Statsministeriets sagsbehandlingstid og underretning om forventet sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt vedrørende sikringsprojekt på Marienborg. Sag nr. 22/01592

Svar til klager

1. juni 2022

Sag nr. 22/01592

Din klage over Statsministeriet i en sag om aktindsigt

Jeg har nu færdigbehandlet din sag.

Efter min gennemgang af sagen kan jeg ikke kritisere, at Statsministeriet indhentede udtalelser fra Politiets Efterretningstjeneste (PET) og Justitsministeriet om behovet for at undtage oplysninger efter offentlighedslovens § 31.

Jeg er imidlertid enig med Statsministeriet i, at ministeriets sagsbehandlingstid væsentligt overstiger de forudsætninger om en hurtig sagsbehandling, som ligger til grund for offentlighedsloven. Det er således min opfattelse, at en sagsbehandlingstid på knap 7 måneder i en sag, der vedrører tre konkrete udgiftsbilag, er kritisabel.

Jeg er endvidere enig med Statsministeriet i, at det er meget beklageligt, at ministeriets underretninger under sagens behandling ikke gav dig en retvisende forventning om sagsbehandlingstiden.

Samtidig finder jeg det beklageligt, at Statsministeriet ikke konsekvent har sørget for at orientere dig om yderligere fristudsættelser inden udløbet af en tidligere udmeldt frist for færdiggørelse af sagen. Jeg er herunder enig med Statsministeriet i, at det er beklageligt, at du ikke har fået en underretning om Statsministeriets forventede sagsbehandlingstid efter den 23. december 2021, og frem til ministeriet traf afgørelse i sagen den 25. marts 2022.

Jeg har noteret mig, at Statsministeriet fremadrettet vil være mere opmærksom på, at der i lignende sager fastsættes frister for andre ministeriers udtalelser til Statsministeriet, og at ministerierne – i tilfælde, hvor fristen ikke kan overholdes – anmodes om at oplyse den forventede svartid, så Statsministeriets underretninger om den forventede sagsbehandlingstid kan blive mere retvisende.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse.

Ombudsmandens udtalelse

1. Sagens forløb

Sagen drejer sig om Statsministeriets sagsbehandlingstid og ministeriets underretninger om den forventede sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt i tre konkrete udgiftsbilag vedrørende driften af Marienborg.

Du bad om aktindsigt i de tre udgiftsbilag den 30. august 2021.

Statsministeriet bad den 1. september 2021 Justitsministeriet om at indhente en udtalelse fra Politiets Efterretningstjeneste (PET), som Statsministeriet modtog den følgende dag.

Statsministeriet underrettede dig den 9. september 2021 om, at sagen forventedes afsluttet inden for 7 arbejdsdage.

Du modtog en ny underretning om sagsbehandlingstiden den 4. oktober 2021, hvor Statsministeriet på ny oplyste, at ministeriet forventede at afslutte sagen inden for 7 arbejdsdage.

Den 11. oktober 2021 bad Statsministeriet Justitsministeriet om at indhente en supplerende udtalelse fra PET.

Den 13. oktober 2021 blev du oplyst om, at Statsministeriet forventede at afslutte sagen inden for en uge.

Du modtog en ny underretning om sagsbehandlingstiden den 21. oktober 2021, hvor Statsministeriet på ny oplyste, at sagen forventedes afsluttet inden for en uge.

Den 2. november 2021 underrettede Statsministeriet dig igen om, at sagen forventedes afsluttet inden for en uge.

Den 2. og 4. november 2021 bad Statsministeriet Justitsministeriet om en status for den supplerende udtalelse.

Du modtog på ny en underretning den 11. november 2021, hvor du blev oplyst om, at sagen forventedes afsluttet inden for 1-2 uger. Samme dag bad Statsministeriet på ny Justitsministeriet om en status for den supplerende udtalelse.

Statsministeriet modtog den 15. november 2021 en supplerende udtalelse fra PET, men afventede fortsat Justitsministeriets bemærkninger til PET’s supplerende udtalelse.

Du blev herefter den 3. december 2021 underrettet om, at sagen forventedes afsluttet inden for 2 uger.

Du modtog den sidste underretning den 23. december 2021 og blev i den forbindelse oplyst om, at sagen forventedes afsluttet i starten af januar 2022.

Den 14. marts 2022 modtog Statsministeriet Justitsministeriets bemærkninger til PET’s supplerende udtalelse.

