Statsministeriets sagsbehandlingstid i sager om aktindsigt under COVID-19

Statsministeriet

Christiansborg

Prins Jørgens Gård 11

1218 København

27. april 2021

Sag nr. 20/04806

Statsministeriets sagsbehandlingstid i sager om aktindsigt - sagsnr. 2020-15099

1. Indledning

1.1. Ved et brev af 22. september 2020 bad jeg Statsministeriet om at oplyse mig om den overordnede status for ministeriets behandling af aktindsigtssager vedrørende COVID-19 mv. Jeg bad i den forbindelse om ministeriets bemærkninger til, om ministeriet i disse sager overholdt offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister.

Herudover bad jeg Statsministeriet oplyse, om udfordringer – i form af et ”efterslæb med hensyn til journalisering af dokumenter relateret til” indsatsen med COVID-19, som bl.a. havde indebåret, at en række aktindsigtssager ikke var blevet behandlet – også havde betydning for behandlingen af ministeriets øvrige aktindsigtssager.

Statsministeriet besvarede min henvendelse ved et brev af 12. oktober 2020. Det fremgik af ministeriets brev, at ministeriets sagsbehandlingstid i aktindsigtssager var steget i 2020. Dette skyldtes efter ministeriets vurdering navnlig en betydelig stigning i antallet af modtagne aktindsigtsanmodninger, den særlige arbejdssituation under nedlukningen i foråret 2020 og arbejdet med bekæmpelse af COVID-19.

1.2. I et brev af 21. oktober 2020 til Statsministeriet noterede jeg mig, at ministeriet på daværende tidspunkt havde afsluttet journaliseringen af dokumenter, som ikke var blevet journaliseret i foråret og sommeren 2020, og at ministeriet ville prioritere at behandle de aktindsigtssager, der var ældst. Jeg noterede mig også, at ministeriet ville overveje, om stigningen i antallet af aktindsigtsanmodninger gav anledning til personalemæssige tiltag for at styrke ministeriets behandling af aktindsigtssager.

I lyset af de udfordringer samt de tiltag og overvejelser, som Statsministeriet havde beskrevet, bad jeg om i januar 2021 at modtage en redegørelse med en beskrivelse af den aktuelle status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet.

Jeg har i forlængelse heraf modtaget Statsministeriets redegørelse af 29. januar 2021 samt supplerende redegørelser af den 9. marts 2021 og af 22. april 2021.

2. Statsministeriets sagsbehandlingstider

2.1. Statsministeriets oplysninger i de tre redegørelser om sagsbehandlingstiden mv. i ministeriets aktindsigtssager vedrører delvis forskellige perioder. Jeg har derfor i det følgende koncentreret mig om nogle hovedtræk.

2.2. I sin redegørelse af 29. januar 2021 har Statsministeriet oplyst, at ministeriet i 2020 modtog 370 anmodninger om aktindsigt og traf afgørelse i 276 aktindsigtssager.

Statsministeriet har endvidere udarbejdet den nedenstående tabel med statistik for Statsministeriets sagsbehandlingstid for afgjorte aktindsigtssager efter offentlighedsloven i 2020 (opgjort pr. kvartal) og for hele 2019 og 2018.

Herudover afgjorde Statsministeriet i alt 6 sager i 2020 efter miljøoplysningsloven og 1 sag i 2020 efter 1985-offentlighedsloven. Sagsbehandlingstiden var i 5 af sagerne sagsbehandlingstiden længere end 10 dage.

Det fremgår også af svaret, at Statsministeriets sagsbehandlingstid i aktindsigtssager i januar 2021 fortsat var betydeligt længere end sagsbehandlingstiden før udbruddet af COVID-19, og at antallet af nye aktindsigtsanmodninger var steget yderligere siden ministeriets første svar af 12. oktober 2020.

2.3. I redegørelsen af 9. marts 2021 har Statsministeriet oplyst, at ministeriet i perioden fra den 1. januar 2021 til den 26. februar 2021 modtog 83 aktindsigtsanmodninger, at ministeriet i samme periode traf afgørelse i 107 aktindsigtssager, og at ministeriet i perioden således har nedbragt antallet af verserende aktindsigtsager.

