Afslag på aktindsigt i form af dataudtræk efter offentlighedslovens § 11. Dataudtræk kunne ikke foretages ved få og enkle kommandoer

Svar til borger

05-08-2016

Sag nr. 16/03372

Rigspolitiets og Justitsministeriets afslag på aktindsigt i form af dataudtræk efter offentlighedslovens § 11

Jeg har modtaget din e-mail af 27. juli 2016 med bilag, hvor du klager over afgørelser af 15. juni og 27. juli 2016 fra henholdsvis Rigspolitiet og Justitsministeriet.

Justitsministeriet har ved afgørelsen af 27. juli 2016 stadfæstet Rigspolitiets afgørelse af 15. juni 2016 om delvist afslag på aktindsigt i form af et dataudtræk i oplysninger om antallet af dispositionsklager i perioden fra 2013 til 2015, herunder oplysninger om antallet af sager, hvor klageren har fået medhold i dispositionsklagen.

Jeg har gennemgået din klage med bilag, og jeg har på det grundlag besluttet at afslutte min undersøgelse af sagen uden at forelægge den for Rigspolitiet og Justitsministeriet til udtalelse. Det skyldes, at jeg ikke mener, der er udsigt til, at jeg kan kritisere resultatet af myndighedernes afgørelser og dermed hjælpe dig med at opnå aktindsigt i videre omfang end meddelt ved Rigspolitiets afgørelse af 15. juni 2016.

Det er bestemt i ombudsmandsloven, at hvis en klage ikke giver ombudsmanden anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at ombudsmanden først forelægger klagen for myndigheden til udtalelse, jf. lovens § 16, stk. 2 (jf. lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013 om Folketingets Ombudsmand).

Jeg bemærker, at jeg fra Rigspolitiet har fået tilsendt en kopi af Rigspolitiets udtalelse af 27. juni 2016.

Jeg har ved min beslutning lagt vægt på følgende:

Det fremgår af de oplysninger, som du har sendt til mig, at du den 7. juni 2016 anmodede Rigspolitiet om aktindsigt i følgende oplysninger:

1. Hvor mange dispositionsklager der har været i Danmark i 2013, 2014 og 2015,

2. hvor mange dispositionsklager der har været i Sydøstjyllands Politi i 2013, 2014 og 2015,

3. hvor mange gange klageren har fået medhold i første instans for hele Danmark i 2013, 2014 og 2015,

4. hvor mange gange klageren har fået medhold i første instans for Sydøstjyllands Politi i 2013, 2014 og 2015,

5. hvor mange gange klageren har fået medhold ved Rigspolitiet i klagesager for hele Danmark i 2013, 2014 og 2015, og

6. hvor mange gange klageren har fået medhold ved Rigspolitiet i klagesager for Sydøstjyllands Politi i 2013, 2014 og 2015.

Ved afgørelsen af 15. juni 2016 fik du en række oplysninger om antallet af sager oprettet af henholdsvis politikredsene og af Rigspolitiet i perioden fra 2013 til 2015 og under de sagskoder, som indeholder sager om dispositionsklager. Af oplysningerne fremgår bl.a., hvor mange af Rigspolitiets sager som angik Sydøstjyllands Politi, henholdsvis hvor mange af politikredsenes sager der angik Sydøstjyllands Politi.

Hvad angik din anmodning om oplysninger om (alene) antallet af dispositionsklager samt oplysning om, hvor mange gange klageren har fået medhold, meddelte Rigspolitiet dig afslag på aktindsigt. Denne afgørelse har Justitsministeriet stadfæstet ved afgørelsen af 27. juli 2016.

