Afslag på dataudtræk i medfør af offentlighedslovens § 11, jf. § 19, stk. 1, og § 30, nr. 1. Anonymisering ikke mulig ved få og enkle kommandoer

Svar til medie A

09-05-2017

Sag nr. 17/01710

Fyns Politis og Rigspolitiets delvise afslag på aktindsigt i form af dataudtræk efter offentlighedslovens § 11

Jeg har modtaget dine e-mails af 5. og 24. april 2017 med bilag, hvor du klager over Rigspolitiets afgørelse af 16. marts 2017.

Rigspolitiet har ved afgørelsen af 16. marts 2017 stadfæstet Fyns Politis afgørelse af 31. januar 2017 om delvist afslag på aktindsigt i form af et dataudtræk af Fyns Politis journallister vedrørende udrykning til og henvendelser fra Psykiatrisk Afdeling Middelfart, Børne- og Ungdomspsykiatri Odense og Psykiatrisk Afdeling Odense i perioden 1. januar 2010 til 31. januar 2017.

Jeg har gennemgået din klage med bilag, og jeg har på det grundlag besluttet at afslutte min undersøgelse af sagen uden at forelægge den for Fyns Politi og Rigspolitiet til udtalelse. Det skyldes, at jeg mener, at der ikke er udsigt til, at jeg kan kritisere resultatet af myndighedernes afgørelser og dermed hjælpe dig med at opnå aktindsigt i videre omfang end meddelt ved Fyns Politis afgørelse af 31. januar 2017.

Det er bestemt i ombudsmandsloven, at hvis en klage ikke giver ombudsmanden anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at ombudsmanden først forelægger klagen for myndigheden til udtalelse, jf. lovens § 16, stk. 2 (jf. lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013 om Folketingets Ombudsmand).

Jeg har ved min beslutning lagt vægt på følgende:

Det fremgår af de oplysninger, som du har sendt til mig, at du den 24. november 2016 anmodede om aktindsigt i Fyns Politis journallister vedrørende udrykning til og henvendelser fra Psykiatrisk Afdeling Middelfart, Østre Hougvej 70 i Middelfart, samt Børne- og Ungdomspsykiatrien og Psykiatrisk Afdeling OUH, J. B. Winsløws vej 16 og 18 i Odense, i perioden fra 1. januar 2010 til 31. januar 2017.

Fyns Politi traf afgørelse den 3. januar 2017, hvor du fik delvis aktindsigt.

Den 4. januar 2017 klagede du over afgørelsen til Rigspolitiet, og den 27. januar 2017 hjemviste Rigspolitiet sagen til fornyet behandling ved Fyns Politi.

Du præciserede telefonisk din anmodning den 30. januar 2017, hvor du oplyste, at du ønskede aktindsigt i alle journalnumre vedrørende de nævnte adresser, sagernes art, resumé af sagerne samt gerningstid og -dato.

Ved afgørelsen fra Fyns Politi af 31. januar 2017 fik du udleveret oplysninger om sagernes art, årstal og adresse for perioden 1. januar 2010 til 31. januar 2017. Din anmodning vedrørende journalnumre, gerningstid og -dato blev imødekommet for så vidt angår de sager, der – må jeg forstå – ikke var straffesager.

Ved afgørelsen fik du afslag på den del af din anmodning, der vedrørte sagernes resumé samt journalnumre, gerningstid og -dato for de af sagerne, der var straffesager.

Det fremgår af afgørelsen, at Fyns Politi ikke fører en sag eller har et dokument, som indeholder de ønskede oplysninger. Afgørelsen er derfor truffet efter § 11, stk. 1, i offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen), der har følgende ordlyd:

”§ 11. Enhver kan forlange, at en forvaltningsmyndighed foretager og udleverer en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser, hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Såfremt oplysningerne er omfattet af §§ 19-35 gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering el.lign., der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Retten til at få foretaget en sammenstilling gælder ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format. ”

I forarbejderne til offentligheden er bl.a. anført følgende om bestemmelsen i § 11 (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013):

