Justitsministeriets sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt efter offentlighedsloven

Svar til A

02-05-2014

Dok.nr. 14/00712-13/PLS

Aktindsigt hos Justitsministeriet – sagsbehandlingstid

Jeg har nu færdigbehandlet din sag.

Jeg mener, at Justitsministeriets sagsbehandlingstid på ca. 1 år og 10 måneder frem til min høring af ministeriet den 14. februar 2014 er helt uacceptabel.

Jeg mener i den forbindelse endvidere, at det er meget beklageligt, at ministeriet gentagne gange ikke har kunnet overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt dig.

Endelig er det efter min opfattelse meget beklageligt, at Justitsministeriet ikke underrettede dig om status for sagen i en periode på næsten 7 måneder, og at flere af de underretninger, som ministeriet gav dig i sagen, ikke skete på ministeriets eget initiativ, men først efter at du havde rykket for svar eller havde klaget til ombudsmanden.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra side 10 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag, hvor du den 26. april 2012 anmodede ministeriet om aktindsigt i al korrespondance vedrørende ordninger om udbetaling af penge til irakere, der vender frivilligt hjem.

Den 24. maj 2012 præciserede du telefonisk din anmodning over for Justitsministeriet, hvorefter ministeriet samme dag meddelte dig aktindsigt i to specifikke aktstykker, men udsatte den resterende del af sagen.

Den 28. februar 2014 traf Justitsministeriet endnu en delafgørelse i sagen, idet ministeriet meddelte dig aktindsigt i en lang række dokumenter. Ministeriet afsluttede sagen den 8. april 2014, hvor du blev meddelt yderligere aktindsigt.

Jeg bad den 14. februar 2014 Justitsministeriet om en udtalelse om sagsbehandlingstiden, og min vurdering af sagen begrænser sig således til perioden fra den 26. april 2012 til den 14. februar 2014.

Min vurdering af sagen er på grund af tidspunktet for aktindsigtsanmodningens indgivelse primært foretaget i henhold til den tidligere gældende offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer).

Den nye offentlighedslov (lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen) trådte imidlertid i kraft den 1. januar 2014, og denne lov er dermed også indgået i grundlaget for min vurdering af sagen i det omfang, det har været relevant.

1. Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Retsgrundlag

Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer

Bestemmelserne i § 16, stk. 1 og 2, i den dagældende offentlighedslov havde følgende ordlyd:

”§ 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi.

Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

I forarbejderne til bestemmelsen er bl.a. anført følgende, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 196 og sp. 233:

”(…) en hurtig behandling og afgørelse af sager om aktindsigt er en væsentlig forudsætning for at offentlighedsloven kan opfylde sine intentioner om, at pressen og andre nyhedsformidlende institutioner skal have mulighed for ved anvendelse af loven løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning. ”

…

Efter bestemmelsen i stk. 1 skal sager om aktindsigt afgøres ’snarest’. Denne ændring i forhold til formuleringen af den tilsvarende bestemmelse i den gældende offentlighedslovs § 8, stk. 2, tilsigter at fremhæve, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed.

…

Bestemmelsen i stk. 2, der er ny, er begrundet i et ønske om at sikre, at behandlingstiden for begæringer om aktindsigt ikke uden rimelig anledning trækker ud. Der er ikke indsat en absolut frist for sagsbehandlingens varighed i aktindsigtssager, men bestemmelsen om, at den begærende skal have en begrundet underretning i tilfælde, hvor aktindsigt ikke kan imødekommes inden for 10 dage, samt oplysning om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge, må i sig selv forventes at bidrage til, at behandlingstiden ikke unødigt trækker ud. ”

Se endvidere betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 793 ff.

Kravet om, at sager om aktindsigt skal afgøres snarest, må som anført i forarbejderne ses i sammenhæng med offentlighedslovens formål. Dette formål er bl.a. omtalt i betænkning nr. 325/1963 om offentlighed i forvaltningen, s. 42 ff., hvor der er anført følgende:

”A. Offentlighed som led i folkestyret

(…) Offentlighed bidrager til at sætte almene problemer under debat og giver mulighed for, at befolkningen kan reagere over for lovgivning og administrativ praksis. Offentlighed i forvaltningen kan således betragtes som et led i demokratiet.