Statsministeriet havde 70 verserende aktindsigtssager pr. 26. februar 2021.

Pr. 26. februar 2021 havde Statsministeriet fortsat 4 verserende aktindsigtssager om COVID-19-relaterede spørgsmål, som ministeriet havde modtaget i foråret 2020. 3 af disse sager forventedes dog afgjort inden for kort tid.

Statsministeriet havde endvidere 2 verserende aktindsigtssager fra sommeren 2020, hvoraf den ene vedrørte COVID-19-relaterede spørgsmål. Statsministeriet havde desuden 24 verserende sager fra efteråret 2020, hvoraf 7 sager vedrørte COVID-19-relaterede spørgsmål, mens 11 sager vedrørte spørgsmål om mink. Herudover havde Statsministeriet 40 verserende sager fra vinteren 2020/2021, hvoraf 16 sager vedrørte COVID-19-relaterede spørgsmål, mens 3 sager vedrørte spørgsmål om mink.

2.4. Endelig har Statsministeriet i redegørelsen af 22. april 2021 oplyst, at ministeriet i 1. kvartal 2021 modtog 124 aktindsigtssager, og at ministeriet i samme periode traf afgørelse i 153 aktindsigtssager. Ministeriet har således i perioden nedbragt antallet af verserende aktindsigtssager.

Det er Statsministeriets målsætning at nedbringe antallet af verserende aktindsigtssager i løbet af 1. og 2. kvartal af 2021, således at ministeriets sagsbehandlingstid i 3. kvartal af 2021 kan bringes tilbage på det tidligere niveau, som ministeriet har vurderet er meget tilfredsstillende.

3. Udfordringer i forhold til sagsbehandlingstiden

I redegørelsen af 29. januar 2021 har Statsministeriet anført, at behandlingen af aktindsigtssagerne – ud over stigningen i antallet af aktindsigtsanmodninger – er vanskeliggjort af den særlige situation, ”hvor arbejdet med at bekæmpe covid-19 er en højt prioriteret opgave for ansatte i Statsministeriet. ” Denne særlige situation vurderes ”at have haft en negativ betydning for bl.a. sammenspillet mellem de konkrete sagsbehandlere i aktindsigtssager og sagsbehandlerne på de områder, som aktindsigterne vedrører”.

I redegørelserne af 9. marts og 22. april 2021 har Statsministeriet endvidere anført, at tallene for de første måneder af 2021 indikerer, at antallet af aktindsigtsanmodninger til ministeriet fortsat vil stige, og at ministeriet kan forvente at modtage ca. 500 aktindsigtssager i 2021, hvis ministeriet modtager det samme antal aktindsigtsanmodninger i resten af 2021, som ministeret hidtil har modtaget. Dette skal ses i sammenhæng med, at de 370 aktindsigtssager, som ministeriet modtog i 2020, allerede udgjorde en betydelig stigning i forhold til antallet af modtagne aktindsigtssager de forudgående år.

Det er Statsministeriets vurdering, at stigningen i antallet af aktindsigtssager fortsat vil kunne udgøre en udfordring i forhold til at nedbringe sagsbehandlingstiden.

4. Prioritering i afvikling af aktindsigtssagerne

Statsministeriet har i redegørelsen af 29. januar 2021 oplyst, at ministeriet – på grund af den meget store stigning i antallet af aktindsigtsanmodninger til ministeriet – i perioden fra den 12. oktober 2020 ikke har kunnet prioritere udelukkende at træffe afgørelse i de ældste aktindsigtssager først. Statsministeriet har også været nødt til at prioritere at træffe afgørelse i de mange nye aktindsigtssager.

Det er således Statsministeriets vurdering, at antallet af verserende aktindsigtssager ville have været betydelig højere, hvis ministeriet udelukkende havde prioriteret at træffe afgørelse i de ældste aktindsigtssager.

