Afslag på dataudtræk fra journalregister. Meroffentlighed. Offentlighedslovens § 11

Svar til journalist

26-03-2018

Sag nr. 18/00515

Justitsministeriets afslag på at foretage og udlevere et dataudtræk

Jeg har tidligere bekræftet modtagelsen af din henvendelse af 24. januar 2018 med bilag. Jeg har gennemgået din henvendelse med bilag, og jeg vender nu tilbage til sagen.

Du har klaget til mig over afgørelser om afslag på dataudtræk fra henholdsvis Justitsministeriet, Undervisningsministeriet, Statsministeriet, Finansministeriet og Sundheds- og Ældreministeriet. Jeg forstår, at din klage ikke vedrører Udenrigsministeriets afgørelse om aktindsigt af 18. januar 2018, som du også har sendt mig en kopi af.

Du har søgt om aktindsigt i oplysninger om, hvor mange gange formuleringen ”klar ulovlig” eller ”klart ulovligt” har været benyttet i forbindelse med et (påtænkt) initiativ eller beslutning i perioden fra 2013 til 2017 hos ovennævnte ministerier. Du har udtrykkeligt begrænset din klage til mig til at vedrøre Justitsministeriets, Undervisningsministeriets, Statsministeriets, Finansministeriets og Sundheds- og Ældreministeriets afslag på dataudtræk efter offentlighedslovens § 11. Jeg har derfor kun taget stilling til dette spørgsmål.

Da din klage vedrører afslag på dataudtræk fra fem forskellige ministerier, har jeg oprettet fem sager i anledning af din henvendelse. I dette brev behandler jeg din klage over Justitsministeriets afslag på dataudtræk af 23. januar 2018.

Justitsministeriet har i sit afslag anført, at de oplysninger, som du ønsker indsigt i, skal fremsøges ved en søgning på dokumentniveau i ministeriets journalregister med en efterfølgende manuel gennemgang af de herved identificerede sager. Ministeriet har videre anført, at offentlighedslovens § 11 ikke giver ret til dataudtræk i forhold til en myndigheds journalregister, og at ministeriet derfor ikke har foretaget et sådant dataudtræk.

Efter at have gennemgået din klage har jeg besluttet ikke at indlede en ombudsmandsundersøgelse. Jeg henviser til § 16, stk. 1, i lov om Folketingets Ombudsmand, jf. lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013. Det fremgår af denne bestemmelse, at ombudsmanden selv afgør, om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Jeg har ved min beslutning lagt vægt på følgende:

Af de almindelige bemærkninger til offentlighedsloven (lovforslag nr. L144 af 7. februar 2013, pkt. 4.5.2.2) fremgår følgende:

”Det bemærkes, at den foreslåede bestemmelse i § 11 ikke vil give ret til dataudtræk i forhold til en myndigheds journalregister, dvs. et register, der indeholder en systematisk og samlet fortegnelse over den pågældende forvaltningsmyndigheds sager samt dokumenter i de enkelte sager, herunder ind- og udgående post. Det skyldes navnlig det forhold, at et journalregister i første række føres med henblik på at tjene nogle interne, administrative formål, og at der ville være en risiko for, at en ret til at få udtræk fra journalregistre ville betyde, at myndighederne følte sig nødsaget til at føre registret på en måde, der dels indebar en tilsidesættelse af de nævnte administrative formål, dels efter omstændighederne var ressourcekrævende. ”

Det følger således af forarbejderne til offentlighedsloven, at offentlighedslovens § 11 ikke giver ret til dataudtræk i forhold til en myndigheds journalregister og dertilhørende sager og dokumenter.

De oplysninger, som du ønsker, skal - som jeg har forstået det - fremsøges via et dataudtræk i ministeriets journalregister med tilhørende sager og dokumenter.

Der er derfor ikke udsigt til, at jeg vil kunne hjælpe dig med at få adgang til de ønskede oplysninger. Jeg bemærker i den forbindelse, at Justitsministeriet har foretaget en vurdering af, om du kan få det ønskede dataudtræk ud fra et princip svarende til princippet om meroffentlighed efter offentlighedslovens § 14.

Derfor foretager jeg mig ikke mere i anledning af din henvendelse.

Med venlig hilsen

for ombudsmanden

Kopi til:

Justitsministeriet