…

B. Kontrolhensyn

En anden af de begrundelser, der i første række anføres til støtte for ønsket om indførelse af offentlighed i forvaltningen, er den, at borgerne bør have størst mulig adgang til at følge med i og dermed føre kontrol med, at alt går rigtigt til under forvaltningens udførelse af dens opgaver.

…

Men navnlig har pressen en åbenbar interesse i at få førstehånds kendskab til, om forhold inden for forvaltningsområder kræver nærmere belysning eller giver anledning til kritik, således at problemer kan sættes under debat på et sagligt og velunderbygget grundlag. ”

Der var før den 1. januar 2014 ikke mere præcise regler for, hvor lang tid en myndighed måtte anvende ved behandlingen af sager om aktindsigt, men det fremgik som beskrevet ovenfor af den dagældende offentlighedslov og dens forarbejder, at de skulle behandles med særlig hurtighed (”snarest”).

Spørgsmålet om, hvornår sagsbehandlingstiden overskrider det acceptable, kan i øvrigt ikke besvares generelt. Ud over den samlede sagsbehandlingstid må man tage andre forhold i betragtning, herunder bl.a. sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage, og de løbende ekspeditioner i sagen.

Det er således tidligere antaget, at udsættelse af behandlingen af en aktindsigtssag kan ske, hvis der foreligger særlige forhold, se bl.a. betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 798 f., pkt. 49 i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven (optaget i Retsinformation som vejledning nr. 11687 af 3. november 1986) og John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (1998), s. 282 f.

Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen

Den nye offentlighedslovs § 36, stk. 2 – som med visse ændringer har videreført den tidligere § 16, stk. 1 og 2 – har følgende ordlyd:

”Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning (…)

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være »undtagelsesvist«, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist. ”

Der er endvidere i forarbejderne til bestemmelsen opstillet målsætninger for sagsbehandlingstiden afhængig af bl.a. sagens omfang og kompleksitet. Myndighederne skal således som udgangspunkt behandle enhver sag om aktindsigt inden for ganske få dage, og selv de mest omfattende og vanskelige sager skal tilstræbes færdigbehandlet på højest 40 arbejdsdage.

Selvom den nye offentlighedslovs § 36, stk. 2, og de opstillede målsætninger for sagsbehandlingstiden efter min opfattelse ikke kan anvendes direkte i din sag (idet din anmodning om aktindsigt blev indgivet længe før ikrafttrædelsen af loven), understreger de nævnte regler vigtigheden af, at aktindsigtssager behandles med særlig hurtighed.

Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Justitsministeriet har i sin udtalelse af 28. februar 2014 oplyst, at ministeriet ikke har fastsat særlige regler for sagsbehandlingstiden ved behandlingen af aktindsigtsanmodninger, men at der dog er fastsat interne retningslinjer for, hvordan sager om aktindsigt efter offentlighedsloven skal håndteres. Heri indgår målsætninger for, hvor hurtigt visse sagsbehandlingsskridt bør foretages.

Jeg har modtaget en kopi af de retningslinjer, som var gældende fra august 2012, og af de retningslinjer, som er fastsat efter ikrafttrædelsen af den nye offentlighedslov.

For så vidt angår den konkrete sag har Justitsministeriet anført, at det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at det har taget 1 år og 10 måneder at behandle din anmodning om aktindsigt, ligesom ministeriet finder det meget beklageligt, at ministeriet flere gange har oplyst dig om, at ministeriet ville træffe afgørelse inden for en nærmere fastsat frist, og at dette så efterfølgende har vist sig ikke at være muligt.

Justitsministeriet har endvidere anført, at identificering af de relevante sager i sig selv har været tidskrævende, og at den efterfølgende håndtering og gennemgang af sagernes dokumenter på grund af sagernes antal og omfang har været meget tidskrævende. Dette ændrer dog efter ministeriets opfattelse ikke ved, at sagsbehandlingstiden har været alt for lang.

Justitsministeriet har beklaget sagsbehandlingstiden over for dig i delafgørelsen af 28. februar 2014 – og i øvrigt også i den endelige afgørelse af 8. april 2014.

