Behandling af sager om aktindsigt på Sundhedsministeriets område i 2. halvår 2021 – sagsnr. 2007402
Sundhedsministeriet
Holbergsgade 6
1057 København K
23. juni 2022
Sag nr. 21/03433
Behandling af sager om aktindsigt på Sundhedsministeriets område i 2. halvår 2021 – sagsnr. 2007402
1. Indledning
Jeg har som bekendt fulgt udviklingen i sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstider i aktindsigtssager siden maj 2020.
Senest har Sundhedsministeriet ved sine breve af 2. marts, 25. april og 14. juni 2022 sendt mig en status for sundhedsmyndighedernes behandling af aktindsigtssager efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2. halvår 2021.
Sundhedsministeriet har herudover ved en mail af 16. marts, telefonsamtale den 19. maj og en mail af 3. juni 2022 besvaret en række spørgsmål, som jeg har stillet til det talmateriale, jeg har modtaget, samt sendt korrigerede oversigter over sagsbehandlingstiderne i både ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed.
I det omfang myndighederne har sendt flere versioner af talmaterialet, lægger jeg de senest fremsendte tal til grund ved min undersøgelse.
2. Sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstider
Sundhedsministeriet har oplyst, at både ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed fortsat har udfordringer med at overholde offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandlingen af aktindsigtssager.
Af materialet vedrørende sagsbehandlingstiden i 2. halvår 2021 fremgår det, at ministeriet og Statens Serum Institut i 4. kvartal 2021 havde en gennemsnitlig sagsbehandlingstid i førsteinstanssager efter offentlighedsloven på henholdsvis 76 og 83 arbejdsdage. I Styrelsen for Patientsikkerhed var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i samme periode ca. 17 arbejdsdage.
Det fremgår endvidere, at ministeriet og Styrelsen for Patientsikkerhed i 4. kvartal 2021 havde en gennemsnitlig sagsbehandlingstid i førsteinstanssager efter miljøoplysningsloven på henholdsvis 80 og 70 kalenderdage. Der var tale om en enkelt sag i ministeriet og fire sager i Styrelsen for Patientsikkerhed. Statens Serum Institut behandlede i perioden ingen aktindsigtssager efter miljøoplysningsloven.
Om situationen ved årsskiftet 2021/2022 fremgår det, at Sundhedsministeriet pr. 31. december 2021 havde 125 verserende førsteinstanssager med en gennemsnitlig foreløbig sagsbehandlingstid på ca. 108 arbejdsdage. Den ældste af disse sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 552 arbejdsdage.
Sundhedsministeriet havde desuden 39 verserende klagesager med en gennemsnitlig foreløbig sagsbehandlingstid på ca. 141 arbejdsdage. Den ældste af klagesagerne havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 396 arbejdsdage.
Statens Serum Institut havde ved årsskiftet 85 verserende sager med en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 44 arbejdsdage. Den ældste af disse sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 213 arbejdsdage.
Styrelsen for Patientsikkerhed havde på samme tidspunkt 66 verserende sager med en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid på ca. 21 arbejdsdage. Den ældste af disse sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 78 arbejdsdage.
3. Sundhedsmyndighedernes bemærkninger
3.1. Udfordringer i forhold til sagsbehandlingstiden
Sundhedsministeriet har siden sommeren 2020 flere gange oplyst, at ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed har haft udfordringer med at overholde offentlighedslovens og miljøoplysningslovens frister for behandling af aktindsigtssager. Udfordringerne har ifølge ministeriet navnlig været begrundet i den særlige situation med håndteringen af COVID-19 samt en meget stor mængde af aktindsigtsanmodninger. Jeg henviser til FOB 2021-7.
Om baggrunden for de (fortsatte) udfordringer med at overholde fristerne i departementet har ministeriet oplyst, at der stadig er et betydeligt antal ældre aktindsigtsanmodninger og en fortsat stor tilgang af nye aktindsigtsanmodninger. Ministeriet har også anført, at en stor del af anmodningerne vedrører COVID-19 og ofte er komplicerede og tidskrævende at behandle, bl.a. fordi de ikke sjældent vedrører en omfattende mængde materiale. Herudover har ministeriets aktindsigtsteam været ramt af opsigelser fra centrale medarbejdere, ligesom ministeriet har haft udfordringer med at rekruttere kvalificerede medarbejdere. Jeg henviser til ministeriets udtalelser til mig af 2. marts og 14. juni 2022.
Statens Serum Institut har senest oplyst, at den lange sagsbehandlingstid i instituttets aktindsigtssager skyldes den store arbejdsbelastning hos sagsbehandlerne som følge af coronapandemien, sagernes kompleksitet samt efterslæb på ældre sager.