Det fremgår af Rigspolitiets afgørelse, at de oplysninger, du har anmodet om, ikke foreligger i tilgængelig form, og at oplysningerne alene vil blive tilgængelige, hvis der sker en sammenstilling af oplysninger i politiets databaser. Rigspolitiets afgørelse er derfor truffet efter § 11, stk. 1, i offentlighedsloven (jf. lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen), der har følgende ordlyd:

”§ 11. Enhver kan forlange, at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Såfremt oplysningerne er omfattet af §§ 19-35 gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering el.lign., der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Retten til at få foretaget en sammenstilling gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format. ”

I forarbejderne til offentligheden er bl.a. anført følgende om bestemmelsen i § 11 (jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013):

”Til § 11

…

Det er en betingelse for, at offentligheden kan kræve en sammenstilling, at der er tale om allerede foreliggende oplysninger i myndighedens databaser. Det kan således ikke kræves, at en myndighed tilvejebringer (nye) oplysninger med henblik på at foretage en efterfølgende sammenstilling af oplysningerne.

…

Det er i øvrigt en betingelse, at sammenstillingen – og en eventuel anonymisering m.v. – kan foretages ved få og enkle kommandoer. Denne betingelse tager sigte på at varetage hensynet til den ressourcemæssige belastning af den offentlige forvaltning, som en sammenstillingsret vil indebære, og betingelsen vil alene være opfyldt, hvis sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. kan foretages af myndigheden uden brug af væsentlige ressourcer. Ved vurderingen af, om sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen (og en eventuel anonymisering m.v.) vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil ikke være opfyldt, hvis sammenstillingen (og en eventuel anonymisering m.v.) ikke kan foretages i løbet af kort tid. ”

Af Rigspolitiets begrundelse for afgørelsen om, at du ikke kunne meddeles aktindsigt i form af et dataudtræk, fremgår bl.a. følgende:

”Rigspolitiet finder ikke, at sammenstillingen af oplysninger om, hvor mange dispositionsklager der har været i Danmark og i Sydøstjyllands Politi i 2013, 2014 og 2015, hvor mange gange klageren har fået medhold i første instans for hele Danmark og for Sydøstjyllands Politi i 2013, 2014 og 2015, samt hvor mange gange klageren har fået medhold ved Rigspolitiet i klagesager for hele Danmark og for Sydøstjyllands Politi i 2013, 2014 og 2015, kan foretages ved få og enkle kommandoer, jf. offentlighedslovens § 11 (dataudtræk).

Rigspolitiet har ved vurderingen heraf lagt vægt på, at det ikke umiddelbart er muligt præcist at identificere de klager, der vedrører politikredsenes dispositioner. Det skyldes, at dispositionsklager ikke har deres egen sagskode i politikredsenes sagshåndteringssystem POLSAS, men registreres under sagskoden 00170 (klager) sammen med andre klager. Endvidere skyldes det, at Rigspolitiet frem til udgangen af 2014 registrerede klager over politimæssige dispositioner uden for strafferetsplejen sammen med andre klager under sagskoden 081 (Klager over afg. truffet af PD’er (diverse)), ligesom Rigspolitiet siden starten af 2015 har registreret disse klager sammen med andre klager under sagskoden 0811 (Disposition).

Det vil således kræve en nærmere gennemgang af politiets databaser med henblik på at identificere de klager, der har været i politikredsene og i Rigspolitiet i 2013, 2014 og 2015, som vedrører politikredsenes dispositioner. Det vil herefter kræve en manuel gennemgang af alle dispositionsklager for at fastslå, hvorvidt klageren har fået medhold. ”

I Justitsministeriets afgørelse af 27. juli 2016 er bl.a. anført følgende:

”Denne betingelse [om at dataudtrækket skal kunne foretages ved få og enkle kommandoer; min bemærkning] vil alene være opfyldt, hvis dataudtrækket kan foretages af forvaltningsmyndigheden uden brug af væsentlige ressourcer. Ved vurderingen heraf skal der lægges vægt på, hvor lang tid dataudtrækket vil tage, herunder hvor kompliceret det er. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil ikke være opfyldt, hvis dataudtrækket ikke kan foretages i løbet af kort tid. Justitsministeriet kan i den forbindelse henvise til Justitsministeriets vejledning om offentlighedsloven, pkt. 4.5.3 og Mohammed Ahsan, Offentlighedsloven med kommentar (2014), s. 231.