Justitsministeriets udtalelse af 28. februar 2014 indeholder en datoliste. Jeg må på baggrund af datolisten og de oplysninger, som jeg i øvrigt har fået fra dig og ministeriet, lægge til grund, at sagen i realiteten har ligget uekspederet hen i hvert fald i perioden fra den 16. november 2012 til den 7. juni 2013. Det samme er tilfældet for så vidt angår perioden fra den 13. november 2013 til den 11. februar 2014. Ministeriet har oplyst, at disse ”døde” perioder skyldes ekspeditionsfejl.

Uanset det, som Justitsministeriet har anført som begrundelse for sagsbehandlingstiden, er det herefter min opfattelse, at ministeriets sagsbehandlingstid på ca. 1 år og 10 måneder frem til min høring af ministeriet den 14. februar 2014 er helt uacceptabel.

Jeg mener i den forbindelse endvidere, at det er meget beklageligt, at ministeriet gentagne gange ikke har kunnet overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt dig.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

Det fremgår af Justitsministeriets udtalelse, at alle ministeriets sager om aktindsigt som udgangspunkt behandles af ministeriets Forvaltningsretskontor efter særlige retningslinjer. Din sag er imidlertid ikke behandlet af Forvaltningsretskontoret, idet din anmodning om aktindsigt indkom før oprettelsen af kontoret i august 2012.

Af de nævnte særlige retningslinjer for Forvaltningsretskontorets behandling af sager om aktindsigt efter den nye offentlighedslov (og af de tidligere retningslinjer fra august 2012) fremgår bl.a., at der er taget forskellige forholdsregler med henblik på at sikre, at aktindsigtsanmodninger med det samme kommer det rigtige sted hen, at de behandles hurtigt, og at der løbende holdes øje med fremgangen i dem. Bl.a. føres der en liste over anmodninger om aktindsigt, som opdateres og hver mandag udskrives til bl.a. afdelingschefen i Lovafdelingen.

Med disse tiltag bør det være sikret, at der ikke fremover sker ekspeditionsfejl som dem, der er sket i din sag. På den baggrund foretager jeg mig ikke mere.

2. Justitsministeriets sagsbehandling i tilknytning til sagsbehandlingstiden

§ 16, stk. 2, i den dagældende offentlighedslov havde følgende ordlyd:

”Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

Ombudsmanden har tidligere taget stilling til, hvilke krav der stilles til indholdet af de underretninger, som myndighederne sender til borgerne efter bestemmelsen, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for 2011, sag nr. 14-2. Se endvidere Jens Olsen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 622 ff., og betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 797. ff.

Som det fremgår, er det forvaltningsmyndigheden, der skal tage initiativ til at underrette den, der har anmodet om aktindsigt. Underretningen skal gives, inden 10 dage fra aktindsigtsanmodningen modtages, og skal angive grunden til, at der endnu ikke er truffet endelig afgørelse om aktindsigt, og hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge.

På grundlag af navnlig ombudsmandens udtalelser om god forvaltningsskik er der i Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (optaget i Retsinformation som vejledning nr. 11740 af 4. december 1986) i øvrigt anført følgende om forvaltningsmyndigheders generelle pligt til underretning, når sagsbehandlingstiden trækker ud:

”206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge. ”

Det fremgår af Justitsministeriets udtalelse af 28. februar 2014, at ministeriet den 24. maj 2012 traf en delafgørelse i sagen, hvorved du fik udleveret to specifikke aktstykker. Ministeriet oplyste i den forbindelse, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i den resterende del af sagen i løbet af ca. 4 uger.

Det fremgår endvidere af Justitsministeriets udtalelse, at ministeriet den 22. august 2012 oplyste dig om, at ministeriet var i gang med at behandle sagen, og at ministeriet ville vende tilbage med en besvarelse af din aktindsigtsanmodning snarest muligt.

Den 3. oktober 2012 besvarede Justitsministeriet en række spørgsmål, som du havde stillet om ministeriets samarbejde med organisationen B. Ved samme lejlighed oplyste ministeriet, at din anmodning om aktindsigt endnu ikke var færdigbehandlet.

Du klagede den 18. oktober 2012 til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid, og jeg oversendte den 24. oktober 2012 klagen til Justitsministeriet som en anmodning fra dig om, at ministeriet snart traf afgørelse i sagen.

Den 16. november 2012 fik du – ifølge de oplysninger, jeg har fået fra dig – telefonisk oplyst af en medarbejder i Justitsministeriet, at sagen fortsat var under behandling.