”Til § 11

…

Det er i øvrigt en betingelse, at sammenstillingen – og en eventuel anonymisering m.v. – kan foretages ved få og enkle kommandoer. Denne betingelse tager sigte på at varetage hensynet til den ressourcemæssige belastning af den offentlige forvaltning, som en sammenstillingsret vil indebære, og betingelsen vil alene være opfyldt, hvis sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. kan foretages af myndigheden uden brug af væsentlige ressourcer. Ved vurderingen af, om sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. er for ressourcekrævende, skal der lægges vægt på, hvor lang tid sammenstillingen (og en eventuel anonymisering m.v.) vil tage, herunder hvor kompliceret den er. Betingelsen om få og enkle kommandoer vil ikke være opfyldt, hvis sammenstillingen (og en eventuel anonymisering m.v.) ikke kan foretages i løbet af kort tid. ”

Det fremgår af afgørelsen fra Fyns Politi, at det foretagne dataudtræk efter politiets vurdering indeholder oplysninger omfattet af offentlighedslovens § 19, stk. 1, og § 30, nr. 1.

Offentlighedslovens § 19, stk. 1 og 2, lyder således:

Ӥ 19. Retten til aktindsigt omfatter ikke sager inden for strafferetsplejen, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Bødeforelæg, som en juridisk person har vedtaget, er omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler."

Offentlighedslovens § 30, nr. 1, lyder således:

Ӥ 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om

1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold og”

Af Fyns Politis begrundelse for afgørelsen om, at du ikke kan meddeles aktindsigt i form af et dataudtræk, fremgår bl.a. følgende:

”Jeg har på baggrund af din ansøgning om aktindsigt fået foretaget et dataudtræk af de relevante sager i politiets sagsbehandlingssystem. Der er ved trækket fremkommet oplysninger fra 583 relevante sager, herunder 160 straffesager.

Efter en hurtig skimning af sagernes resumé kan jeg konstatere, at de oplysninger, der søges aktindsigt i, i vidt omfang er oplysninger vedrørende psykisk syge personers ophold og adfærd på de psykiatriske afdelinger, herunder bl.a. om (bælte)fiksering i anledning af voldsom/aggressiv adfærd og om strafbare forhold. I enkelte tilfælde indgår i øvrigt oplysninger om navn eller lignende, som gør den pågældende person direkte identificerbar.

Det er på den baggrund min vurdering, at der (i et vist omfang) er tale om oplysninger om rent private forhold, jf. offentlighedslovens § 30, nr. 1, som derfor skal anonymiseres, inden de udleveres.

For at opfylde lovgivningens krav om tilstrækkelig anonymisering, skal enkeltpersoner være uidentificerbare for modtageren af oplysningerne. En anonymisering af sagernes resumé enkeltvis vil kræve en konkret gennemlæsning af samtlige resuméer, hvilket ikke er muligt ved få og enkle kommandoer. Jeg har derfor undtaget samtlige resuméer fra det vedlagte dataudtræk.

En stor del af oplysningerne stammer i øvrigt fra straffesager og er derfor som udgangspunkt undtaget fra retten til aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 19, stk. 1. En vurdering af, om hensynene bag § 19, stk. 1, for hver enkelt sag kan varetages ved anonymisering, vil kræve en konkret undersøgelse af den enkelte sag, herunder status i forhold til sagsbehandlingen ved politi eller anklagemyndighed, og er således ikke mulig ved få og enkle kommandoer.

Jeg har derfor undtaget oplysninger fra straffesagerne vedrørende journalnumre, gerningstid og -dato. ”

På baggrund af ovenstående må jeg forstå, at det har været muligt for Fyns Politi at foretage et dataudtræk ved få og enkle kommandoer. Det er imidlertid Fyns Politis vurdering, at udtrækket indeholder oplysninger omfattet af henholdsvis offentlighedslovens § 19, stk. 1, og offentlighedslovens § 30, nr. 1., der skal anonymiseres, før de eventuelt kan udleveres. Den nødvendige anonymisering kan efter Fyns Politis vurdering ikke foretages ved få og enkle kommandoer.

