Udenrigsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt i 2021. Sag nr. 21/05174
Udenrigsministeriet
Asiatisk Plads 2
1148 København K
14. marts 2022
Sag nr. 21/05174
Udenrigsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt
1. Indledning
Ved et brev af 20. januar 2022 bad jeg Udenrigsministeriet om at oplyse mig den overordnede status for ministeriets behandling af aktindsigtssager. Jeg bad endvidere om ministeriets bemærkninger til, om ministeriet i disse sager overholder offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister.
Udenrigsministeriet har i en udtalelse af 10. februar 2022 redegjort for sagsbehandlingstiden for aktindsigtsanmodninger for hvert kvartal i 2021 samt for sagsbehandlingstiden i 2019 og 2020.
Det fremgår, at der helt overvejende er tale om aktindsigtssager afgjort efter offentlighedsloven. Herudover omfatter statistikken enkelte sager afgjort efter miljøoplysningsloven og et meget lille antal sager afgjort efter forvaltningsloven.
2. Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid
2.1. Afsluttede sager
Det fremgår af Udenrigsministeriets udtalelse, at ministeriet modtog 415 anmodninger om aktindsigt i 2019, 450 anmodninger i 2020 og 596 anmodninger i 2021.
Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var 18 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 2019, 16 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 2020 og 28 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 2021.
Andelen af sager, der blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage, var ca. 38 pct. i 2019, ca. 40 pct. i 2020 og ca. 31 pct. i 2021.
Andelen af sager, der havde en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage, var ca. 10 pct. i 2019, ca. 8 pct. i 2020 og ca. 18 pct. i 2021.
For 2021 er sagsbehandlingstid mv. som nævnt også opgjort for de enkelte kvartaler. Af udtalelsen fremgår det, at Udenrigsministeriet modtog 174 anmodninger i 1. kvartal 2021, 145 anmodninger i 2. kvartal 2021, 162 anmodninger i 3. kvartal 2021 og 115 anmodninger i 4. kvartal 2021.
Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var 19 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 1. kvartal, 24 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 2. kvartal, 40 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 3. kvartal og 28 arbejdsdage for anmodninger modtaget i 4. kvartal.
Andelen af sager, der blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage, var ca. 41 pct. i 1. kvartal 2021, ca. 35 pct. i 2. kvartal 2021, ca. 23 pct. i 3. kvartal 2021 og ca. 21 pct. i 4. kvartal 2021.
Andelen af sager, der havde en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage, var 9 pct. i 1. kvartal, 16 pct. i 2. kvartal, 32 pct. i 3. kvartal og 15 pct. i 4. kvartal.
9,6 pct. af de aktindsigtsanmodninger, som ministeriet modtog i 2021, var relateret til evakueringen fra Afghanistan.
2.2. Verserende sager
Udenrigsministeriet har oplyst, at ministeriet pr. 9. februar 2022 havde 32 verserende aktindsigtssager modtaget i 2021.
17 af de verserende sager fra 2021 er relateret til evakueringen fra Afghanistan. Ministeriet har oplyst, at sagsbehandlingsfristen i offentlighedsloven er overskredet i disse sager, og at de er modtaget i perioden fra juli til oktober 2021. Sagerne forventedes i alt væsentligt afsluttet inden udgangen af februar 2022.
De resterende 15 verserende sager fra 2021 vedrører andet end evakueringen fra Afghanistan. Ministeriet har oplyst, at sagsbehandlingsfristen i offentlighedsloven også er overskredet i disse sager, at den foreløbige sagsbehandlingstid for en stor del af sagernes vedkommende er på over 40 arbejdsdage, og at visse sager er betydeligt ældre. Sagerne forventedes i alt væsentligt at være afsluttet inden udgangen af april 2022.
Udenrigsministeriet har herudover oplyst, at ministeriet pr. 9. februar 2022 havde 29 verserende aktindsigtssager modtaget i 2022.
3. Udenrigsministeriets bemærkninger
3.1. Udfordringer i forhold til sagsbehandlingstiden
Udenrigsministeriet er opmærksom på, at ministeriets generelle sagsbehandlingstid i aktindsigtssager er steget betydeligt i 2021 i forhold til de foregående år.
Ministeriet har anført, at den væsentligste årsag til stigningen i sagsbehandlingstiden er den helt ekstraordinære situation i forbindelse med evakueringen fra Afghanistan i sensommeren 2021, som i flere sammenhænge har haft betydelige konsekvenser for ministeriets arbejde og ressourcesituation.
Situationen i Afghanistan resulterede således i et journaliseringsefterslæb i visse enheder i ministeriet, på ambassaden i Kabul og på ambassaden i Islamabad, bl.a. som følge af lukningen af ambassaden i Kabul, ekstraordinært arbejdspres på ambassaden i Islamabad og modtagelsen af et stort antal henvendelser om hjælp til evakuering.
Den ekstraordinære situation har også medført udfordringer i den interne koordinering ved behandlingen af aktindsigtsanmodninger – navnlig som følge af den særlige arbejdssituation med ad hoc-ændringer i ministeriets organisation, ambassadelukning og et meget stort arbejdspres i centrale fagenheder og på repræsentationer i forbindelse med evakueringen.
Udenrigsministeriet har tilføjet, at ministeriet på grund af evakueringens samfundsinteresse ikke har afvist aktindsigtsanmodninger under henvisning til ressourcehensyn.