Den 29. maj 2013 klagede du på ny til mig over, at du ikke havde fået svar på din aktindsigtsanmodning. En af mine medarbejdere kontaktede den 7. juni 2013 Justitsministeriet, som bl.a. oplyste, at sagen ville blive færdigbehandlet inden for 4 uger, hvilket du blev orienteret om i forbindelse med, at jeg afsluttede min behandling af sagen den 11. juni 2013.

Ved breve af henholdsvis 8. juli og 12. september 2013 oplyste Justitsministeriet dig om, at det endnu ikke havde været muligt at færdigbehandle sagen, hvilket skyldtes, at aktindsigtsanmodningen vedrørte et større antal sager indeholdende et ikke ubetydeligt antal dokumenter. Ministeriet tilkendegav i begge breve, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i sagen inden for 8 uger.

Justitsministeriet kontaktede dig telefonisk den 7. november 2013 med henblik på en tilskæring af sagen og oplyste i den forbindelse, at du kunne forvente en afgørelse inden for 14 dage.

Den 10. februar 2014 klagede du for tredje gang til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid.

Justitsministeriet har i sin udtalelse af 28. februar 2014 meget beklaget, at du ikke løbende er blevet orienteret om sagen.

Efter det oplyste må jeg lægge til grund, at Justitsministeriet i perioden fra den 16. november 2012 til den 7. juni 2013 – dvs. en periode på over 7 måneder – ikke underrettede dig om status for sagen. Jeg er enig med ministeriet i, at dette er meget beklageligt.

Jeg mener også, at det er meget beklageligt, at flere af de underretninger, som ministeriet gav dig i sagen, ikke skete på ministeriets eget initiativ, men først efter at du havde rykket for svar eller havde klaget til ombudsmanden.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg foretager mig ikke mere i sagen.

Med venlig hilsen

Kopi sendt til:

Justitsministeriet

Sagsfremstilling

Du bad ved e-mail af 26. april 2012 Justitsministeriet om aktindsigt på følgende måde:

”Jeg vil gerne bede om aktindsigt i al korrespondance vedrørende de forskellige ordninger om udbetaling af penge til irakere, der vender frivilligt hjem. Det drejer sig især om ordningerne fra 2005, 2007, 2008, 2009 og 2011. ”

Den 16. maj 2012 rykkede du Justitsministeriet for svar på din aktindsigtsanmodning.

Ved e-mail af 24. maj 2012 kvitterede Justitsministeriet for modtagelsen af dine e-mails af 26. april og 16. maj 2012. Ministeriet bemærkede, at du den 24. maj 2012 telefonisk havde præciseret din anmodning til at vedrøre lovforberedende arbejde, herunder særligt korrespondance med organisationer, i forbindelse med udarbejdelse af lovforslag L 156 af 29. januar 2003 og lovforslag L 218 af 16. maj 2007, ligesom du ønskede aktindsigt i to specifikke aktstykker om økonomisk støtte til irakiske statsborgere i forbindelse med hjemsendelse.

Ministeriet vedlagde kopi af de to aktstykker og tilkendegav, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen i løbet af ca. 4 uger. I den forbindelse beklagede ministeriet, at din aktindsigtsanmodning ikke var blevet besvaret inden for fristen på 10 dage.

Den 2. juli 2012 rykkede du Justitsministeriet for svar.

Justitsministeriet rekvirerede den 13. juli 2012 en række sager fra ministeriets fjernarkiv. Den 16. juli 2012 oplyste arkivet, at 3 ud af 4 sager ikke lå på arkivet.

Ved e-mail af 22. august 2012 oplyste Justitsministeriet, at ministeriet var ved at fremskaffe en række sagsakter, og at ministeriet var i færd med at gennemgå de sagsakter, der allerede var fremskaffet. Ministeriet beklagede, at der endnu ikke var truffet en afgørelse i sagen og tilkendegav, at ministeriet ville vende tilbage med en besvarelse snarest muligt.

Du sendte den 11. september 2012 en række spørgsmål til Justitsministeriet om ministeriets samarbejde med organisationen B og gjorde i den forbindelse opmærksom på, at du ønskede et hurtigt svar.

Den 27. september 2012 rykkede du Justitsministeriet for en besvarelse af spørgsmålene om B.

