Forsvarsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt i 2023 og 1.-3. kvartal 2024. Sagsnr. 24/05527

Forsvarsministeriet

Holmens Kanal 9

1060 København K

19. december 2024

Sag nr. 24/05527

Forsvarsministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt (sagsnr. 2024/009396)

1. Indledning

På baggrund af flere klager besluttede ombudsmanden den 4. oktober 2024 at bede Forsvarsministeriet om generelle oplysninger om ministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt, der er behandlet efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Forsvarsministeriet har i en udtalelse af 11. november 2024 redegjort for sagsbehandlingstiden i afsluttede aktindsigtssager, der er behandlet som førsteinstans og klageinstans efter hhv. offentligheds- og forvaltningsloven samt miljøoplysningsloven, i 2023 og 1.-3. kvartal af 2024. Desuden har ministeriet redegjort for den foreløbige sagsbehandlingstid i ministeriets verserende aktindsigtssager (opgjort pr. 30. september 2024).

Forsvarsministeriet har oplyst, at ministeriet i perioden alene ses at have afgjort to sager efter miljøoplysningsloven, der blev færdigbehandlet efter hhv. 13 og 59 arbejdsdage. Ministeriet har beklaget, at der i den ene sag ikke er truffet afgørelse inden for den absolutte frist på to måneder i miljøoplysningsloven. Jeg finder på den angivne baggrund ikke anledning til at se nærmere på ministeriets sagsbehandlingstider efter miljøoplysningsloven.

Forsvarsministeriet har endvidere supplerende telefonisk oplyst, at det vil kræve en manuel gennemgang af ministeriets sager om aktindsigt for at konstatere, om en sag er behandlet efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven. Ministeriets oplysninger om sager behandlet efter offentlighedsloven omfatter derfor også sager behandlet efter forvaltningsloven. Ministeriet skønner dog, at langt den overvejende del af sagerne vedrører aktindsigt efter offentlighedsloven, og jeg har i forbindelse med min undersøgelse derfor taget udgangspunkt i offentlighedslovens regler om sagsbehandlingstid.

I udtalelsen har Forsvarsministeriet også redegjort for ministeriets initiativer mv. for at nedbringe sagsbehandlingstiden i sager om aktindsigt samt for ministeriets interne målsætninger.

2. Sagsbehandlingstider i førsteinstanssager

Forsvarsministeriet har oplyst, at ministeriet i 2023 som førsteinstans har færdigbehandlet 288 anmodninger om aktindsigt efter forvaltnings- og offentlighedsloven, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 13,5 arbejdsdage. 49,1 pct. af anmodningerne blev færdigbehandlet på syv arbejdsdage eller derunder, mens 48,4 pct. af anmodningerne blev færdigbehandlet på mellem otte og 40 arbejdsdage.

I 1.-3. kvartal af 2024 færdigbehandlede Forsvarsministeriet 243 anmodninger om aktindsigt, og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var steget til 24,9 arbejdsdage. 37,4 pct. af anmodningerne blev færdigbehandlet på syv arbejdsdage eller derunder, mens 44,0 pct. af anmodningerne blev færdigbehandlet på mellem otte og 40 arbejdsdage. 18,6 pct. af anmodningerne blev færdigbehandlet efter mere end 40 arbejdsdage.

Forsvarsministeriet har derudover oplyst, at der pr. 30. september 2024 var i alt 40 verserende aktindsigtssager med en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid (”liggetid”) på 73,2 arbejdsdage. 24 af disse sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 40 arbejdsdage eller mere, og heraf havde 15 sager en sagsbehandlingstid på mere end 100 arbejdsdage.

3. Sagsbehandlingstider i klagesager

Forsvarsministeriets opgørelse viser, at ministeriet færdigbehandlede 27 klagesager i 2023, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for sagerne var 20,6 arbejdsdage. 51,9 pct. af klagesagerne blev færdigbehandlet inden for 20 arbejdsdage.

I 1.-3. kvartal af 2024 færdigbehandlede ministeriet 19 klagesager, og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 56,8 arbejdsdage. 26,3 pct. af klagesagerne blev færdigbehandlet inden for 20 arbejdsdage i perioden.

