Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i klagesager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2021. Sag nr. 21/03294

Nævnenes Hus

Toldboden 2

8800 Viborg

18. april 2022

Sag nr. 21/03294

Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i klagesager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven

1. Indledning

Miljø- og Fødevareklagenævnet har ved brev af 28. februar 2022 med bilag sendt mig en status for nævnets behandling af klagesager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2021.

Miljø- og Fødevareklagenævnets udtalelse skal ses i sammenhæng med nævnets tidligere udtalelser til mig af 14. november 2019 og 25. februar 2021.

I brevet af 25. februar 2021 redegjorde Miljø- og Fødevareklagenævnet for den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i nævnets aktindsigtssager i 2020. Redegørelsen viste, at sagsbehandlingstiden var nedbragt i forhold til de foregående år. Nævnet havde dog fortsat udfordringer med behandlingen af klagesagerne, og sagsbehandlingstiderne havde i en række af sagerne været meget lange.

På den baggrund bad jeg i et brev af 29. juni 2021 Miljø- og Fødevareklagenævnet om inden udgangen af februar 2022 at give en status for 2021 vedrørende nævnets sagsbehandlingstider i aktindsigtsklagesager.

2. Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i 2021

2.1. Klagesager afgjort efter offentlighedsloven

Det fremgår af Miljø- og Fødevareklagenævnets udtalelse af 28. februar 2022, at nævnet i 2021 afsluttede i alt tre klagesager efter offentlighedsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var ca. 240 arbejdsdage mod ca. 102 arbejdsdage i 2020.

Sagerne blev afsluttet med en sagsbehandlingstid på henholdsvis 68, 235 og 418 arbejdsdage, jf. bilag 1 til nævnets udtalelse. De to klagesager med den længste sagsbehandlingstid vedrørte Vordingborg Forsyning. Nævnet har i sine udtalelser af 25. februar 2021 og 28. februar 2022 oplyst, at Vordingborg Forsyning i en længere periode ikke ønskede at medvirke til at oplyse sagerne ved at fremsende dokumenter undtaget fra aktindsigt.

2.2. Klagesager afgjort efter miljøoplysningsloven

Med hensyn til klagesager efter miljøoplysningsloven afsluttede Miljø- og Fødevareklagenævnet i 2021 i alt 28 sager. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var ca. 109 arbejdsdage mod ca. 101 arbejdsdage i 2020.

12 af sagerne havde en sagsbehandlingstid på mere end 100 arbejdsdage, og tre af disse havde en sagsbehandlingstid på mere end 200 arbejdsdage (henholdsvis 232, 232 og 418 arbejdsdage, jf. bilag 1 til nævnets udtalelse). De tre sager med den længste sagsbehandlingstid vedrørte Vordingborg Forsyning.

Miljø- og Fødevareklagenævnet har herudover oplyst, at opgørelsen omfatter tre klager, der blev indgivet i oktober 2018, og hvor der først blev truffet afgørelse i juni 2021. Disse klager indgik som klagepunkter i en fredningssag, og nævnet var uheldigvis ikke opmærksom på klagepunkterne vedrørende aktindsigt. Sagsbehandlingstiden i en af sagerne er opgjort til 30 arbejdsdage og i de to andre sager til 32 arbejdsdage, idet nævnet først har anset klagerne for modtaget på det tidspunkt, hvor nævnet blev opmærksom på dem og havde fået bekræftet, at der også var tale om klager over afslag på aktindsigt.

2.3. Øvrige klagesager

Ud over klagesagerne efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven har Miljø- og Fødevareklagenævnet afsluttet 21 klagesager uden lovvalg. Disse sager er enten afsluttet uden en afgørelse, fordi klagen eksempelvis blev trukket tilbage, eller uden at der i afgørelsen er taget stilling til lovvalget, fordi klagen eksempelvis blev afvist på grund af manglende kompetence.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var ca. 69 arbejdsdage i 2021 mod ca. 83 arbejdsdage i 2020.

2.4. Verserende klagesager

Miljø- og Fødevareklagenævnet havde pr. 31. december 2021 i alt 22 verserende aktindsigtsklagesager med en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 100 arbejdsdage.

Af bilag 2 til nævnets udtalelse fremgår det, at to af klagesagerne pr. 31. december 2021 havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 204 arbejdsdage. Begge disse sager vedrørte Vordingborg Forsyning.

Nævnet har oplyst, at der pr. 3. februar 2022 er truffet afgørelse i fem af de sager, der verserede pr. 31. december 2021, herunder de to sidstnævnte sager om Vordingborg Forsyning.