I Rigspolitiets afgørelse af 16. marts 2017 er bl.a. anført følgende:

”Rigspolitiet kan henholde sig til Fyns Politis begrundelse for afgørelsen af 31. januar 2017 om delvist afslag på aktindsigt.

Rigspolitiet finder på baggrund af en konkret vurdering af sagens oplysninger ikke, at der er grundlag for at tilsidesætte Fyns Politis vurdering af, at en anonymisering af de oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens § 30, nr. 1, om private forhold, samt en nærmere stillingtagen til, hvilke oplysninger der er omfattet af offentlighedslovens § 19 om straffesager og selve anonymiseringen heraf ikke kan gennemføres ved få og enkle kommandoer.

Rigspolitiet lægger herved vægt på det af Fyns Politi oplyste om, at en anonymisering af oplysningerne forudsætter, at Fyns Politi gennemgår og tager nærmere stilling til indholdet af ca. 580 resuméer, og at det på baggrund heraf er Fyns Politis vurdering, at en sådan gennemgang af og stillingtagen til oplysningerne indeholdt i dataudtræksmaterialet ikke kan foretages i løbet af kort tid.

Rigspolitiet skal bemærke, at det fremgår af forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedslovens § 11 om dataudtræk blandt andet, at det er en betingelse for at få foretaget og udleveret dataudtræk, at sammenstillingen og en eventuel anonymisering af oplysningerne kan foretages ved få og enkle kommandoer. Det fremgår endvidere af forarbejderne, at denne betingelse tager sigte på at varetage hensynet til den ressourcemæssige belastning af den offentlige forvaltning, som en sammenstillingsret vil indebære, og betingelsen vil alene være opfyldt, hvis sammenstillingen og en eventuel anonymisering m.v. kan foretages af myndigheden uden brug af væsentlige ressourcer.

Rigspolitiet finder endvidere ikke, at det, som du har anført, om at andre politikredse har valgt at imødekomme din anmodning om aktindsigt i det omhandlede materiale, i sig selv kan føre til en ændret vurdering i sagen. ”

Du har i din klage til mig anført, at du har fået tilsvarende og mere omfattende materiale fra andre politikredse i anonymiseret form. Du har også anført, at resuméerne typisk er 1-2 linjer, og at anonymiseringen derfor umuligt kan være særligt tidskrævende.

På baggrund af ovenstående, herunder særligt oplysningerne om antallet og indholdet af de undtagne resuméer, mener jeg ikke, at der er udsigt til, at jeg kan kritisere resultatet af myndighedernes afgørelser, hvorefter de oplysninger, du har ønsket, ikke kan anonymiseres ved få og enkle kommandoer, og altså ikke uden brug af væsentlige ressourcer.

Jeg mener derfor heller ikke, at der er udsigt til, at jeg – ved først at forelægge sagen for myndighederne – kan hjælpe dig med at få aktindsigt i yderligere omfang, end hvad du allerede har modtaget. Derfor afslutter jeg nu min behandling af sagen.

Jeg bemærker i den forbindelse, at både Fyns Politi og Rigspolitiet har forholdt sig til dit argument om, at andre politikredse har udleveret lignende materiale af større omfang, og har fundet, at dette ikke i sig selv kan give anledning til en ændret vurdering. Dette kan ikke på det foreliggende grundlag give mig anledning til bemærkninger.

Jeg bemærker også, at jeg er enig med Rigspolitiet i, at min udtalelse af 1. juni 2016 (FOB 2016-23), ikke er relevant i forbindelse med denne sag, da sagen ikke drejede sig om dataudtræk, hvor det følger af forarbejderne til offentlighedslovens § 11, at betingelsen om ”få og enkle kommandoer” ikke vil være opfyldt, hvis sammenstillingen og anonymisering ikke kan foretages i løbet af kort tid.

Til din orientering vedlægger jeg en vejledning om ombudsmanden og persondataloven (Information om dine rettigheder).

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af din henvendelse.

Med venlig hilsen

Kopi til orientering:

Rigspolitiet

Fyns Politi