Der var desuden 21 klagesager under behandling pr. 30. september 2024 med en foreløbig sagsbehandlingstid på 54,1 arbejdsdage. 15 af disse sager havde på det tidspunkt en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 20 arbejdsdage.

4. Forsvarsministeriets bemærkninger

4.1. Bemærkninger til sagsbehandlingstiden

Det er Forsvarsministeriets vurdering, at den stigende sagsbehandlingstid i 2024 kan tilskrives en kombination af flere faktorer, og at de fleste tilfælde, hvor sagsbehandlingstiden er trukket ud, skyldes en eller flere af følgende faktorer: 1) at ministeriet har indhentet høringssvar fra andre myndigheder mv., 2) sagens omfang og kompleksitet, 3) forlængede interne hørings- og godkendelsesprocesser samt 4) periodevis ekstraordinær travlhed i forbindelse med behandlingen af andre (haste)sager.

Forsvarsministeriet har også bemærket, at der i opgørelsen over verserende aktindsigtssager indgår sager, som har meget lang foreløbig sagsbehandlingstid, fordi der gennem længere tid er afventet høringssvar fra NATO.

I opgørelsen indgår der derudover to ældre sager, hvor Forsvarsministeriet har konstateret, at der ved en sagsbehandlingsfejl ikke er registreret en endelig afgørelse. Der er dels tale om en førsteinstanssag, der pr. 30. september 2024 havde en sagsbehandlingstid på 246 arbejdsdage, dels tale om en klagesag, der ligeledes pr. 30. september 2024 havde en sagsbehandlingstid på 291 arbejdsdage. Ministeriet har anført, at disse sager trækker den gennemsnitlige sagsbehandlingstid betydeligt op, og at ministeriet finder det yderst beklageligt, at der som følge af en sagsbehandlingsfejl ikke var truffet endelig afgørelse i disse sager. Ministeriet har telefonisk den 5. december 2024 oplyst, at ministeriet nu har truffet afgørelse i klagesagen, og at førsteinstanssagen fortsat er under behandling.

Forsvarsministeriet har endvidere generelt anført, at ministeriet i en række sager må foretage en høring af NATO eller EU for at kunne træffe afgørelse, og at der i disse sager ofte er længere sagsbehandlingstid som følge af lange sagsbehandlingstider ved NATO og EU. Forsvarsministeriet har i den forbindelse også oplyst, at i førsteinstanssager træffer ministeriet efter en konkret vurdering delafgørelse om aktindsigt i den del af dokumenterne, der ikke forudsætter høring af andre myndigheder eller private mv. eller i øvrigt rejser fortolkningsspørgsmål.

Herudover er det anført, at sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager har været stigende, og at ministeriet anser den nuværende sagsbehandlingstid for aktindsigtssager og klagesager for at være utilfredsstillende. Ministeriet finder endvidere, at andelen af førsteinstanssager i 2024, som havde en sagsbehandlingstid på mere end 40 dage, er beklagelig.

4.2. Bemærkninger om tiltag til nedbringelse af sagsbehandlingstiden

Forsvarsministeriet har oplyst, at ministeriet har iværksat en række initiativer for at nedbringe sagsbehandlingstiden og styrke sagsstyringen.

Forsvarsministeriet påbegyndte således i oktober 2023 en centralisering af aktindsigtsbehandlingen i en aktindsigtsenhed. Det er ministeriets vurdering, at opbygningen af ministeriets aktindsigtsenhed er et centralt led i bestræbelserne på at styrke sagsbehandlingstiderne. Centraliseringen i aktindsigtsenheden skulle være gennemført medio 2024, men er blevet forsinket pga. udfordringer med at rekruttere det nødvendige antal jurister til enheden, og enheden behandler på nuværende tidspunkt kun en mindre andel af ministeriets aktindsigtssager. Både i 2023 og 2024 er der gennemført flere rekrutteringsforløb for at øge bemandingen af Forsvarsministeriets aktindsigtsenhed. Der foretages løbende vurderinger af enhedens normering.