3. Miljø- og Fødevareklagenævnets bemærkninger

3.1. Udfordringer i forhold til sagsbehandlingstiden

Miljø- og Fødevareklagenævnet har bemærket, at klagesagerne meget ofte ikke er tilstrækkeligt oplyst, når nævnet modtager dem, f.eks. fordi førsteinstansen undlader at medsende de akter, der er undtaget fra aktindsigt. Der bliver derfor i størstedelen af klagesagerne iværksat høringsprocesser for at sikre, at nævnet kan træffe afgørelse på et tilstrækkeligt oplyst grundlag. Høringsprocessen tager typisk ca. en måned og i nogle sager væsentligt mere.

Miljø- og Fødevareklagenævnet har endvidere bemærket, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afsluttede klagesager i 2021 skal ses i lyset af, at nævnet har afsluttet en række ældre sager, herunder to sager fra 2019 vedrørende Vordingborg Forsyning, der hver havde en sagsbehandlingstid på 418 arbejdsdage, jf. pkt. 2.1 og 2.2 ovenfor.

3.2. Tiltag til forbedring af sagsbehandlingstiden

Miljø- og Fødevareklagenævnet har oplyst, at nævnet (og Nævnenes Hus som helhed) i 2021 fortsat har haft fokus på arbejdet med at nedbringe beholdningen af gamle sager og sagsbehandlingstiden i aktindsigtsklagesager.

I forhold til udfordringerne med at få nævnets klagesager tilstrækkeligt oplyst er der indført en forbedret screeningsproces med henblik på at indhente nødvendige dokumenter fra førsteinstanser hurtigst muligt efter modtagelsen af en klage.

Særligt i forhold til de kommunale forsyningsselskaber er der desuden aftalt en proces mellem nævnet og relevante ministerier til håndtering af sager, hvor der måtte være problemer med at indhente dokumenter fra forsyningsselskaberne. Ifølge nævnet har det endnu ikke været nødvendigt at anvende den aftalte proces.

Miljø- og Fødevareklagenævnet vil i 2022 fortsat fokusere på udfordringerne med at få klagesagerne tilstrækkeligt oplyst med henblik på løbende at sikre den fornødne fremdrift i klagesagerne. Herudover har Nævnenes Hus fortsat fokus på kompetenceudvikling af medarbejdere.

Der tilføres yderligere faste ressourcer til behandlingen af aktindsigtsklagesager, ligesom der er igangsat en særlig indsats, hvor der over en tre måneders periode tilføres ressourcer med erfaring fra andre relevante områder.

Det er Miljø- og Fødevareklagenævnets forventning, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid som følge af den særlige indsats og de yderligere ressourcer vil falde til og vil kunne fastholdes på under to måneder, fra sagerne er oplyste, og fire måneder totalt.

4. Min vurdering

Miljø- og Fødevareklagenævnets gennemsnitlige sagsbehandlingstid i klagesager afgjort efter offentlighedsloven er steget markant – fra ca. 102 arbejdsdage i 2020 til ca. 240 arbejdsdage i 2021. Der er tale om et lille sagsantal på tre sager i alt, men ingen af de tre sager blev behandlet inden for den frist på 20 arbejdsdage, der er offentlighedslovens udgangspunkt (jf. lovens § 37, stk. 3). I to af sagerne var sagsbehandlingstiderne endog meget lange (henholdsvis 235 og 418 arbejdsdage).

Der har været en mindre stigning i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i klagesager afgjort efter miljøoplysningsloven – fra ca. 101 arbejdsdage i 2020 til ca. 109 arbejdsdage i 2021. 12 af de i alt 28 sager efter miljøoplysningsloven har haft en sagsbehandlingstid på over 100 arbejdsdage, og tre af disse har haft en betydeligt længere sagsbehandlingstid end gennemsnittet (henholdsvis 232, 232 og 418 arbejdsdage).

Hertil kommer, at tre af de 28 sager efter miljøoplysningsloven, som jeg forstår det, er blevet overset af Miljø- og Fødevareklagenævnet i en længere periode – fra modtagelsen af klagerne i oktober 2018 og frem til maj 2021. Disse sager er registreret med en sagsbehandlingstid på henholdsvis 30 og 32 arbejdsdage, fordi nævnet har valgt først at betragte klagerne som modtaget på det tidspunkt, hvor nævnet blev opmærksom på sagerne og havde fået bekræftet, at der var tale om klager over afslag på aktindsigt – dvs. ca. 2½ år efter det reelle klagetidspunkt.

Hvis sagsbehandlingstiden i de nævnte tre sager i stedet blev vurderet fra det tidspunkt, hvor sagerne var modtaget i nævnet, ville den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i sagerne efter miljøoplysningsloven således have været betydeligt højere end oplyst. Endvidere ville mere end halvdelen af klagesagerne efter miljøoplysningsloven (15 af de 28 sager) i realiteten have haft en sagsbehandlingstid på mere end 100 dage.

