Utilfredsstillende lang sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt efter offentlighedsloven

Svar til journalist

27-09-2018

Sag nr. 18/02847

Udlændinge- og Integrationsministeriets sagsbehandlingstid

I anledning af din klage til mig over Udlændinge- og Integrationsministeriets sagsbehandlingstid bad jeg i et brev af 2. juli 2018 Udlændinge- og Integrationsministeriet om at udtale sig om ministeriets sagsbehandlingstid og sagsbehandling i din sag om aktindsigt efter offentlighedsloven.

Du anmodede den 7. december 2017 Udlændinge- og Integrationsministeriet om aktindsigt.

Den 16. august 2018 kom Udlændinge- og Integrationsministeriet med en udtalelse til mig i sagen.

Du har ikke sendt mig yderligere bemærkninger i sagen, jf. mit partshøringsbrev af 23. august 2018 til dig.

1. Den lovbestemmelse, som er relevant for min bedømmelse af sagen, er offentlighedslovens § 36, stk. 2 (lovbekendtgørelse nr. 606 af 12. juni 2013 med senere ændringer):

”§ 36. (…)

Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Min bedømmelse af Udlændinge- og Integrationsministeriets sagsbehandlingstid drejer sig om den tid, som ministeriet har brugt på sagen fra den 7. december 2017, hvor du anmodede om aktindsigt, til den 2. juli 2018, hvor jeg bad Udlændinge- og Integrationsministeriet om en udtalelse.

I anledning af din klage har Udlændinge- og Integrationsministeriet i sin udtalelse til mig bl.a. henholdt sig til et brev, som ministeriet den 4. juli 2018 sendte til dig. I brevet beklagede ministeriet meget den tid, der indtil da var gået med at behandle din anmodning om aktindsigt. I brevet beklagede ministeriet også, at ministeriet ikke på et tidligere tidspunkt havde iværksat en høring af de norske myndigheder.

Udlændinge- og Integrationsministeriet har endvidere over for mig forklaret, at der desværre gik for lang tid med at identificere sagens akter efter din anmodning af 7. december 2017 om aktindsigt. Ministeriet finder det endvidere meget beklageligt, at ministeriet i en periode på omkring 5 måneder fra medio januar 2018 til medio juni 2018 ikke foretog yderligere sagsbehandlingsskridt i aktindsigtssagen.

Ministeriet finder således, at der på et tidligere tidspunkt end i medio juni 2018 burde være foretaget en nærmere screening af de akter, som var identificeret i ministeriet medio januar 2018 i anledning af anmodningen om aktindsigt.

Denne screening af dokumenterne burde efter Udlændinge- og Integrationsministeriets opfattelse være foretaget tidligere med henblik på en dialog med dig om forståelse og præcisering af din anmodning i forhold til de identificerede akter og med henblik på yderligere overvejelser vedrørende spørgsmålet om høring af andre lande, jf. offentlighedslovens § 32.

I udtalelsen til mig erkender Udlændinge- og Integrationsministeriet endvidere bl.a., at de fristbreve, der er sendt i perioden fra den 23. januar 2018 til og med den 20. juni 2018, har indeholdt angivelser af en tidshorisont for sagens afslutning, som har været urealistiske i forhold til sagens kompleksitet.

Jeg har noteret mig Udlændinge- og Integrationsministeriets bemærkninger om, hvordan sagen burde have været behandlet, og jeg er enig med ministeriet i de nævnte beklagelser.

Jeg finder således ikke, at sagen har været behandlet i overensstemmelse med de krav til sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager, som fremgår af offentlighedsloven og lovens forarbejder. Dette finder jeg meget beklageligt.

Jeg har gjort Udlændinge- og Integrationsministeriet bekendt med min opfattelse.

Udlændinge- og Integrationsministeriet har den 21. september 2018 truffet afgørelse i sagen. Jeg foretager mig derfor ikke videre i den anledning.

2. Jeg bemærker, at jeg ikke har foretaget en isoleret bedømmelse af de enkelte sagsbehandlingsskridt, ligesom jeg ikke har foretaget en vurdering af indholdet af de underretningsbreve, som er blevet sendt til dig, jf. nærmere Udlændinge- og Integrationsministeriets bemærkninger i udtalelsen til mig.

Udlændinge- og Integrationsministeriets udtalelse, som også er sendt til dig den 23. august 2018, er vedhæftet dette brev.

3. Til din orientering kan jeg oplyse, at jeg i maj 2018 af egen drift har iværksat en generel undersøgelse af Udlændinge- og Integrationsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven. Jeg har i den forbindelse modtaget en udtalelse fra ministeriet den 20. august 2018.

Min undersøgelse er endnu ikke afsluttet.

Jeg foretager mig ikke mere i din sag.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Udlændinge- og Integrationsministeriet