Sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt under COVID-19 (pr. december 2020)

Sundheds- og Ældreministeriet

Holbergsgade 6

1057 København K

16. december 2020

Sag nr. 20/02689

Sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstid i sager om aktindsigt - sagsnr. 2007402

1. Indledning

1.1. I et brev af 19. maj 2020 bad jeg Sundheds- og Ældreministeriet om at oplyse mig om den overordnede status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet, Sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed. Det gjorde jeg, fordi jeg var blevet opmærksom på, at den aktuelle situation under COVID-19 måske kunne have betydning for, om sagsbehandlingstiderne i sager om aktindsigt behandlet af myndighederne på ministeriets område var i overensstemmelse med de frister, der følger af offentlighedsloven og eventuelt miljøoplysningsloven.

Sundheds- og Ældreministeriet oplyste i et brev af 9. juni 2020 bl.a., at ministeriet og styrelserne de foregående måneder havde modtaget et betydeligt større antal aktindsigtsanmodninger end vanligt, og at det – også i lyset af den særlige situation med håndteringen af COVID-19 – ofte ikke var muligt at overholde fristerne i offentlighedsloven.

Sundheds- og Ældreministeriet oplyste også, at der i ministeriet og de pågældende styrelser var iværksat forskellige initiativer med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i sager om aktindsigt. Det drejede sig om tilførsel af ressourcer og udarbejdelse af vejledninger.

1.2. Jeg bad på den baggrund i et brev af 11. juni 2020 Sundheds- og Ældreministeriet om i september 2020 at sende mig en opfølgende redegørelse med en beskrivelse af status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet og de pågældende styrelser.

Sundheds- og Ældreministeriet oplyste i et brev af 15. september 2020, at Sundhedsstyrelsens behandling af aktindsigtssager ”pr. den 1. september 2020 sker i overensstemmelse med de i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven fastsatte frister. ”

Sundheds- og Ældreministeriet oplyste også, at sagsbehandlingstiden i ministeriet og de øvrige styrelser var kortere end tidligere, men at ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed ”fortsat har udfordringer med at overholde” offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandling af aktindsigtssager.

1.3. Jeg bad i forlængelse heraf i et brev af 23. september 2020 ministeriet om yderligere oplysninger om behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet og de pågældende styrelser, herunder oplysninger om den foreløbige sagsbehandlingstid i arbejdsdage for hver verserende aktindsigtssag, som havde en sagsbehandlingstid på 40 arbejdsdage eller længere.

Sundheds- og Ældreministeriet besvarede min henvendelse delvist i et brev af 30. oktober 2020. Jeg har efterfølgende den 24. november 2020 modtaget de oplysninger om den foreløbige sagsbehandlingstid for hver verserende aktindsigtssag, som ikke var indeholdt i ministeriets brev af 30. oktober 2020. Ministeriet har i forlængelse heraf telefonisk den 30. november 2020 korrigeret enkelte af de fremsendte oplysninger.

Ministeriet har den 11. december 2020 telefonisk oplyst, at oplysningerne vedrørende verserende sager mv. alene angår sager, hvor der vil blive truffet afgørelse som førsteinstans.

Jeg har nu haft lejlighed til at gennemgå det samlede materiale.

2. Sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstid

Sundheds- og Ældreministeriet har senest i sin udtalelse af 30. oktober 2020 oplyst, at Sundhedsstyrelsens behandling af sager om aktindsigt siden den 1. september 2020 sker i overensstemmelse med offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandling af aktindsigtssager, og at styrelsen ”på nuværende tidspunkt” ikke har nogen aktindsigtssager med en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage.

Sundheds- og Ældreministeriet har desuden oplyst, at ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed fortsat har ”udfordringer med at overholde” offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandling af aktindsigtssager.

Sundheds- og Ældreministeriet har herom nærmere oplyst, at ministeriet pr. 29. oktober 2020 havde i alt 19 verserende aktindsigtssager med en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sagerne var 108 arbejdsdage, hvilket spændte over sagsbehandlingstider i de enkelte sager på mellem 46 og 155 arbejdsdage. 79 pct. af sagerne havde en sagsbehandlingstid på mere end 80 arbejdsdage, og 42 pct. af sagerne havde en sagsbehandlingstid på mere end 120 arbejdsdage.

Statens Serum Institut havde pr. 26. oktober 2020 i alt 7 verserende aktindsigtssager med en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sagerne var 55 arbejdsdage, hvilket spændte over sagsbehandlingstider i de enkelte sager på mellem 48 og 62 arbejdsdage.

