis der er tale om helt særlige tilfælde, skal det tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt færdigbehandles inden for 40 arbejdsdage.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

2. Underretninger

2.1. Det følger af sidste led i bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, at den, der har anmodet om aktindsigt, skal underrettes om grunden til en eventuel fristoverskridelse og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Af lovbemærkningerne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, fremgår bl.a. følgende:

”Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. ”

2.2. Justitsministeriet har i sin udtalelse af 3. februar 2016 til mig redegjort for sagens ekspeditioner, herunder de underretninger om status for behandling af sagen, som ministeriet har sendt til dig (se sagsfremstillingen nedenfor). Ministeriet har herved bl.a. anført, at ministeriet i forbindelse med underretningerne har tilstræbt at give et realistisk skøn over, hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet.

Justitsministeriet har beklaget, at den underretning, som blev afsendt den 15. januar 2016, ikke blev afsendt, umiddelbart efter at skrivelsen blev udarbejdet den 21. december 2015. Underretningen fremstod derfor også misvisende, da den indeholdt en henvisning til ministeriets lukkeperiode mellem jul og nytår.

Justitsministeriet har endvidere beklaget, at ministeriet i forbindelse med de udmeldte tidsfrister ikke har været i stand til på bedre vis at give et realistisk skøn over, hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet.

Jeg er enig med Justitsministeriet i, at disse forhold er beklagelige. Jeg har gjort ministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg har henstillet til Justitsministeriet, at sagen snarest muligt færdigbehandles, og jeg har gentaget min telefoniske anmodning af 9. februar 2016 om, at ministeriet underretter mig, når det er sket.

3. Generel undersøgelse af Justitsministeriets sagsbehandlingstid.

Jeg kan oplyse, at jeg den 18. januar 2016 besluttede at indlede en generel undersøgelse af Justitsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven.

Jeg vedlægger til din orientering en kopi af mit brev til Justitsministeriet herom.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Justitsministeriet

Sagsfremstilling

Det fremgår af sagen, at du den 21. oktober 2015 – på baggrund af en oversigt over det materiale, som Justitsministeriet havde udleveret til den nu nedlagte Irak- og Afghanistankommission – bad Justitsministeriet om aktindsigt i en række nærmere specificerede akter.

I en e-mail af 15. januar 2016 klagede du til mig over ministeriets sagsbehandlingstid. Du henviste bl.a. til, at ”ministeriet i de rutinemæssige udsættelsesbreve, der skal give indtryk af fremskred i sagsbehandlingen, end ikke fjerner sætningen fra forrige brev om at ministeriet holder julelukket”.

Ved brev af 20. januar 2016 bad jeg Justitsministeriet om i en udtalelse at forholde sig til den tid, som ministeriet indtil da havde brugt på at behandle sagen, og til de foretagne underretninger af dig i lyset af bestemmelsen i § 36, stk. 2, i offentlighedsloven og forarbejderne dertil. Jeg bad også ministeriet om at sende mig en datoliste over de ekspeditioner, der var foretaget i sagen, samt en kopi af akterne i aktindsigtssagen.

I en udtalelse af 3. februar 2016 skrev Justitsministeriet bl.a. følgende:

”2. Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at journalist A den 7. oktober 2015 anmodede ministeriet om aktindsigt i de akter, som ministeriet har fremsendt til den nu nedlagte Irak- og Afghanistankommission.

Ved e-mail af 12. oktober 2015 meddelte Justitsministeriet A aktindsigt i fire dokumenter med oversigt over det materiale, som ministeriet har udleveret til kommissionen, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 1.

Ved brev af 21. oktober 2015 anmodede A Justitsministeriet om aktindsigt i en række nærmere specificerede akter, som han havde udpeget ved markering i de udleverede oversigtsdokumenter.

Den 30. oktober 2015 underrettede Justitsministeriet pr. e-mail A om, at ministeriet desværre ikke havde været i stand til at besvare hans anmodning inden for 7 arbejdsdage, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2, og at årsagen hertil var, at ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenter omfattet af anmodningen. Justitsministeriet oplyste, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle anmodningen inden for 4 uger.

