Status for Statsministeriets sagsbehandlingstider i aktindsigtssager i foråret 2022. Sag nr. 21/02049
Statsministeriet
Christiansborg
Prins Jørgens Gård 11
1218 København K
23. maj 2022
Sag nr. 21/02049
Statsministeriets sagsbehandlingstid i aktindsigtssager (sagsnr. 2020-15099)
Statsministeriet har ved brev af 20. april 2022 sendt mig en status for ministeriets behandling af sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. Jeg har i forlængelse heraf modtaget en supplerende udtalelse af 10. maj 2022.
De modtagne udtalelser skal ses i forlængelse af Statsministeriets tidligere underretninger om sagsbehandlingstiden i 2020 og 2021 i ministeriets aktindsigtssager og mit brev af 7. december 2021, hvor jeg på baggrund af ministeriets oplysninger af 15. oktober 2021 om udviklingen i sagsbehandlingstiden i 1.-3. kvartal 2021 og ministeriets målsætning for at nedbringe antallet af verserende aktindsigtssager i løbet af 4. kvartal 2021 og 1. kvartal 2022 bad Statsministeriet om senest den 20. april 2022 at modtage en ny redegørelse om status for behandlingen af aktindsigtssager i ministeriet.
2. Statsministeriets sagsbehandlingstider
2.1. Afsluttede sager
Det fremgår af Statsministeriets udtalelse af 20. april 2022, at ministeriet i 2021 modtog 502 anmodninger om aktindsigt og traf afgørelse i 530 sager efter offentlighedsloven. Til sammenligning afsluttede ministeriet henholdsvis 268 og 177 aktindsigtssager efter offentlighedsloven i 2020 og 2019.
37 pct. af de afsluttede sager efter offentlighedsloven blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage i 2021. Den tilsvarende andel for sager afsluttet i 2020 var på 66 pct. og i 2019 på 88 pct.
28 pct. af de afgjorte sager efter offentlighedsloven blev afsluttet med en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage i 2021. Den tilsvarende andel for sager afsluttet i 2020 var på 9 pct. og i 2019 på 0 pct.
Ministeriet har i en supplerende udtalelse af 10. maj 2022 oplyst, at Statsministeriet i 2021 afgjorde fire sager efter miljøoplysningsloven. En af sagerne blev behandlet inden for 10 dage, og de tre øvrige sager havde en sagsbehandlingstid på mere end 2 måneder. Derudover afgjorde ministeriet én sag i 2021 efter 1985-offentlighedsloven. Denne sag havde en sagsbehandlingstid på 86 dage.
Statsministeriets udtalelse af 20. april 2022 indeholder også oplysninger om status for ministeriets sagsbehandlingstider i 1. kvartal 2022. Det fremgår, at ministeriet i denne periode modtog 118 aktindsigtsanmodninger og traf afgørelse i 152 sager efter offentlighedsloven. 35 pct. af de afsluttede sager blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage, og 30 pct. blev afsluttet med en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage. I forhold til sager, der var både modtaget og afsluttet i 1. kvartal 2022, blev 57 pct. afgjort inden for 7 arbejdsdage, og 1 pct. af sagerne (svarende til én sag) havde en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage.
2.2. Verserende sager
Statsministeriet har i udtalelsen af 20. april 2022 oplyst, at ministeriet pr. 5. april 2022 havde 31 verserende aktindsigtssager. Til sammenligning havde ministeriet 34 verserende sager pr. 15. oktober 2021 og 70 verserende sager pr. 26. februar 2021.
Ifølge Statsministeriet var sagsbehandlingstiden i de 31 verserende sager pr. 5. april 2022 overskredet i 17 af sagerne. To af disse sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage (henholdsvis 55 og 75 arbejdsdage). Det fremgår desuden, at Statsministeriet har afsluttet samtlige aktindsigtssager, der ved ministeriets brev til ombudsmanden af 15. oktober 2021 havde en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage.
3. Statsministeriets bemærkninger
Statsministeriet har anført, at ministeriet havde forventet at modtage et stort antal aktindsigtsanmodninger i 2021, men at et pludselig meget stort antal anmodninger inden for en kort periode efter ministeriets udtalelse af 15. oktober 2021 til mig udfordrede ministeriets målsætning for behandling af aktindsigtssager.
Med henvisning til status pr. 5. april 2022 har Statsministeriet anført, at ministeriets sagsbehandlingstider fortsat ikke er tilfredsstillende. Ministeriet finder det navnlig beklageligt, at ministeriet har verserende aktindsigtssager med en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage.
Statsministeriet har bemærket, at ministeriet i 1. kvartal 2022 har bragt antallet af verserende sager tilbage på det niveau, som ministeriet lå på i oktober 2021 før den markante stigning i antallet af sager, samtidig med at ministeriet har afsluttet behandlingen af ministeriets ældste aktindsigtssager.