Ved e-mail af 3. oktober 2012 besvarede Justitsministeriet dine spørgsmål om ministeriets samarbejde med B og oplyste i den forbindelse, at oplysningerne var indhentet fra Udlændingestyrelsen. Ministeriet oplyste endvidere, at din aktindsigtsanmodning fortsat var under behandling og dermed ikke kunne besvares samtidig med besvarelsen af de konkrete spørgsmål.

Samme dag sendte du en række supplerende spørgsmål om samarbejdet med B til Justitsministeriet.

Den 18. oktober 2012 klagede du til mig over, at Justitsministeriet endnu ikke havde truffet afgørelse i din sag om aktindsigt. Du nævnte i den forbindelse også, at du ikke havde fået svar på de supplerende spørgsmål om ministeriets samarbejde med B, som du stillede den 3. oktober 2012.

Jeg oversendte den 24. oktober 2012 din klage til Justitsministeriet som en anmodning fra dig om, at ministeriet nu traf afgørelse i sagen.

Den 5. november 2012 anmodede Justitsministeriet Udlændingestyrelsen om bidrag til besvarelsen af dine supplerende spørgsmål af 3. oktober 2012.

Den 16. november 2012 fik du – efter oplysningerne i en senere klage til mig – telefonisk oplyst af en medarbejder i Justitsministeriet, at din sag fortsat var under behandling.

Justitsministeriet bragte den 19. november 2012 sin anmodning af 5. november 2012 i erindring over for Udlændingestyrelsen.

Samme dag modtog Justitsministeriet Udlændingestyrelsens bidrag til besvarelsen af dine supplerende spørgsmål. På grund af en ekspeditionsfejl tilgik styrelsens e-mail ikke din aktindsigtssag før den 18. oktober 2013.

Den 29. maj 2013 klagede du igen til mig over, at Justitsministeriet endnu ikke havde truffet afgørelse i din sag om aktindsigt.

Ved telefonsamtale den 7. juni 2013 oplyste Justitsministeriet en af mine medarbejdere om, at den manglende besvarelse af din aktindsigtsanmodning skyldtes en ekspeditionsfejl, og at ministeriet straks ville behandle anmodningen. Ministeriet oplyste endvidere, at du kunne forvente svar inden 4 uger. Jeg afsluttede på den baggrund min behandling af sagen.

Justitsministeriet oplyste dig ved brev af 8. juli 2013 om, at det endnu ikke havde været muligt at færdigbehandle din sag, og at den manglende besvarelse skyldtes, at din anmodning vedrørte et større antal sager indeholdende et ikke ubetydeligt antal akter. Ministeriet tilkendegav, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i sagen inden for 8 uger.

Den 17. juli 2013 kom Justitsministeriets brev af 8. juli 2013 retur, idet ministeriet havde angivet din adresse forkert. På grund af en ekspeditionsfejl blev brevet ikke genfremsendt til den rigtige adresse. På baggrund af oplysningerne i din klage til mig af 10. februar 2014 må jeg imidlertid lægge til grund, at du rent faktisk modtog ministeriets brev af 8. juli 2013.

Justitsministeriet sendte den 12. september 2013 et nyt brev til dig med samme indhold som brevet af 8. juli 2013.

Ved telefonsamtale den 7. november 2013 oplyste Justitsministeriet dig om, at der på sagen fandtes et ikke ubetydeligt antal akter, der vedrørte ”helt lavpraktiske forhold”, og du oplyste, at du ikke var interesseret i at modtage disse akter. Ministeriet tilkendegav under samtalen, at besvarelsen af din aktindsigtsanmodning var nært forestående og kunne forventes inden for 14 dage.

Den 13. november 2013 blev din aktindsigtsanmodning færdigbehandlet, og der forelå en underskrevet afgørelse i sagen. På grund af en ekspeditionsfejl, der skyldtes medarbejderskift, blev afgørelsen ikke afsendt fra ministeriet.

Den 10. februar 2014 klagede du for tredje gang til mig over, at Justitsministeriet endnu ikke havde truffet afgørelse i din sag.

Justitsministeriet blev den 11. februar 2014 opmærksom på, at afgørelsen i sagen ikke var blevet afsendt. Det var imidlertid ikke umiddelbart muligt at identificere det materiale, der skulle medfølge afgørelsen om aktindsigt. Af den grund – og i lyset af den mellemkommende ikrafttrædelse af den nye offentlighedslov – kunne den oprindelige afgørelse af 13. november 2013 ikke afsendes i umiddelbar forlængelse af, at fejlen blev opdaget.

