Kritik af sagsbehandlingstid og manglende underretning om sagens status i genoptaget sag om aktindsigt. Sag nr. 23/00306

Morgenavisen Jyllands-Posten

Mediehuset i København

Rådhuspladsen 37

1785 København V

Att. : (journalist)

24. februar 2023

Sag nr. 23/00306

Din klage over Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid i genoptaget sag om aktindsigt

1. Om sagen

Jeg har nu færdigbehandlet din klage af 13. januar 2023 over Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid og underretninger i din sag om aktindsigt, som ministeriet genoptog den 15. september 2022.

Du bad den 25. marts 2022 om aktindsigt i ”al kommunikation med andre ministerier om nedskæringerne i ulandsbistanden som følge af ukrainerloven”.

Den 11. juli 2022 meddelte Udenrigsministeriet dig afslag på anmodningen med den begrundelse, at ministeriet ikke havde identificeret nogen dokumenter, der var omfattet af anmodningen. Ministeriet bemærkede i afslaget, at ”der i forbindelse med lov om midlertidig opholdstilladelse til personer, der er fordrevet fra Ukraine, er sket en omprioritering af udviklingsbistanden og ikke en nedskæring”.

Den 10. august 2022 fastholdt ministeriet sin afgørelse af 11. juli 2022, og du klagede til mig den 17. august 2022, hvorefter jeg den 26. august 2022 bad Udenrigsministeriet om en udtalelse i sagen.

Udenrigsministeriet oplyste den 15. september 2022, at ministeriet havde besluttet at genoptage sagen. På den baggrund besluttede jeg ikke at fortsætte min undersøgelse af ministeriets afslag på aktindsigt.

Den 6. december 2022 modtog jeg en klage fra dig over Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid i genoptagelsessagen. Klagen var også sendt til Udenrigsministeriet.

Herefter sendte Udenrigsministeriet dig et brev af 7. december 2022, hvor ministeriet beklagede, at sagen ikke var færdigbehandlet, og oplyste, at ministeriet forventede at kunne færdigbehandle aktindsigtsanmodningen inden for fem til syv arbejdsdage. Det var første gang, ministeriet var i kontakt med dig efter genoptagelsen af sagen. Jeg modtog en kopi af brevet.

Udenrigsministeriet oplyste herefter den 8. december 2022 telefonisk en af mine medarbejdere, bl.a. at ministeriet anså det for at være realistisk at færdigbehandle sagen inden for den udmeldte frist. Jeg meddelte dig på den baggrund den 9. december 2022, at jeg ikke foretog mig mere i anledning af din klage af 6. december 2022.

Den 16. og 24. december 2022 sendte Udenrigsministeriet dig to yderligere orienteringer om udsættelse af fristen. Ministeriet oplyste den 16. december 2022, at der nu var foretaget en høring af Finansministeriet samt Udlændinge- og Integrationsministeriet, og den 24. december 2022, at der endnu ikke var modtaget svar fra Udlændinge- og integrationsministeriet.

Den 13. januar 2023 klagede du igen til mig over Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid.

Den 16. januar 2023 ringede Udenrigsministeriet til dig og orienterede dig om status i sagen.

Den 17. januar 2023 bad jeg Udenrigsministeriet om en udtalelse om sagsbehandlingstiden, siden ministeriet genoptog sagen den 15. september 2022.

Udenrigsministeriet traf delafgørelse i sagen den 18. januar 2023 og endelig afgørelse den 20. januar 2023.

Den 31. januar 2023 modtog jeg en udtalelse fra Udenrigsministeriet.

Udenrigsministeriet har i udtalelsen til mig givet udtryk for, at sagsbehandlingstiden og den manglende underretning af dig om sagens status frem til den 7. december 2022 er meget beklagelig. Om baggrunden for sagsbehandlingstiden har ministeriet henvist til bl.a. sagens omfang og kompleksitet, samt at Udenrigsministeriet i perioden, hvor din anmodning blev behandlet, også skulle behandle et stigende antal andre anmodninger om aktindsigt.

Om den nærmere behandling af genoptagelsessagen har ministeriet herudover oplyst, at ministeriet i forbindelse med genoptagelsen foretog en søgning i sagsbehandlingssystemet for at identificere akter omfattet af din anmodning, og at ministeriet identificerede akter af et omfang på ca. 2.300 sider.

Udenrigsministeriet overvejede herefter, om ministeriet skulle indlede en dialog med dig med henblik på at få præciseret anmodningen, idet behandlingen af aktindsigtssagen ville indebære et meget stort ressourcebrug. Henset til at den oprindelige anmodning om aktindsigt var blevet indgivet den 25. marts 2022, og at sagen efterfølgende var blevet genoptaget, valgte Udenrigsministeriet imidlertid at fortsætte behandlingen af sagen.

Frem til medio oktober foretog Udenrigsministeriet en gennemgang af de ca. 2.300 sider, og ca. 600 sider blev identificeret som værende umiddelbart omfattet af din anmodning. I perioden fra medio oktober til primo december 2022 gennemgik ministeriet de ca. 600 sider for at vurdere, hvorvidt der skulle meddeles aktindsigt i dokumenterne.

Den 16. december 2022 foretog ministeriet som nævnt høringer af Finansministeriet samt Udlændinge- og Integrationsministeriet. Finansministeriet besvarede høringen den 21. december 2022, og Udlændinge- og Integrationsministeriet sendte et foreløbigt høringssvar den 16. januar og et endeligt høringssvar den 20. januar 2023. Udenrigsministeriet traf herefter samme dag endelig afgørelse i sagen.

2. Min vurdering

Jeg er enig med Udenrigsministeriet i, at sagsbehandlingstiden og den manglende underretning af dig om sagens status frem til den 7. december 2022 er meget beklagelig. Jeg har herved lagt vægt på, at forarbejderne til offentlighedsloven – og de grundlæggende formål bag og hensyn ved selve offentlighedsordningen – forudsætter, at sager om aktindsigt behandles med en vis hurtighed, og at der gives underretninger om den forventede sagsbehandlingstid mv.

Endvidere mener jeg, at det ville have været hensigtsmæssigt, at Udenrigsministeriet – efter identificeringen af de ca. 2.300 sider – var gået i dialog med dig om, hvorvidt du ønskede at afgrænse og konkretisere din anmodning om aktindsigt eller at fastholde den fulde anmodning om aktindsigt med en længere sagsbehandlingstid til følge. Jeg henviser i den forbindelse til artiklen ”Sæt aktindsigtssagen på rette spor” i Folketingets Ombudsmands beretning for 2020.

Jeg har gjort Udenrigsministeriet bekendt med min opfattelse.

Udenrigsministeriet har i sin udtalelse til mig oplyst, at ministeriet har fokus på generelt at reducere sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager, og at erfaringerne fra din sag vil indgå i ministeriets indsats for at forbedre sagsbehandlingstiderne i ministeriet. Udenrigsministeriet vil iværksætte en tættere monitorering af sagsbehandlingen i hver enkelt aktindsigtssag, ligesom der vil være fokus på løbende dialog og omfordeling af sager mellem de enkelte sagsbehandlere for at sikre en mere effektiv behandling af ministeriets aktindsigtssager.

Under henvisning til dette, og da der nu er truffet endelig afgørelse i sagen, foretager jeg mig ikke mere i forhold til ministeriets behandling af din sag.

Med venlig hilsen