Udlændinge- og Integrationsministeriets afslag på aktindsigt i et internt dokument, der var læst op for en udenforstående. Offentlighedslovens § 23

Svar til journalist A, medie B

29-06-2017

Sag nr. 17/02856

Din klage over Udlændinge- og Integrationsministeriets afgørelse af 16. juni 2017

Jeg har modtaget din e-mail af 17. juni 2017 med bilag.

Du klager over Udlændinge- og Integrationsministeriets afgørelse om aktindsigt af 16. juni 2017. I afgørelsen traf ministeriet delafgørelse vedrørende din aktsigtsanmodning af 7. februar 2017.

Ministeriet afslog din anmodning om aktindsigt i et internt dokument (en intern e-mail), som under en telefonsamtale den 27. maj 2017 blev læst op for et folketingsmedlem.

Du klager til mig på følgende måde:

”Udlændingeministeriet har i medhæftede afgørelse afvist medie B’s anmodning i et internt dokument, der i sin helhed er oplæst for en udenforstående. Det er min opfattelse, at dokumentet derved er videregivet, og at der derfor bør gives aktindsigt i det.

Afgørelsen skal derfor påklages. ”

På baggrund af klagens formulering har jeg udelukkende forholdt mig til, om det interne dokument har mistet sin interne karakter ved under en telefonsamtale at blive læst op for en udenforstående.

Efter at jeg har gennemgået klagen, har jeg besluttet ikke at indlede en ombudsmandsundersøgelse. Jeg henviser til § 16, stk. 1, i lov om Folketingets Ombudsmand (lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013).

Det fremgår af denne bestemmelse, at ombudsmanden selv afgør, om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Jeg har lagt vægt på følgende:

Udlændinge- og Integrationsministeriet afslog i afgørelsen af 16. juni 2017 din anmodning om aktindsigt i et internt dokument med henvisning til offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1.

Ministeriet anførte i den forbindelse, at der er tale om en intern e-mail af 9. februar 2016, som var blevet læst op under en telefonsamtale den 27. maj 2017 mellem en medarbejder i Udlændinge- og Integrationsministeriet og et folketingsmedlem. Med henvisning til forarbejderne til offentlighedslovens § 23 vurderede ministeriet, at dokumentet ikke herved havde mistet sin interne karakter, og at der derfor ikke var ret til aktindsigt i dokumentet.

§ 23, stk. 1, nr. 1, og § 23, stk. 2, i offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen) lyder således:

Ӥ 23. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses

1) dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående,

(…)

Stk. 2. Dokumenter omfattet af stk. 1, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde. ”

I de specielle bemærkninger til § 23 (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) er der bl.a. anført følgende:

”Bestemmelsen i stk. 1, nr. 1, svarer indholdsmæssigt til den gældende lovs § 7. (…)

Bestemmelserne i stk. 1, nr. 1-3, har til formål at sikre en beskyttelse af forvaltningsmyndighedernes interne og politiske beslutningsproces samt de forskellige stadier af disse processer. Herudover har bestemmelserne til formål at sikre en beskyttelse af de offentligt ansattes arbejdsvilkår derved, at de sikres adgang til på en fri og formløs måde at foretage deres overvejelser og udføre det forberedende arbejde, uden det pres en eventuel senere offentliggørelse af ufærdige eller foreløbige overvejelser kan udgøre. Om den nærmere begrundelse for at sikre en beskyttelse af de nævnte hensyn henvises til betænkningens kapitel 16, pkt. 6.1.1 (side 563 ff.).

Bestemmelsen i nr. 1 indebærer – i sammenhæng med stk. 2 – at ethvert dokument, der udarbejdes af en myndighed, og som ikke afgives til udenforstående, har karakter af et internt dokument. (…)

…

Bestemmelsen i stk. 2, der er ny, bestemmer, at interne dokumenter, der afgives til udenforstående, som hovedregel mister deres interne karakter. Baggrunden for bestemmelsen er, at den myndighed, der har afgivet et dokument til en udenforstående, må anses for at have opgivet retten til at beskytte det pågældende interne dokument.

Med udtrykket ’afgives’ sigtes til, at det pågældende dokument, uanset på hvilken måde det sker, er gjort fysisk tilgængeligt for en udenforstående – dvs. at dokumentet er gjort tilgængeligt på en sådan måde, at den udenforstående kan komme i egentlig fysisk besiddelse af dokumentet. Der vil være tale om afgivelse i lovens forstand, hvis dokumentet f.eks. udleveres til den udenforstående på et møde, hvis det sendes til den udenforstående, herunder som almindelig post, e-mail eller med telefax, eller hvis dokumentet lægges på myndighedens hjemmeside på internettet, således at det er muligt for udenforstående at udskrive, downloade eller kopiere det pågældende dokument.

Der vil imidlertid også være tale om ’afgivelse’ i lovens forstand, hvis myndigheden har gjort det muligt for udenforstående at gøre sig bekendt med dokumentet på en måde og i et omfang, der ganske må ligestilles med, at dokumentet er gjort fysisk tilgængeligt for udenforstående. Et dokument vil således være afgivet, hvis embedsfolk på et møde udlåner det pågældende dokument til de øvrige mødedeltagere, der – efter at have læst dokumentet – afleverer det igen ved mødets afslutning. Dokumentet vil derimod ikke anses for afgivet, hvis embedsfolkene blot læser op fra dokumentet eller i øvrigt gør de pågældende mødedeltagere bekendt med dokumentets indhold. ”

Udlændinge- og Integrationsministeriets vurderede i afgørelsen, at oplæsning for en udenforstående ikke medførte, at dokumentet herved mistede sin interne karakter.

Denne vurdering giver mig ikke anledning til bemærkninger. Jeg henviser i den forbindelse til de specielle bemærkninger ovenfor samt til Mohammed Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 1. udgave (2014), side 412 f.

Jeg gør opmærksom på, at jeg ikke med dette brev i øvrigt har taget stilling til ministeriets afgørelse i sagen eller ministeriets sagsbehandling i forbindelse hermed. Jeg har alene besluttet ikke at indlede en ombudsmandsundersøgelse på baggrund af din klage.

Jeg vedlægger en vejledning om ombudsmanden og persondataloven (Information om dine rettigheder).

Med venlig hilsen

Kopi til orientering

Udlændinge- og Integrationsministeriet