Statsministeriet har i sit seneste svar af 9. marts 2021 redegjort nærmere for ministeriets prioritering i afviklingen af ministeriets ældste aktindsigtssager sammenholdt med ministeriets øvrige sager. Statsministeriet har i den forbindelse oplyst, at ministeriet i forhold til nye aktindsigtsanmodninger har været opmærksom på at fremme sager, hvor de dokumenter eller oplysninger, der var anmodet om aktindsigt i, let kunne identificeres, og hvor dokumenterne eller oplysningerne ikke – eller kun i et begrænset omfang – gav anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser.

Endvidere har Statsministeriet været opmærksom på at træffe afgørelse i de nye aktindsigtssager, hvor ministeriet ikke kunne identificere de ønskede oplysninger, og hvor et afslag har kunnet danne grundlag for en konkretisering af aktindsigtsanmodningen.

Statsministeriet har ikke i øvrigt prioriteret særlige kategorier af sager frem for andre.

5. Personalemæssige tiltag

Statsministeriet har i redegørelsen af 29. januar 2021 oplyst om status for de personalemæssige tiltag, som ministeriet har iværksat med henblik på at styrke behandlingen af aktindsigtssager. Det fremgår af redegørelsen, at Statsministeriet fra den 18. januar 2021 og indtil slutningen af april 2021 har lånt en medarbejder fra Justitsministeriet, der har erfaring med behandling af aktindsigtsager.

I redegørelsen af 9. marts 2021 har Statsministeriet oplyst, at dette personalemæssige tiltag indtil videre har haft stor betydning for ministeriets behandling af aktindsigtssager, og at ministeriet således i perioden fra den 1. januar til den 26. februar 2021 har kunnet nedbringe antallet af verserende aktindsigtssager, jf. også ovenfor under pkt. 2.

I sin seneste redegørelse af 22. april 2021 har Statsministeriet oplyst, at medarbejderen fra Justitsministeriet har fået forlænget sin ansættelse i Statsministeriet til den 1. august 2021. Det er aftalt med Justitsministeriet, at Statsministeriet herefter kan indlåne en ny medarbejder til at bistå med behandlingen af Statsministeriets aktindsigtssager. Herudover har Statsministeriet besluttet, at Statsministeriets Juridiske Afdeling skal tilføres endnu et årsværk for at styrke behandlingen af aktindsigtssager.

Der er således tale om mere permanente personalemæssigt tiltag, der både skal bidrage til, at Statsministeriet hurtigst muligt kan nedbringe beholdningen af verserende aktindsigtssager, og styrke ministeriets behandling af aktindsigtssager på længere sigt.

Det er Statsministeriets vurdering, at de nævnte personalemæssige tiltag i betydelig grad vil styrke ministeriets behandling af aktindsigtssager.

6. Mine bemærkninger

6.1. Statsministeriets oplysninger viser, at ministeriet i løbet af 2020 og fortsat i starten af 2021 har haft store udfordringer med sagsbehandlingstiden ved ministeriets behandling af aktindsigtssager.

Sagsbehandlingstiderne har været betydeligt længere end før udbruddet af COVID-19. Der er således i løbet af 2020 sket en væsentlig stigning i den procentmæssige andel af afgjorte aktindsigtssager med en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage (svarende til omkring 2 måneder), jf. oplysningerne i tabellen ovenfor under pkt. 2.

Pr. 26. februar 2021 havde Statsministeriet forsat verserende aktindsigtssager fra foråret og sommeren 2020, som dermed havde en foreløbig sagsbehandlingstid, der var væsentligt længere end de sagsbehandlingstider, som er forudsat i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og miljøoplysningslovens § 4, stk. 3. Hertil kommer, at Statsministeriet også havde en række verserende sager tilbage fra efteråret 2020.