Forsvarsministeriet har desuden iværksat et arbejde med at optimere interne hørings- og godkendelsesprocesser, hvilket indebærer, at hvert ”godkendelsesled” vil få væsentligt mindre tid til rådighed, og der indføres en styrket rykkerprocedure. Desuden forenkles det format, som anvendes ved ministeriets interne forelæggelse af aktindsigtssager, så tidsforbruget kan reduceres markant.

Forsvarsministeriet har herudover taget initiativ til, at frister i forbindelse med eksterne høringer forkortes, så udgangspunktet ved eksterne høringer er en frist på to arbejdsdage (hvilket tidligere var syv dage). Endvidere vil der i ministeriets interne aktindsigtshåndbog blive tilføjet en mere formaliseret beskrivelse af rykkerproceduren i forbindelse med høringer af andre myndigheder eller private mv. i både førsteinstanssager og klagesager. I den forbindelse er det oplyst, at der tidligere ikke har været formaliserede rykkerprocedurer ved høringer af andre myndigheder og private mv. i forbindelse med ministeriets behandling af aktindsigtssager.

Disse initiativer forventes ifølge Forsvarsministeriet at medføre, at ministeriet i 2. halvår af 2024 og i 2025 løbende kan nedbringe sagsbehandlingstiderne.

Forsvarsministeriet vurderer, at ministeriet som følge af initiativerne kan nedbringe sagsbehandlingstiderne i førsteinstanssager således, at sagsbehandlingstiden i 2. halvår af 2024 gennemsnitligt er 30 arbejdsdage (og at 35 pct. af sagerne er færdigbehandlet inden for 7 arbejdsdage), at den i 1. halvår af 2025 gennemsnitligt er 20 arbejdsdage (og at 40 pct. af sagerne er færdigbehandlet inden for 7 arbejdsdage), samt at den i 2. halvår af 2025 gennemsnitligt er 15 arbejdsdage (og at 50 pct. af sagerne på det tidspunkt kan færdigbehandles inden for 7 arbejdsdage).

Desuden er det Forsvarsministeriets vurdering, at ministeriet i klagesagerne kan nedbringe sagsbehandlingstiderne til gennemsnitligt 55 arbejdsdage i 2. halvår af 2024, 40 arbejdsdage i 1. halvår af 2025 og 20 arbejdsdage i 2. halvår af 2025.

5. Retsgrundlag

I offentlighedslovens § 36, stk. 2 (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020), er der fastsat følgende om sagsbehandlingstiden i sager om aktindsigt:

”§ 36. (…)

Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.

…”

Af forarbejderne til bestemmelsen fremgår bl.a. følgende:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning (…).

…

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører (…) at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. (…)

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder m.v. ikke må være det normale. ”

Jeg henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om lov om offentlighed i forvaltningen, s. 107 f. Lovforslaget kan læses på Folketingstidende.dk, samling 2012-13, tillæg A.

I offentlighedslovens § 37, stk. 3, er der fastsat følgende om sagsbehandlingstiden for klager over afgørelser om aktindsigt:

”§ 37. (…)

Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over en afgørelse om aktindsigt have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

…”

6. Min vurdering

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for Forsvarsministeriets førsteinstanssager er steget fra 13,5 arbejdsdage i 2023 til 24,9 arbejdsdage i 1.-3. kvartal 2024.

Samtidig er andelen af sager, der er færdigbehandlet inden for 7 arbejdsdage, faldet fra 49,1 pct. i 2023 til 37,4 pct. i 1.-3. kvartal af 2024.

Dertil kommer, at 18,6 pct. af sagerne i 1.-3. kvartal af 2024 blev færdigbehandlet efter mere end 40 dage, og at en stor andel af de 40 verserende førsteinstanssager pr. 30. september 2024 allerede på det tidspunkt havde været under behandling i mere end 40 arbejdsdage, herunder havde 15 sager en foreløbig sagsbehandlingstid på mere end 100 dage.

Jeg har ikke gennemgået de enkelte sager, men generelt set er ministeriets sagsbehandlingstider i 2024 i førsteinstanssagerne efter min opfattelse ikke forenelige med de frister, der er forudsat i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil. Jeg har i den forbindelse tillagt det særlig vægt, at en væsentlig mængde sager har en meget lang sagsbehandlingstid.