Styrelsen for Patientsikkerhed har oplyst, at styrelsen i 3. og 4. kvartal 2021 har afgjort en del ældre sager, som har været med til at trække sagsbehandlingstiden op.
3.2. Tiltag til forbedring af sagsbehandlingstiderne
Sundhedsministeriet har orienteret mig om de tiltag, som ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed siden sommeren 2020 har iværksat og planlagt med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager.
De tiltag, der er gennemført i Sundhedsministeriet, omfatter bl.a. oprettelsen af et centralt aktindsigtsteam (sekretariat), løbende tilførsel af nye ressourcer, større ledelsesmæssigt fokus, intern undervisning og afholdelse af temadage, ændrede processer i forbindelse med behandlingen af sagerne, arbejde med etablering af IT-understøttelse samt tilkøb af konsulentbistand.
Herudover har ministeriet i sit brev af 25. april 2022 oplyst, at ministeriet var ved at indføre yderligere tiltag.
Statens Serum Institut har tidligere oplyst, at der i instituttet er tilført personaleressourcer i form af indlån af medarbejdere fra andre styrelser, ansættelse af en studentermedhjælper og køb af konsulentydelser fra Kammeradvokaten. Endvidere er det oplyst, at instituttet prioriterer ældre sager, træffer flere delafgørelser i større sagskomplekser og fortsat periodevis opnormerer personalet til behandling af aktindsigtssager. Jeg henviser til Sundhedsministeriets brev af 20. april 2021 til mig og Statens Serum Instituts brev af 17. december 2021 til Sundhedsministeriet.
Styrelsen for Patientsikkerhed har tidligere oplyst, at der i begyndelsen af 2021 er ansat to nye jurister til behandling af aktindsigtssager, og at der desuden er tilført personaleressourcer i form af indlån af medarbejdere fra andre myndigheder og køb af konsulentbistand fra Kammeradvokaten. Herudover er der i efteråret 2021 og i 2022 arbejdet med at effektivisere arbejdsgangene og forbedre sagsstyringssystemet. Jeg henviser til Sundhedsministeriets brev af 20. april 2021 til mig og Styrelsen for Patientsikkerheds brev af 7. april 2022 til Sundhedsministeriet.
3.3. Tidshorisont for nedbringelse af sagsbehandlingstiden
Sundhedsministeriet har flere gange orienteret mig om sundhedsmyndighedernes forventninger til, hvornår sagsbehandlingstiderne ville være i overensstemmelse med fristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.
I april 2021 forventede Sundhedsministeriet en mærkbar forbedring af sagsbehandlingstiderne i ministeriet i løbet af 3-6 måneder. Samtidig forventede Statens Serum Institut en klar forbedring af sagsbehandlingstiderne inden for 2-3 måneder, og Styrelsen for Patientsikkerhed forventede at blive i stand til at overholde fristerne for sagsbehandlingstiden i 2021/2022.
I juni 2021 forventede Sundhedsministeriet, at både ministeriet, Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed ville blive i stand til at overholde fristerne ved udgangen af 2021.
I december 2021 var det Sundhedsministeriets formodning, at ministeriet i løbet af foråret 2022 ville kunne overholde fristerne.
I april 2022 vurderede Sundhedsministeriet, at det ville være muligt at være i mål med sagsbehandlingstiderne i 3. kvartal 2022.
Ligeledes i april 2022 forventede Statens Serum Institut at kunne overholde fristerne for behandling af aktindsigtssager inden udgangen af 2. kvartal 2022, og Styrelsen for Patientsikkerhed forventede at kunne overholde fristerne omkring den 1. juni 2022.
Senest har Sundhedsministeriet i juni 2022 oplyst, at ministeriet ikke længere forventer at kunne overholde sagsbehandlingsfristerne i 3. kvartal 2022, og at ministeriet i 3. kvartal 2022 vil vende tilbage med en opdateret tidsplan for nedbringelse af sagsbehandlingstiderne.
4. Min vurdering
Efter min gennemgang af det modtagne materiale kan jeg konstatere, at sundhedsmyndighederne – og særligt Sundhedsministeriet og Statens Serum Institut – fortsat har haft betydelige udfordringer med sagsbehandlingstiden i sager om aktindsigt i 2. halvår 2021.
Sundhedsministeriet og Statens Serum Institut havde som nævnt ovenfor i 4. kvartal 2021 bl.a. en gennemsnitlig sagsbehandlingstid i førsteinstanssager efter offentlighedsloven på henholdsvis 76 og 83 arbejdsdage.
Jeg har ikke foretaget en gennemgang af sagsbehandlingstiderne i de enkelte sager, men selv hvis det lægges til grund, at Sundhedsministeriets og Statens Serum Instituts sager om aktindsigt ofte er ressourcekrævende at behandle, må de oplyste sagsbehandlingstider efter min opfattelse anses for uforenelige med de frister, der er forudsat i offentlighedsloven.