Statsministeriet traf afgørelse i sagen den 25. marts 2022. I afgørelsen beklagede Statsministeriet meget den ”alt for lange sagsbehandlingstid, og at det ikke har været muligt i de underretninger, du har modtaget, at oplyse en retvisende forventning om sagsbehandlingstiden i sagen”.

2. Statsministeriets udtalelser af 6. og 20. maj 2022 og dine bemærkninger

Det fremgår af Statsministeriets høringssvar 6. maj 2022 til mig, at det er ministeriets opfattelse, at sagsbehandlingstiden væsentligt overstiger de forudsætninger om en hurtig sagsbehandling, som ligger til grund for offentlighedsloven. Statsministeriet finder den urimeligt lange sagsbehandlingstid i sagen meget beklagelig.

Statsministeriet har i høringssvaret af 6. maj 2022 oplyst, at den meget lange sagsbehandlingstid skyldes dels indhentelse af en supplerende udtalelse fra PET (og at Statsministeriet, efter at have modtaget oplysning om PET’s supplerende udtalelse den 15. november 2021, afventede at modtage Justitsministeriets bemærkninger til PET’s supplerende udtalelse), dels Statsministeriets juridiske overvejelser og drøftelser med Justitsministeriet om undtagelse af konkrete oplysninger efter offentlighedslovens § 31. Bestemmelsen i offentlighedslovens § 31 drejer sig om oplysninger, der er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar.

Statsministeriet har i sit supplerende høringssvar af 20. maj 2022 til mig uddybet baggrunden for disse overvejelser og henvist til, at udgiftsbilagene vedrører et sikringsprojekt på Marienborg.

Det er i høringssvaret af 6. maj 2022 oplyst, at de generelle udfordringer i forhold til ministeriets sagsbehandlingstider i aktindsigtssager ikke har haft nævneværdig betydning for sagsbehandlingstiden i din sag.

Statsministeriet har endvidere i høringssvaret af 6. maj 2022 fundet det meget beklageligt, at ministeriet ikke har kunnet oplyse dig om en retvisende forventning om sagsbehandlingstiden i din sag. I den forbindelse henviser ministeriet også til sin afgørelse af 25. marts 2022, hvor ministeriet meget beklagede dette over for dig.

Statsministeriet har desuden i høringssvaret af 6. maj 2022 oplyst, at ministeriet fremadrettet vil være mere opmærksom på, at der i lignende sager fastsættes frister for andre ministeriers udtalelser til Statsministeriet, og at ministerierne – i tilfælde, hvor fristen ikke kan overholdes – anmodes om at oplyse den forventede svartid, således at Statsministeriets underretninger om den forventede sagsbehandlingstid kan blive mere retvisende.

Statsministeriet har endelig i høringssvaret af 6. maj 2022 fundet det beklageligt, at du ikke har modtaget en underretning om Statsministeriets forventede sagsbehandlingstid efter den 23. december 2021, og frem til Statsministeriet traf afgørelse i sagen den 25. marts 2022.

Du har den 25. maj 2022 modtaget en kopi af Statsministeriets høringssvar af 6. maj 2022. Du modtog samtidig en version af det supplerende høringssvar af 20. maj 2022, hvor visse afsnit var udeladt.

Du har samme dag over for mig anført, at det må anses for åbenlyst, at Statsministeriet konsekvent og tilsyneladende bevidst har tilsidesat gældende lovgivning, og at det må anses for åbenlyst misbrug af bestemmelser om rigets sikkerhed, at Statsministeriet påberåber sig dette hensyn i en sag om udlevering af udgiftsbilag.

3. Retsgrundlag

Offentlighedslovens § 36, stk. 2 (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020) har følgende ordlyd:

Ӥ 36. . . .

Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Af forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, fremgår det om sagsbehandlingstiden i sager om aktindsigt bl.a., at det med fristen på 7 arbejdsdage efter modtagelsen af en aktindsigtsanmodning forudsættes, at det kun vil være undtagelsesvist, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen.

Det fremgår desuden, at myndighedens udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning ud over fristen på 7 arbejdsdage kan være begrundet i f.eks. sagens omfang eller kompleksitet.

Hvis anmodningen om aktindsigt undtagelsesvis ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal den aktindsigtssøgende underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved ifølge forarbejderne forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Jeg henviser til forarbejderne til § 36, stk. 2, i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, s. 107 f. Lovforslaget kan læses på Folketingstidende.dk, samling 2012-13, tillæg A.