Herudover har Udenrigsministeriet bemærket, at ministeriet i 2021 har modtaget væsentligt flere aktindsigtsanmodninger og markant flere aktindsigtsrelaterede høringer fra andre myndigheder sammenlignet med de foregående år. Sagerne om aktindsigt er typisk ressourcekrævende at behandle, da der ofte er behov for inddragelse af interne og eksterne parter i forbindelse med identifikation af materiale samt vurdering af de hensyn, der eventuelt kan begrunde undtagelser fra retten til aktindsigt.
3.2. Tiltag til forbedring af sagsbehandlingstiden
Udenrigsministeriet har anført, at ministeriet generelt er opmærksom på vigtigheden af at overholde sagsbehandlingsfristerne i offentlighedsloven, og at ministeriet således i 2016 har centraliseret behandlingen af aktindsigtssager i et særligt kontor bl.a. for at sikre dette. Dette kontor har orienteret internt i ministeriet om vigtigheden af at sikre løbende og korrekt journalisering, ligesom kontoret i en periode i efteråret 2021 har bistået med journalisering for andre kontorer.
I kontoret er der oprettet et særligt Afghanistan-team til behandling af aktindsigter og høringer om evakueringen fra Afghanistan, og kontoret er blevet styrket med bl.a. et fuldt juristårsværk samt midlertidigt indlån af en jurist fra et andet kontor.
Udenrigsministeriet vurderer, at ministeriets statistik for afgjorte aktindsigtssager i 2021 vil udvikle sig i yderligere negativ retning, når ministeriet træffer afgørelse i de verserende aktindsigtssager, men vurderer det samtidig realistisk, at ministeriet i løbet af de kommende måneder vil få nedbragt sagsbehandlingstiden til et niveau som i foregående år.
4. Min vurdering
Jeg kan konstatere, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for ministeriets aktindsigtssager er steget fra 16 arbejdsdage i 2020 til 28 arbejdsdage i 2021. Samtidig er andelen af sager, der blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage, faldet fra ca. 40 pct. i 2020 til ca. 31 pct. i 2021, mens den andel af sagerne, der havde en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage, er steget fra ca. 8 pct. i 2020 til ca. 18 pct. i 2021.
De største udfordringer ses i 2. halvår 2021. I 3. kvartal var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid 40 arbejdsdage, og i 4. kvartal blev kun omkring en femtedel (21 pct.) af sagerne færdigbehandlet inden for 7 arbejdsdage.
Herudover fremgår det, at en række verserende aktindsigtssager pr. 9. februar 2021 havde en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage, og at visse af sagerne var betydeligt ældre.
Jeg har ikke foretaget en gennemgang af de enkelte sager, men selv under forudsætning af, at Udenrigsministeriets sager om aktindsigt ofte er ressourcekrævende at behandle, er det min opfattelse, at ministeriets sagsbehandlingstider i 2021 må anses for lange og vanskeligt forenelige med de frister, der er forudsat i offentlighedsloven. Det finder jeg meget beklageligt.
Jeg har forståelse for, at der i sensommeren 2021 har været en særlig situation i forbindelse med evakueringen fra Afghanistan, som bl.a. medførte et omfattende journaliseringsefterslæb, ændringer i ministeriets organisation og et stort arbejdspres.
En hurtig behandling af aktindsigtssager er imidlertid en grundlæggende forudsætning for, at medierne har mulighed for løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager i den offentlige forvaltning. Det gør sig også gældende i forhold til og under situationer som evakueringen fra Afghanistan.
Udenrigsministeriet har som nævnt anført, at man er opmærksom på vigtigheden heraf, og har således også iværksat forskellige tiltag for at nedbringe sagsbehandlingstiden, herunder ved prioritering af arbejdet med journalisering efter ambassadelukning mv., etablering af et særligt Afghanistan-team til behandling af aktindsigter på området samt tilførsel af personaleressourcer. Der ses desuden en vis forbedring af sagsbehandlingstiderne i slutningen af 2021. Udenrigsministeriet forventer, at ministeriets statistik for afgjorte aktindsigtssager vil udvikle sig i yderligere negativ retning, når ministeriet træffer afgørelse i de verserende aktindsigtssager, men også at sagsbehandlingstiden i løbet af de kommende måneder forventes nedbragt betydeligt.
Jeg har på den angivne baggrund besluttet fortsat at følge udviklingen i sagsbehandlingstiden.
5. Opfølgning
Jeg beder Udenrigsministeriet om en ny status for behandlingen af aktindsigtssager efter 1. halvår 2022.
Jeg beder i den forbindelse om at modtage en ny oversigt over den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i de aktindsigtssager efter offentlighedsloven og eventuelt miljøoplysningsloven, som ministeriet har afsluttet i perioden fra den 1. januar til den 30. juni 2022. Jeg beder ministeriet om at opgøre sagsbehandlingstiden både samlet og særskilt for henholdsvis 1. og 2. kvartal samt særskilt for sager omfattet af henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.
Jeg beder samtidig om at modtage Udenrigsministeriets bemærkninger til, om fristerne i de nævnte love overholdes.
Herudover beder jeg Udenrigsministeriet om en opgørelse over ministeriets verserende aktindsigtssager opgjort pr. 30. juni 2022.
Jeg beder i den forbindelse også om at få oplyst den foreløbige sagsbehandlingstid for de verserende aktindsigtssager med en liggetid på 40 arbejdsdage eller mere.
Hvis Udenrigsministeriet planlægger at iværksætte yderligere tiltag med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager, beder jeg ministeriet om at redegøre nærmere herfor.
Jeg beder om at modtage oplysningerne inden udgangen af august 2022.
Udenrigsministeriet bedes i svaret henvise til mit j.nr. 22/01292.
Med venlig hilsen
