Klage over indholdet af en aktliste udleveret af Sundhedsministeriet i forbindelse med aktindsigt. Krav til indholdet af aktlister efter offentlighedslovens § 15, stk. 3.
Svar til journalist
6. maj 2021
Sag nr. 21/01936
Din klage over Sundhedsministeriet
1. Du har i en mail af 9. april 2021 med bilag klaget til mig over indholdet af en aktliste, som Sundhedsministeriet har udleveret til dig. Du har den 15. april 2021 sendt yderligere bilag i sagen.
Efter at jeg har gennemgået din klage med bilag, har jeg besluttet ikke at indlede en nærmere undersøgelse. Jeg foretager mig derfor ikke mere. Jeg henviser til § 16, stk. 1, i lov om Folketingets Ombudsmand (lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013). Det fremgår af denne bestemmelse, at ombudsmanden selv afgør, om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.
Nedenfor kan du læse nærmere om, hvad jeg har lagt vægt på ved min beslutning om ikke at indlede en undersøgelse.
2. Det fremgår af det materiale, du har sendt til mig, at du den 12. februar 2021 anmodede Sundhedsministeriet om aktindsigt i ”indkaldelsen til og referatet af møde, som blev afholdt den 5. januar 2021 i Testcenter Danmark med deltagelse af blandt andre Danske Regioner, hvor der bl.a. blev drøftet udrulning af lyntest. ” Du bad endvidere om aktindsigt i eventuelle bilag til mødeindkaldelsen eller referatet.
Det fremgår, at ministeriet ved en afgørelse af 31. marts 2021 imødekom din aktindsigtsanmodning fuldt ud. Ministeriet gav dig aktindsigt i fire dokumenter (inkl. bilag til ét af dokumenterne) på ministeriets sagsnr. 2100150 (”COVID-19: Ibrugtagning af hurtigtest bl.a. plejehjem”). Ministeriet vedlagde desuden aktlisten for sagen.
Du skrev efterfølgende den 6. april 2021 til Sundhedsministeriet og påpegede, at der efter din opfattelse manglede oplysninger på aktlisten. Du bad i den forbindelse om at modtage en aktliste, hvorpå der var anført dokumentparter.
Sundhedsministeriet oplyste i en mail af 7. april 2021, at ministeriets aktliste ikke indeholdt en angivelse af dokumentparter, og at ministeriet derfor måtte meddele dig afslag på at fremsende en ny aktliste. Ministeriet skrev bl.a. følgende: ”Det følger endvidere af bemærkningerne fra den kommenterede offentlighedslov, at det ikke er et krav efter § 15, stk. 3, at aktlisten vedrørende sagens dokumenter, der udtrækkes fra journalsystemet skal indeholde oplysninger om sagens parter, herunder hvilke myndigheder, virksomheder mv. der er afsender eller modtager af et dokument. ”
Den 8. april 2021 skrev du bl.a. følgende til Sundhedsministeriet: ”[U]anset der ikke er krav om, at en aktliste skal indeholde oplysninger om sagens parter, så skal aktlisten udleveres som den er, og hvis oplysninger skal undtages, så skal der være en særlig grund til det. ” Du anførte endvidere følgende: ”At aktlisten skal udleveres i aktindsigt er blandt andet begrundet i, at jeg som journalist kan skabe mig et overblik over sagens behandling hos jer samt kontrollere, om jeg har fået alle relevante dokumenter (jf. Betænkning om Offentlighedsloven, kapitel 9.1). Dette giver bedst mening, hvis det er muligt for mig, at se dokumenternes parter, hvilket yderligere begrunder at disse skal udleveres. ”
Sundhedsministeriet skrev herefter i en mail af samme dag bl.a. følgende: ”[B]egrundelsen for at ministeriet ikke fremsender en ny aktliste indeholdende dokumentparter er fordi at dokumentparter simpelthen ikke eksisterer på aktlisten. Den udleverede aktliste indeholder alene oplysninger om dokumentparter, hvis der er registreret en part på dokumentet, når det journaliseres. ”
3. Det anførte af ministeriet om § 15, stk. 3, i offentlighedsloven (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020) følger af Mohammad Ashan, Offentlighedsloven med kommentarer, 2. udgave (2020), s. 364 f.
Derudover kan jeg oplyse, at der i betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, kapitel 25, pkt. 3.7.2, s. 881 f., anføres bl.a. følgende:
”Det er kommissionens opfattelse, at hensynet til den funktion, journalsystemet (og journaliseringen) skal udfylde – i øvrigt sammenholdt med hensynet til myndighedernes ressourceforbrug – ikke kan begrunde, at der bør gælde et vidtgående krav til, hvilke ”dokumentoplysninger” der skal indføres i journalsystemet. Det må således blot kræves, at journalindførslen sker på en sådan måde, at det (efterfølgende) er muligt at identificere dokumentet, og hvilken sag dokumentet vedrører. […]”
I forarbejderne til bestemmelsen i § 15, stk. 3 (lovforslag nr. LF 144 af 7. februar 2013), er der anført bl.a. følgende:
Justitsministeriet [finder] ikke, at der i offentlighedsloven bør fastsættes nærmere krav til, hvordan myndighedens journaler skal føres eller den nærmere indretning af journalsystemer, eller hvilke oplysninger der skal fremgå om det enkelte dokument ud over, at systemet skal indeholde de oplysninger, der bl.a. er nødvendige for, at systemet kan identificere dokumenter samt bevare dokumenter. Der bør således alene stilles krav om, at journalsystemet er indrettet således, at det indeholder oplysninger om datoen for det journaliserede dokuments modtagelse eller afsendelse samt en kort, tematisk angivelse af dokumentets indhold. ”
4. Efter at jeg har gennemgået din klage med bilag, har jeg på det foreliggende grundlag besluttet ikke at foretage mig mere. Jeg har i den forbindelse lagt vægt på, at jeg ikke mener, at jeg ved at indlede en undersøgelse vil kunne hjælpe dig med at få yderligere aktindsigt i det pågældende dokument.
Du har mulighed for at bede Sundhedsministeriet om at oplyse, hvilke parter der er omfattet af de enkelte dokumenter, som fremgår af aktlisten, ligesom du har mulighed for at søge om aktindsigt i de dokumenter, der fremgår af aktlisten.
Jeg sender dig en vejledning om behandling af personoplysninger hos ombudsmanden.
Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af din klage.
Med venlig hilsen
Kopi til:
Sundhedsministeriet