En myndigheds underretninger om, hvornår der kan forventes at foreligge en afgørelse, skal være udtryk for et realistisk skøn over den forventede sagsbehandlingstid. Det gælder, uanset om en realistisk udmelding vil vise, at myndigheden ikke overholder lovbestemte frister eller i øvrigt almindelige krav til forsvarlig sagsbehandlingstid. Jeg henviser til sagen FOB 2021-31.

Hvis det undtagelsesvist er nødvendigt at udsætte en frist for behandlingen af en anmodning om aktindsigt, skal myndighederne sørge for konsekvent at underrette om yderligere fristudsættelser inden udløbet af tidligere udmeldte frister for færdigbehandling af sagen. Jeg henviser til sagen FOB 2017-4.

4. Mine bemærkninger

4.1. Statsministeriets sagsbehandlingstid

Du søgte den 30. august 2021 om aktindsigt i tre udgiftsbilag, og du blev meddelt fuld aktindsigt i bilagene den 25. marts 2022. Der var således tale om en sagsbehandlingstid på knap 7 måneder.

Jeg kan efter min gennemgang af sagen ikke kritisere, at Statsministeriet indhentede udtalelser fra PET og Justitsministeriet om behovet for at undtage oplysninger efter offentlighedslovens § 31 (om oplysninger, der er af væsentlig betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar). Jeg har i den forbindelse lagt vægt på det, som Statsministeriet har oplyst om, at de dokumenter, som du ønskede aktindsigt i, vedrørte et sikringsprojekt på Marienborg. Endvidere har jeg lagt vægt på det, som Statsministeriet supplerende har anført herom over for mig i sin udtalelse af 20. maj 2022

Uanset behovet for at indhente udtalelser fra PET og Justitsministeriet er jeg imidlertid enig med Statsministeriet i, at ministeriets sagsbehandlingstid væsentligt overstiger de forudsætninger om en hurtig sagsbehandling, som ligger til grund for offentlighedsloven. Det er således min opfattelse, at en sagsbehandlingstid på knap 7 måneder i en sag, der vedrører tre konkrete udgiftsbilag, er kritisabel.

Jeg har gjort Statsministeriet bekendt med min opfattelse.

Idet Statsministeriet har truffet afgørelse i sagen den 25. marts 2022, foretager jeg mig ikke mere i forhold til Statsministeriets sagsbehandlingstid i sagen.

Jeg følger fortsat følger udviklingen i Statsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt. Jeg henviser til min nyhed herom på min hjemmeside af 23. maj 2022.

4.2. Statsministeriets underretninger

Statsministeriet har sendt dig 8 underretninger om den forventede sagsbehandlingstid i sagen, hvor ministeriet har angivet forskellige frister for, hvornår ministeriet forventede at kunne færdigbehandle din aktindsigtsanmodning – varierende fra 7 dage til ca. 2-3 uger. Statsministeriet har i sin afgørelse af 25. marts 2022 meget beklaget, at det ikke havde været muligt at oplyse en retvisende forventning om sagsbehandlingstiden i de underretninger, du har fået.

I sit høringssvar af 6. maj 2022 til mig har Statsministeriet tilsvarende anført, at det er meget beklageligt, at ministeriet ikke kunne oplyse en retvisende forventning om sagsbehandlingstiden. Det er jeg enig i.

Samtidig kan jeg konstatere, at Statsministeriet ikke konsekvent har sørget for at orientere dig om yderligere fristudsættelser inden udløbet af en tidligere udmeldt frist for færdigbehandling. Også det finder jeg beklageligt. Jeg er herunder enig med Statsministeriet i, at det er beklageligt, at du ikke har fået en underretning om Statsministeriets forventede sagsbehandlingstid efter den 23. december 2021 og frem til ministeriets afgørelse den 25. marts 2022.

Jeg har gjort Statsministeriet bekendt med min opfattelse.

Statsministeriet har over for mig i høringssvaret af 6. maj 2022 tilkendegivet, at Statsministeriet fremadrettet vil være mere opmærksom på, at der i lignende sager fastsættes frister for andre ministeriers udtalelser til Statsministeriet, og at ministerierne – i tilfælde, hvor fristen ikke kan overholdes – anmodes om at oplyse den forventede svartid, så underretninger om den forventede sagsbehandlingstid kan blive mere retvisende. Det har jeg noteret mig.

På den baggrund foretager jeg mig ikke mere i forhold til spørgsmålet om underretningerne om den forventede sagsbehandlingstid i sagen.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Statsministeriet