Styrelsen for Patientsikkerhed havde pr. 22. oktober 2020 i alt 36 verserende aktindsigtssager med en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sagerne var 85 arbejdsdage, hvilket spændte over sagsbehandlingstider i de enkelte sager på mellem 41 og 141 arbejdsdage. 53 pct. af sagerne havde en sagsbehandlingstid på mere end 80 arbejdsdage, og 14 pct. af sagerne havde en sagsbehandlingstid på mere end 120 arbejdsdage.

3. Udfordringer i forhold til sagsbehandlingstiden

Sundheds- og Ældreministeriet har i sin udtalelse af 30. oktober 2020 anført, at den generelle håndtering af COVID-19 fortsat er ”yderst ressourcekrævende” for ministeriet og dets styrelser, og at mange medarbejdere både skal håndtere beredskabsmæssige opgaver, betjene Folketinget og ministre mv. samt behandle aktindsigtsanmodninger.

Ministeriet har endvidere henvist til, at stigningen i antallet af modtagne aktindsigtsanmodninger har været ”massiv”. Styrelsen for Patientsikkerhed har indtil videre modtaget næsten 3 gange så mange aktindsigtsanmodninger som i hele 2019 (335 sager pr. 22. oktober 2020 mod 125 sager i hele 2019), mens Statens Serum Institut indtil videre har modtaget over 11 gange så mange aktindsigtsanmodninger som i hele 2019 (273 pr. 26. oktober 2020 mod 23 sager i hele 2019).

Sundheds- og Ældreministeriet har – ligesom i sine breve af 9. juni og 15. september 2020 – også anført, at ”aktindsigtsanmodninger, der vedrører COVID-19, ofte er komplicerede og tidskrævende at behandle, bl.a. fordi disse anmodninger ikke sjældent vedrører en omfattende mængde materiale”.

Ministeriets sagsbehandlingstid i sager om COVID-19 har endvidere været påvirket af, at ministeriet siden marts 2020 løbende, herunder i lyset af nye oplysninger om smitteveje for COVID-19, har måtte (gen)overveje, i hvilket omfang anmodninger om aktindsigt i oplysninger om COVID-19 mv. skal behandles efter reglerne i miljøoplysningsloven. Ministeriet har i den forbindelse siden juni inddraget forskellige myndigheder i overvejelserne, og ministeriet er – som jeg forstår det – fortsat i dialog med Miljø- og Fødevareministeriet herom.

4. Tilførsel af yderligere ressourcer

Sundheds- og Ældreministeriet har senest i sin udtalelse af 30. oktober 2020 oplyst om status for tilførslen af ressourcer i ministeriet og de pågældende styrelser med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i sager om aktindsigt.

Sundheds- og Ældreministeriet har etableret et midlertidigt aktindsigtssekretariat, der skal bestå af 3 jurister, en kontoruddannet og 2 studentermedhjælpere. Ministeriet har indtil nu ansat 4 ud af de nævnte 6 medarbejdere. En studentermedhjælper er startet den 15. oktober 2020, og de 3 andre medarbejdere er – som jeg forstår det – startet i løbet af november. Ministeriet har desuden fra 1. oktober 2020 lånt en medarbejder fra et andet ministerium i 3 måneder til behandling af ministeriets aktindsigtssager.

Statens Serum Institut har ansat en juridisk studentermedhjælper i juli og har primo oktober indgået aftale med en styrelse om indlån af en medarbejder til behandling af aktindsigtssager i foreløbigt tre måneder. Der er desuden ansat en jurist og to generalister til instituttets direktionssekretariat til understøttelse af instituttets faglige områder, herunder til behandling af anmodninger om aktindsigt. Instituttet har endvidere inddraget ressourcer fra Kammeradvokaten til behandling af de aktindsigtssager, som relaterer sig til en sag om hjemsendelse af instituttets tidligere administrerende direktør.

Jeg forstår desuden, at Styrelsen for Patientsikkerhed nu har ansat to studentermedhjælpere til styrelsens aktindsigtsteam og i øjeblikket låner en jurist fra en anden styrelse til behandling af aktindsigtssager i teamet.

Endelig fremgår det af det modtagne materiale, at Sundhedsstyrelsen har indgået en aftale om lån af ekstra ressourcer, hvis der igen måtte komme en spidsbelastning i relation til aktindsigtssager.

Sundheds- og Ældreministeriet har oplyst, at det er forventningen, at opnormeringerne vil medføre en ”betydelig forbedring af sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager” inden for ministeriets område.

5. Afsluttende bemærkninger

5.1. Sundheds- og Ældreministeriet har, som det fremgår ovenfor, oplyst, at Sundhedsstyrelsens behandling af sager om aktindsigt nu sker i overensstemmelse med offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandling af aktindsigtssager. Jeg har på den baggrund ikke bemærkninger til sagsbehandlingstiderne i Sundhedsstyrelsen.

Sundheds- og Ældreministeriets oplysninger viser imidlertid også, at der fortsat er udfordringer med at overholde fristerne for behandling af aktindsigtssager ved ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed.