Herudover havde Sundhedsministeriet og Styrelsen for Patientsikkerhed i 4. kvartal 2021 en gennemsnitlig sagsbehandlingstid i førsteinstanssager efter miljøoplysningsloven på henholdsvis 80 og 70 kalenderdage.
Jeg er opmærksom på, at det drejer sig om et meget begrænset antal sager, men minder om, at der efter miljøoplysningslovens § 4, stk. 3, gælder en ubetinget frist på to måneder for behandlingen af førsteinstanssager om aktindsigt efter denne lov, jf. EU-Domstolens dom i sag C-186/04, Housieaux, ECLI:EU:C2005:248.
Hertil kommer, at Sundhedsministeriet og Statens Serum Institut ved årsskiftet 2021/2022 havde et betydeligt antal verserende aktindsigtssager med en gennemsnitlig foreløbig sagsbehandlingstid på henholdsvis 108 og 44 arbejdsdage. I hvert fald en del af disse sager vil således også få en sagsbehandlingstid, der er længere end forudsat i offentlighedsloven (og eventuelt miljøoplysningsloven).
Jeg er naturligvis opmærksom på, at sundhedsmyndighederne gennem de seneste år har været ekstraordinært belastet som følge af indsatsen mod COVID-19 og en meget stor stigning i antallet af aktindsigtsanmodninger.
Jeg har også forståelse for, at personalemæssige forhold som opsigelser fra centrale medarbejdere og rekrutteringsvanskeligheder kan give anledning til midlertidige udfordringer.
I det konkrete tilfælde har udfordringerne med meget lange sagsbehandlingstider imidlertid stået på over en lang periode, og myndighederne har således haft mulighed for at træffe foranstaltninger for at imødegå udfordringerne.
Der er blevet iværksat en række tiltag med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne, men jeg må konstatere, at de iværksatte tiltag ikke ved årsskiftet 2021/2022 havde haft den ønskede effekt.
Ligeledes har myndighederne flere gange måttet justere deres forventninger til, hvornår sagsbehandlingstiderne ville være i overensstemmelse med fristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven, og ministeriet forventer som ovenfor nævnt ikke længere, at dette vil være tilfældet i 3. kvartal 2022.
Sundhedsmyndighedernes sagsbehandlingstider i aktindsigtssager betyder i praksis, at nogle sager behandles så sent, at bl.a. mediernes mulighed for at overvåge aktuelle problemstillinger er reelt udfordret. Det finder jeg meget bekymrende.
Jeg henstiller på den baggrund til Sundhedsministeriet at overveje, om de allerede iværksatte og nu planlagte tiltag for at nedbringe sagsbehandlingstiderne i departementet er tilstrækkelige til at sikre, at fristerne for behandling af aktindsigtssager vil kunne overholdes inden for en kort tidshorisont.
Jeg beder Sundhedsministeriet om i en udtalelse til mig at redegøre nærmere for ministeriets overvejelser i den forbindelse, herunder med en nærmere vurdering af, hvordan og inden for hvilken tidshorisont de iværksatte og eventuelle yderligere initiativer kan forventes at nedbringe sagsbehandlingstiderne.
For så vidt angår Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed fremgår det af de seneste oplysninger, jeg har modtaget, at instituttet forventede at kunne overholde fristerne for behandling af aktindsigtssager inden udgangen af 2. kvartal 2022, og at styrelsen forventede at kunne overholde fristerne omkring den 1. juni 2022.
Jeg beder Sundhedsministeriet om i udtalelsen at redegøre for, om Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed har nedbragt sagsbehandlingstiderne til et niveau, der er i overensstemmelse med fristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven, inden for den nævnte tidshorisont.
Jeg beder om at modtage Sundhedsministeriets udtalelse inden udgangen af september 2022.
Hvis der er spørgsmål til min anmodning, er ministeriet velkommen til at kontakte min medarbejder (…).
Som anført i mine breve til Sundhedsministeriet af 18. marts og 2. juli 2021 orienterede jeg på daværende tidspunkt Folketingets Retsudvalg og Folketingets Sundhedsudvalg om mine udtalelser i sagen. I forlængelse heraf finder jeg det rigtigst også at orientere de nævnte udvalg om denne udtalelse.
Udvalgene modtager derfor en kopi af denne udtalelse.
Jeg har desuden sendt en kopi af udtalelsen til Statens Serum Institut og Styrelsen for Patientsikkerhed til orientering. Udtalelsen vil også blive offentliggjort på min hjemmeside i forbindelse med en nyhed.
Med venlig hilsen
Kopi til:
Folketingets Retsudvalg
Folketingets Sundhedsudvalg
Statens Serum Institut
Styrelsen for Patientsikkerhed