Andelen af klagesager, som er behandlet inden for 20 arbejdsdage, er desuden faldet fra 51,5 pct. i 2023 til 26,3 pct. i 1.-3. kvartal af 2024, og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i alle klagesager var 56,8 arbejdsdage i 1.-3. kvartal af 2024. En stor andel af de verserende klagesager pr. 30. september 2024 havde desuden på det tidspunkt allerede været under behandling i mere end 20 arbejdsdage.

Jeg må således konstatere, at en væsentlig andel af klagesagerne i 2024 har fået en sagsbehandlingstid, der er længere end de 20 arbejdsdage, der er offentlighedslovens udgangspunkt, jf. offentlighedslovens § 37, stk. 3.

Jeg er på baggrund af det anførte ovenfor enig med Forsvarsministeriet i, at den nuværende sagsbehandlingstid i både førsteinstans- og klagesager er utilfredsstillende lang.

Jeg er desuden enig med Forsvarsministeriet i, at det er yderst beklageligt, at to sager i ministeriet har fået en særdeles lang sagsbehandlingstid, fordi ministeriet ikke har været opmærksom på, at de pågældende sager ikke var afsluttet. Jeg går ud fra, at ministeriet fremadrettet vil sikre, at der er overblik over de verserende sager om aktindsigt, herunder sagernes foreløbige sagsbehandlingstid.

Forsvarsministeriet har som angivet ovenfor iværksat forskellige tiltag, som forventes løbende at nedbringe sagsbehandlingstiderne i 2. halvår af 2024 og i 2025. Ministeriet har i den forbindelse peget på opbygningen af en aktindsigtsenhed som et centralt led i bestræbelserne på at nedbringe sagsbehandlingstiderne. Jeg forstår imidlertid samtidig, at det – på trods af flere rekrutteringsforløb i 2023 og 2024 – endnu ikke har være muligt at centralisere opgavevaretagelsen som ønsket, herunder fordi ministeriet har haft vanskeligt ved at rekruttere det fornødne antal medarbejdere til aktindsigtsenheden. Det må på den baggrund efter min opfattelse give anledning til nogen tvivl, om ministeriets tiltag kan forventes at få den planlagte effekt.

Selv hvis Forsvarsministeriets tiltag får den planlagte effekt, er der efter min opfattelse tale om en meget lang periode, hvor der fortsat må forventes utilfredsstillende lange sagsbehandlingstider i ministeriet på aktindsigtsområdet.

Jeg henviser til, at offentlighedslovens krav til myndighedernes sagsbehandlingstid bl.a. skal ses i sammenhæng med, at hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning.

Hurtig behandling af sager om aktindsigt er således ikke kun et spørgsmål om overholdelse af formelle regler i offentlighedsloven, men også om at understøtte selve formålet med loven. I den forbindelse bemærker jeg, at en stor del af aktindsigtssagerne i Forsvarsministeriet angår spørgsmål af betydelig offentlig interesse.

Jeg henstiller på baggrund af det anførte ovenfor, at Forsvarsministeriet overvejer at iværksætte yderligere tiltag med henblik på at nedbringe sagsbehandlingstiderne, så de inden for en kortere tidshorisont bliver forenelige med forudsætningerne i offentlighedsloven.

Jeg har af samme årsag besluttet at orientere Folketingets Retsudvalg og Folketingets Forsvars-, Samfundssikkerheds- og Beredskabsudvalg om sagen. Udvalgene modtager derfor en kopi af dette brev.

Jeg beder Forsvarsministeriet om i en udtalelse til mig at redegøre nærmere for ministeriets overvejelser om iværksættelsen af yderligere tiltag på området, herunder hvordan og inden for hvilken tidshorisont eventuelle yderligere tiltag må antages at påvirke sagsbehandlingstiderne.

Jeg beder om at modtage Forsvarsministeriets udtalelse senest den 1. marts 2025.

Denne udtalelse vil blive offentliggjort på min hjemmeside sammen med en nyhed om sagen.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Folketingets Retsudvalg

Folketingets Forsvars-, Samfundssikkerheds- og Beredskabsudvalg