Justitsministeriet lægger i den forbindelse vægt på, at Rigspolitiet har oplyst i afgørelsen af 15. juni 2016, at en sammenstilling af de udbedte oplysninger kræver en nærmere gennemgang af politiets databaser. Ministeriet finder ikke grundlag for at tilsidesætte Rigspolitiets vurdering heraf. ”

Det fremgår videre af Rigspolitiets afgørelse, at politikredsene i 2013 oprettede 2.517 sager vedrørende klager over kredsene og deres personale i deres sagsbehandlingssystem POLSAS. I 2014 blev der oprettet 2.670 sager og i 2015 i alt 2.565 sager. I 2013 var der 251 sager vedrørende Sydøstjyllands Politi, mens der i såvel 2014 som 2015 var 173 sager, der angik Sydøstjyllands Politi. ¬¬Det fremgår videre, at ovenstående sager er oprettet under sagskoden 00170 (Klager), og at denne sagskode bl.a. omfatter klager over politikredsenes politimæssige dispositioner uden for strafferetsplejen, hvor der er klageadgang til Rigspolitiet. Endvidere omfatter sagskoden klager over politiets politimæssige dispositioner inden for strafferetsplejen, hvor der er klageadgang til statsadvokaten, samt klager over politipersonalets adfærd, hvor klageadgangen er til Den Uafhængige Politiklagemyndighed.

Hvad angår Rigspolitiets egne sager fremgår det af afgørelsen, at Rigspolitiet i 2013 oprettede 237 sager vedrørende klager over politikredsene, herunder 20 sager vedrørende Sydøstjyllands Politi, mens der i 2014 blev oprettet 324 sager, herunder 30 sager vedrørende Sydøstjyllands Politi.

Ovenstående sager fra Rigsadvokaten blev oprettet under sagskoden 081 (Klager over afg. truffet af PD’er (diverse)) i Rigspolitiets journalsystem (Doc2000). Denne sagskode omfatter bl.a. klager over politikredsenes dispositioner i forbindelse med udøvelse af faktisk forvaltningsvirksomhed (politimæssige dispositioner uden for strafferetsplejen), klager over politikredsenes zoneforbud samt klager over afslag på aktindsigt og afslag på erstatning.

I 2015 oprettede Rigspolitiet 139 sager under sagskode 0811 (Disposition), herunder 10 sager vedrørende Sydøstjyllands Politi. Sagskoden 0811 omfatter bl.a. klager over politikredsenes dispositioner i forbindelse med udøvelsen af faktisk forvaltningsvirksomhed samt klager over kredsenes afgørelser om aktindsigt.

På baggrund af ovenstående, herunder oplysningerne om antallet af sager samt om disses nærmere oprettelse og registrering i myndighedernes systemer (databaser), mener jeg ikke, at der er udsigt til, at jeg kan kritisere resultatet af myndighedernes afgørelser, hvorefter de oplysninger, du har ønsket, ikke kan ske ved en sammenstilling af oplysninger, der kan foretages ved få og enkle kommandoer, og altså ikke uden brug af væsentlige ressourcer.

Jeg mener derfor heller ikke, at der er udsigt til, at jeg – ved først at forelægge sagen for myndighederne – kan hjælpe dig med at få aktindsigt i yderligere omfang, end hvad du allerede har modtaget. Derfor afslutter jeg nu min behandling af sagen.

Til din orientering vedlægger jeg en vejledning om ombudsmanden og persondataloven (Information om dine rettigheder).

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af din henvendelse.

Med venlig hilsen

Kopi til orientering:

Justitsministeriet

Rigspolitiet