En række verserende aktindsigtssager på ministeriets område har således en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage (svarende til omkring 2 måneder).

I Sundheds- og Ældreministeriet og Styrelsen for Patientsikkerhed har henholdsvis 79 pct. og 53 pct. af disse sager en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 80 arbejdsdage, og henholdsvis 42 pct. og 14 pct. af sagerne har en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 120 arbejdsdage. Enkelte sager på ministeriets område har en sagsbehandlingstid på mere end 140 arbejdsdage (svarende til omkring 7 måneder).

Efter min opfattelse er det bekymrende, at en række sager har endog væsentligt længere sagsbehandlingstider end dem, som er forudsat i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og miljøoplysningslovens § 4, stk. 3. Jeg gør i den forbindelse opmærksom på, at min undersøgelse vedrører den overordnede status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet og de pågældende styrelser, og at jeg således ikke har haft anledning til at foretage en nærmere gennemgang og vurdering af sagsbehandlingstiden i de enkelte sager.

Som jeg også har givet udtryk for i mine breve af 19. maj, 11. juni og 23. september 2020, har jeg forståelse for, at sundhedsmyndighederne som følge af indsatsen mod COVID-19 mv. har været ekstraordinært belastet på en måde, som myndighederne ikke nødvendigvis på forhånd har kunnet forberede sig på.

Det er imidlertid et grundlæggende formål med offentlighedsloven at understøtte befolkningens informationsgrundlag og offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning, herunder mediernes formidling af information til offentligheden. Jeg henviser til offentlighedslovens § 1, stk. 1, betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, side 242 ff., og FOB 2020-35.

En hurtig behandling af aktindsigtssager er en grundlæggende forudsætning for, at medierne har mulighed for løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager i den offentlige forvaltning, herunder også i forhold til indsatsen mod COVID-19.

Hvis sager om aktindsigt ikke fremmes med den fornødne hurtighed, er der således risiko for bl.a., at de oplysninger, som journalister og andre får udleveret, er uaktuelle, og dermed risiko for at formålet med offentlighedsloven forspildes. Det gælder ikke mindst, når aktindsigtsanmodningerne angår spørgsmål af væsentlig samfundsmæssig og sundhedsmæssig interesse, som det er tilfældet vedrørende oplysninger om indsatsen mod COVID-19 mv.

Det samme gør sig naturligvis også gældende i forhold til miljøoplysningsloven.

Selv om jeg som nævnt har forståelse for, at sundhedsmyndighederne har været ekstraordinært belastede, har myndighederne på nuværende tidspunkt efter min opfattelse til en vis grad haft mulighed for at imødegå en række af udfordringerne og tilpasse arbejdsgange mv., således at indsatsen mod COVID-19 mv. ikke i samme grad kan stå i vejen for, at aktindsigtssager kan fremmes på en tilfredsstillende måde.

5.2. For vidt angår Sundheds- og Ældreministeriets fremadrettede initiativer til at nedbringe sagsbehandlingstiden har jeg noteret mig, at det er Sundheds- og Ældreministeriets forventning, at de opnormeringer, som nu er gennemført på ministeriets område, vil medføre en ”betydelig forbedring af sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager”.

Jeg går i den forbindelse ud fra, at sundhedsmyndighederne vil prioritere hurtigst muligt at få afsluttet de sager, hvor offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandling af aktindsigtssager er overskredet.

5.3. I lyset af de aktuelle udfordringer og de tiltag, som er iværksat på ministeriets område, beder jeg om i februar 2021 at modtage en redegørelse, hvori ministeriet beskriver den aktuelle status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet, Sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed.

Herunder beder jeg om Sundheds- og Ældreministeriets bemærkninger til bl.a., om offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister på det tidspunkt overholdes på ministeriets ressortområde. Jeg beder i den forbindelse om, at redegørelsen omfatter både sager, hvor der træffes afgørelse som førsteinstans, og klagesager.

Jeg beder endvidere om at få oplyst den foreløbige sagsbehandlingstid i arbejdsdage for hver verserende aktindsigtssag, som har en sagsbehandlingstid på 40 arbejdsdage eller mere, i ministeriet henholdsvis i hver af de nævnte styrelser (førsteinstanssager og klagesager opgjort hver for sig).

Jeg beder om at modtage Sundheds- og Ældreministeriets redegørelse senest den 15. februar 2021 under henvisning til mit sagsnr. 20/06238.

Jeg har sendt en kopi af denne udtalelse til Sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed til orientering. Udtalelsen vil også blive offentliggjort på min hjemmeside i forbindelse med en nyhed.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Sundhedsstyrelsen

Statens Serum Institut

Styrelsen for Patientsikkerhed