Ved e-mail af 3. december 2015 meddelte Justitsministeriet A, at ministeriet desværre endnu ikke havde kunnet færdigbehandle hans anmodning, da ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenterne omfattet af anmodningen. Justitsministeriet oplyste, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle anmodningen inden for 4 uger.

Den 15. januar 2016 underrettede Justitsministeriet A om, at ministeriet desværre endnu ikke havde været i stand til at færdigbehandle hans anmodning, da ministeriet fortsat var ved at gennemgå dokumenter omfattet af anmodningen. Justitsministeriet oplyste, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle anmodningen inden for 4 uger. Det bemærkes, at dette fristbrev ses at være oprettet i sagsbehandlingssystemet den 21. december 2015, men at brevet ved en fejl tilsyneladende ikke er blevet afsendt før jul.

3.1. Til Folketingets Ombudsmands anmodning om, at Justitsministeriet forholder sig til sagsbehandlingstiden, kan det oplyses, at det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at sagen ikke er færdigbehandlet. Dette beklager Justitsministeriet.

3.2. For så vidt angår Folketingets Ombudsmands anmodning om, at Justitsministeriet forholder sig til de foretagne underretninger af A i lyset af bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne dertil, kan det oplyses, at ministeriet løbende (som det fremgår af pkt. 2 ovenfor) har holdt A orienteret om status for behandling af sagen, herunder om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår aktindsigtsanmodningen kunne forventes færdigbehandlet. Ministeriet har i den forbindelse tilstræbt at give et realistisk skøn over, hvornår sagen kunne forventes færdigbehandlet.

Justitsministeriet skal dog beklage, at den orientering til A om status for behandling af sagen, der blev afsendt den 15. januar 2016, ikke blev afsendt umiddelbart efter, at skrivelsen blev udfærdiget den 21. december 2015. Orienteringsskrivelsen fremstod derfor også misvisende, da den indeholdt en henvisning til ministeriets lukkeperiode mellem jul og nytår.

Justitsministeriet skal beklage, at ministeriet i forbindelse med de udmeldte tidsfrister ikke har været i stand til på bedre vis at give et realistisk skøn over, hvornår sagen kan forventes færdigbehandlet.

4. Justitsministeriet kan mere generelt oplyse, at ministeriet har påbegyndt overvejelser om, hvad der skal gøres for at få forbedret sagsbehandlingstiderne.

5. Justitsministeriet vedlægger kopi af akterne i aktindsigtssagen (uden bilag, udleverede og undtagne akter), en aktliste vedrørende aktindsigtssagen og en datoliste over de ekspeditioner, der er foretaget i sagen. ”

Den i udtalelsen omtalte datoliste over ekspeditioner opregner dine aktindsigtsanmodninger af 7. og 21. oktober 2015, Justitsministeriets mellemliggende ekspedition af 12. oktober 2015 samt ministeriets underretninger til dig af 30. oktober 2015, 3. december 2015 og 15. januar 2016.

Den 9. februar 2016 ringede en af mine medarbejdere til Justitsministeriet for at høre til sagens status. Ministeriet oplyste over for min medarbejder, at ministeriet ikke ville kunne nå at færdigbehandle sagen inden for den frist på 4 uger, som ministeriet havde anført i sin seneste underretning af 15. januar 2016. Min medarbejder bad ministeriet om at sende en kopi af afgørelsen, når en sådan forelå.

Den 10. februar 2016 sendte jeg en kopi af Justitsministeriets udtalelse af 3. februar 2016 til dig med henblik på inden 2 uger at modtage dine eventuelle bemærkninger.

Jeg modtog ingen bemærkninger fra dig i den anledning. Jeg meddelte dig herefter i et brev af 26. februar 2016, at jeg nu ville forsøge at behandle sagen på grundlag af de oplysninger, som jeg havde fået fra dig og Justitsministeriet.