Statsministeriet vil fortsat arbejde for at bringe ministeriets sagsbehandlingstid tilbage på et tilfredsstillende niveau, og det er ministeriets målsætning, at sagsbehandlingstiden gradvist skal forbedres i 2. og 3. kvartal 2022, så sagsbehandlingstiden kommer på et tilfredsstillende niveau ved begyndelsen af 4. kvartal 2022. I 2. kvartal 2022 vil ministeriet navnlig prioritere at afslutte de ældste verserende aktindsigtssager.
Statsministeriet vil fortsat nøje følge udviklingen i antallet af indkomne aktindsigtssager og ministeriets sagsbehandlingstid, således at ministeriet kan iværksætte eventuelle nye tiltag, hvis sagsbehandlingstiden udvikler sig i den forkerte retning, eller antallet af aktindsigtssager stiger over en længere periode.
Statsministeriet har afslutningsvis anført, at ministeriet har indrettet sig efter også fremover at skulle behandle et langt større antal aktindsigtssager end før udbruddet af COVID-19. Ministeriet forventer derfor indtil videre at opretholde det nuværende antal årsværk i Statsministeriets Juridiske Afdeling til behandling af aktindsigtssager.
4. Min vurdering
Statsministeriets oplysninger viser, at ministeriet i løbet af 2021 og fortsat i starten af 2022 har haft store udfordringer med sagsbehandlingstiden ved ministeriets behandling af aktindsigtssager.
Således er andelen af sager efter offentlighedsloven, der er færdigbehandlet inden for 7 arbejdsdage, faldet fra 88 pct. i 2019 og 66 pct. i 2020 til 37 pct. i 2021. Derudover er andelen af sager, der er afsluttet efter mere end 40 arbejdsdage, steget fra 0 pct. i 2019 og 9 pct. i 2020 til 28 pct. i 2021.
Jeg har ikke foretaget en gennemgang af de enkelte sager, men selv hvis det lægges til grund, at Statsministeriets sager om aktindsigt ofte er ressourcekrævende at behandle, er det min opfattelse, at ministeriets sagsbehandlingstider i 2021 må anses for vanskeligt forenelige med de frister, der er forudsat i offentlighedsloven. Det finder jeg meget beklageligt.
Herudover kan jeg konstatere, at Statsministeriet i 2021 har afsluttet fire sager efter miljøoplysningsloven, hvoraf tre havde en sagsbehandlingstid på mere end 2 måneder. Da 2-måneders fristen for førsteinstanssager i miljøoplysningslovens § 4, stk. 3, er en ubetinget sagsbehandlingsfrist, jf. EU-Domstolens dom i sag C-186/04, Housieaux, ECLI:EU:C2005:248, er det efter min opfattelse beklageligt, at fristen ikke er overholdt i tre ud af de fire afsluttede sager.
For så vidt angår antallet af verserende sager fremgår det af Statsministeriets oplysninger, at dette antal i løbet af 2021 og frem til den 5. april 2022 er blevet nedbragt. Ministeriet har således nedbragt antallet fra 70 sager pr. 26. februar 2021 til 31 sager pr. 5. april 2022. Derudover har ministeriet siden oktober 2021 kunnet følge med sagsindtaget, herunder det pludselig store sagsindtag i 4. kvartal 2021.
Som Statsministeriet anfører i sin udtalelse af 20. april 2022, er sagsbehandlingstiderne imidlertid pr. 5. april 2022 fortsat ikke tilfredsstillende, og jeg finder ligesom ministeriet, at det herunder er beklageligt, at ministeriet har verserende aktindsigtssager med en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage.
Det fremgår af ministeriets udtalelse, at det er ministeriets målsætning, at sagsbehandlingstiden vil være på et tilfredsstillende niveau ved begyndelsen af 4. kvartal 2022, at ministeriet nøje vil følge udviklingen, således at ministeriet kan iværksætte nye tiltag, hvis det viser sig nødvendigt, og at ministeriet forventer indtil videre at opretholde de personalemæssige tiltag, som ministeriet har iværksat for at styrke behandlingen af aktindsigtssager.
Samlet set finder jeg anledning til fortsat at følge udviklingen i Statsministeriets sagsbehandlingstider. Jeg beder på den baggrund Statsministeriet om en ny overordnet status for ministeriets sagsbehandlingstider ved behandlingen af aktindsigtssager efter 3. kvartal 2022. Herunder beder jeg om Statsministeriets bemærkninger til, om offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister overholdes på det tidspunkt, ligesom jeg beder om at få oplyst den foreløbige sagsbehandlingstid i arbejdsdage for hver verserende aktindsigtssag, som har en sagsbehandlingstid på 40 arbejdsdage eller mere.
Jeg beder om at modtage oplysningerne inden udgangen af oktober 2022.
Statsministeriet bedes i svaret henvise til mit j.nr. 22/02323.
Jeg vil offentliggøre dette brev sammen med en nyhed om sagen på min hjemmeside.
Med venlig hilsen