Efter min opfattelse er Statsministeriets oplysninger om de stigende sagsbehandlingstider og om ældre verserende sager bekymrende. Jeg gør i den forbindelse opmærksom på, at min undersøgelse vedrører den overordnede status for behandling af aktindsigtssager i ministeriet, og at jeg ikke har haft lejlighed til at foretage en nærmere gennemgang og vurdering af sagsbehandlingstiden i de enkelte sager.

Statsministeriet har anført, at udfordringerne i forhold til behandlingen af aktindsigtssager skyldes det stigende antal modtagne aktindsigtsanmodninger og indsatsen med at bekæmpe COVID-19.

Som jeg også tidligere har givet udtryk for i mine breve af 22. september og 21. oktober 2020, har jeg forståelse for, at der – som følge af indsatsen mod COVID-19 mv. – har været udfordringer i forhold til sædvanlige arbejdsgange. Det gælder i særdeleshed, når der som her samtidig er indtrådt en væsentlig stigning i antallet af aktindsigtsanmodninger.

Det er imidlertid et grundlæggende formål med offentlighedsloven at understøtte befolkningens informationsgrundlag og offentlighedens kontrol med den offentlige forvaltning, herunder mediernes formidling af information til offentligheden. Jeg henviser til offentlighedslovens § 1, stk. 1, betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, side 242 ff., FOB 2020-35 og FOB 2021-7.

En hurtig behandling af aktindsigtssager er en forudsætning for, at medierne har mulighed for løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager i den offentlige forvaltning. Hvis sager om aktindsigt ikke fremmes med den fornødne hurtighed, er der således risiko for, at de oplysninger, som journalister og andre får udleveret, er uaktuelle, og dermed risiko for, at formålet med offentlighedsloven forspildes. Det gælder ikke mindst, når aktindsigtsanmodningerne angår spørgsmål af væsentlig samfundsmæssig og sundhedsmæssig interesse, som det er tilfældet vedrørende oplysninger om indsatsen mod COVID-19 mv.

Det samme gør sig naturligvis også gældende i forhold til miljøoplysningsloven.

6.2. Selvom jeg som nævnt har forståelse for, at Statsministeriet har været ekstraordinært belastet i COVID-19 perioden, er det samtidig min opfattelse, at ministeriet på nuværende tidspunkt til en vis grad har haft mulighed for at imødegå udfordringer i forhold til sagsgange mv.

Jeg har derfor noteriet mig både de allerede iværksatte personalemæssige tiltag og ministeriets fremadrettede beslutninger om at forlænge ordningen med Justitsministeriet om udlån en af medarbejder og om at tilføre Statsministeriets Juridiske Afdeling et nyt årsværk for at styrke behandlingen af aktindsigtssagerne.

Jeg går i den forbindelse ud fra, at Statsministeriet fortsat vil være opmærksom på, om der er behov for eventuelle yderligere tiltag med henblik på at sikre, at fristerne for behandling af aktindsigtssager overholdes på ministeriets område.

Det, som Statsministeriet i øvrigt har anført om den nuværende prioritering i forhold til afviklingen af aktindsigtssager, giver mig på nuværende tidspunkt ikke anledning til bemærkninger. Jeg går i den forbindelse ud fra, at ministeriet fortsat vil prioritere hurtigst muligt at få afsluttet de verserende, herunder de ældste, sager fra 2020.

6.3. I lyset af oplysningerne om de aktuelle udfordringer og ministeriets overvejelser om eventuelle yderligere tiltag beder jeg om i oktober 2021 at modtage en ny redegørelse, hvori Statsministeriet beskriver den aktuelle status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet.

Herunder beder jeg om Statsministeriets bemærkninger til bl.a., om offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister overholdes på det tidspunkt.

Jeg beder endvidere om at få oplyst den foreløbige sagsbehandlingstid i arbejdsdage for hver verserende aktindsigtssag, som har en sagsbehandlingstid på 40 arbejdsdage eller mere.

Jeg beder om at modtage Statsministeriets redegørelse senest den 15. oktober 2021 under henvisning til mit sagsnr. 21/02049.

Der vil blive lagt en nyhed om sagen på min hjemmeside.

Med venlig hilsen