Derudover havde Miljø- og Fødevareklagenævnet 22 verserende klagesager pr. 31. december 2021 med en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 100 arbejdsdage, herunder to sager med en foreløbig sagsbehandlingstid på over 200 arbejdsdage.

Jeg er opmærksom på, at Miljø- og Fødevareklagenævnet i 2021 og begyndelsen af 2022 har afsluttet en række klagesager vedrørende forsyningsselskabet Vordingborg Forsyning, som efter det oplyste ikke tidligere har ønsket at samarbejde om sagernes oplysning, hvilket har påvirket den gennemsnitlige sagsbehandlingstid negativt. Sagerne vedrørende det pågældende forsyningsselskab tegner sig således for de to ældste klagesager efter offentlighedsloven, de tre ældste klagesager efter miljøoplysningsloven (bortset fra de oversete sager, jf. ovenfor) og de to ældste klagesager, der var verserende pr. 31. december 2021.

Som jeg tidligere har bemærket, er det imidlertid Miljø- og Fødevareklagenævnets ansvar at sikre den fornødne fremdrift i sagerne – også i tilfælde, hvor der opleves udfordringer som de beskrevne.

Jeg har i den forbindelse noteret mig, at der i 2021 er aftalt en særlig procedure mellem Miljø- og Fødevareklagenævnet og relevante ministerier for håndtering af sager, hvor der måtte være problemer med indhentelse af dokumenter fra kommunale forsyningsselskaber. Jeg kan imidlertid forstå, at der ikke har været anledning til at gøre brug af proceduren.

Jeg har ikke foretaget en nærmere gennemgang af de enkelte sager, men efter min opfattelse må Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i klagesagerne efter offentlighedsloven – på gennemsnitligt 240 arbejdsdage og helt op til 418 arbejdsdage i en konkret sag – anses for uforenelige med denne lovs frister for klageinstansers sagsbehandling.

Selv om miljøoplysningsloven og den tidligere offentlighedslov ikke indeholder frister for behandlingen af klagesager, mener jeg desuden – som jeg også har nævnt i mine breve af 8. juni 2020 og 29. juni 2021 – at det må indgå i vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid, at miljøoplysningsloven fastsætter en ubetinget frist på to måneder for førsteinstansens behandling af en anmodning om aktindsigt, jf. lovens § 4, stk. 3. Det må ligeledes indgå, at forarbejderne til den nye offentlighedslov – og de grundlæggende hensyn bag selve offentlighedsordningen – forudsætter, at bl.a. klagesager om aktindsigt behandles med en vis hurtighed.

På den baggrund er det min opfattelse, at Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i sager efter miljøoplysningsloven – på gennemsnitligt 109 arbejdsdage (eller længere, jf. ovenfor) og helt op til 418 arbejdsdage i en konkret sag – også må anses for uforenelige med forudsætningerne for sagsbehandlingen i sådanne sager.

Hertil kommer, at Miljø- og Fødevareklagenævnets verserende aktindsigtssager pr. 31. december 2021 havde en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 100 arbejdsdage. I hvert fald en del af disse sager vil således blive afsluttet med en sagsbehandlingstid, der ligeledes må anses for uforenelig med forudsætningerne i de ovenfor nævnte love.

Overordnet set finder jeg, at Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i 2021 har været alt for lange. Det finder jeg meget beklageligt.

Jeg har noteret mig, at Miljø- og Fødevareklagenævnet i løbet af 2022 vil have et særligt fokus på aktindsigtsklagesager, og at der vil blive tilført ressourcer til behandlingen af nævnets klagesager, jf. pkt. 3 ovenfor.

Miljø- og Fødevareklagenævnet forventer således, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid som følge af de beskrevne tiltag vil falde til og vil kunne fastholdes på under to måneder, fra sagerne er oplyste, og fire måneder totalt.

Jeg går ud fra, at Miljø- og Fødevareklagenævnet løbende vil vurdere, om disse gennemsnitlige sagsbehandlingstider er tilfredsstillende henset til 20-dages fristen i offentlighedsloven og forudsætningerne om en vis hurtighed i sagsbehandlingen efter miljøoplysningsloven.

I lyset af det anførte ovenfor har jeg besluttet fortsat at følge med i Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i de aktindsigtssager, hvor nævnet træffer afgørelse som klageinstans.

5. Opfølgning

Jeg beder Miljø- og Fødevareklagenævnet om en ny status for behandlingen af nævnets aktindsigtsklagesager for 2022.

Jeg beder endvidere om at modtage oversigter over aktindsigtsklagesagerne opgjort på samme måde som tallene for 2021.

Jeg beder om at modtage Miljø- og Fødevareklagenævnets svar inden udgangen af februar 2023 under henvisning til mit j.nr. 22/01574.

Med venlig hilsen