Ved brev af 14. februar 2014 bad jeg Justitsministeriet om en udtalelse om sagsbehandlingstiden.

Den 28. februar 2014 traf Justitsministeriet en delafgørelse i sagen og besvarede samtidig dine supplerende spørgsmål af 3. oktober 2012 om ministeriets samarbejde med B. Du fik ved afgørelsen udleveret en lang række dokumenter, idet enkelte dokumenter dog var undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens § 23, stk. 1, om interne dokumenter, ligesom der var foretaget anonymisering af en række dokumenter vedrørende konkrete asylansøgere.

Ministeriet oplyste dig i forbindelse med delafgørelsen om, at behandlingen af sagens øvrige dokumenter navnlig beroede på en vurdering af, i hvilket omfang der skulle ekstraheres oplysninger fra en række interne dokumenter i overensstemmelse med offentlighedslovens § 28. Ministeriet tilkendegav, at ministeriet forventede at træffe endelig afgørelse i sagen snarest.

Samme dag, som Justitsministeriet traf ovennævnte delafgørelse i sagen, afgav ministeriet en udtalelse til mig om sagsbehandlingstiden. Følgende fremgår bl.a. af udtalelsen:

”Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at det har taget 1 år og 10 måneder at behandle (A)’s anmodning om aktindsigt. Ministeriet finder det desuden meget beklageligt, at ministeriet flere gange har oplyst over for ansøgeren, at ministeriet ville træffe afgørelse inden for en nærmere fastsat frist, og at dette efterfølgende har vist sig ikke at være muligt. Ministeriet finder det i den forbindelse endvidere meget beklageligt, at ansøgeren ikke løbende er blevet orienteret herom. Ministeriet har derfor også over for ansøgeren i afgørelsen af 28. februar 2014 meget beklaget den særdeles lange sagsbehandlingstid.

Justitsministeriet bemærker i forhold til den samlede sagsbehandlingstid i den konkrete sag, at identificering af de relevante sager i sig selv har været tidskrævende, og at den efterfølgende håndtering og gennemgang af sagernes dokumenter på grund af sagernes antal og omfang endvidere har været meget tidskrævende. Dette ændrer imidlertid ikke ved, at den samlede sagsbehandlingstid har været alt for lang.

3. Ombudsmanden har i sit brev af 14. februar 2014 endvidere bedt Justitsministeriet om oplysninger om, hvorvidt der er fastsat regler for, hvor hurtigt ministeriet ønsker at behandle sager om aktindsigt, og i så fald, hvilke mål for sagsbehandlingstiden der er fastsat.

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet ikke har fastsat sådanne regler. Ministeriet har dog fastsat interne retningslinjer for, hvordan sager om aktindsigt efter offentlighedsloven skal håndteres. Heri indgår målsætninger for, hvor hurtigt visse sagsbehandlingsskridt bør foretages. En kopi af de retningslinjer, som gjaldt fra august 2012 og i 2013 vedlægges til orientering.

…

4. Ombudsmanden har i sit brev af 14. februar 2014 endelig anmodet ministeriet om at forholde sig til sagsbehandlingstiden i lyset af bestemmelserne i § 36, stk. 2, jf. § 42, stk. 2, i lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen.

Justitsministeriet kan i den forbindelse oplyse, at ministeriet bl.a. med det formål at kunne leve op til de målsætninger for sagsbehandlingstiden, som er tilkendegivet med den nye offentlighedslov, har fastsat nye interne retningslinjer for, hvordan sager om aktindsigt efter offentlighedsloven skal håndteres. En kopi af de nye retningslinjer vedlægges til orientering. ”

Den 6. marts 2014 sendte jeg dig en kopi af Justitsministeriets udtalelse og bad om dine eventuelle bemærkninger hertil.

Jeg havde den 21. marts 2014 ikke modtaget bemærkninger fra dig, og jeg orienterede derfor samme dag dig og Justitsministeriet om, at jeg nu ville gå i gang med at behandle sagen.

Ved telefonisk henvendelse den 24. marts 2014 til ombudsmanden oplyste du, at du ikke havde modtaget den kopi af Justitsministeriets udtalelse, som jeg sendte til dig den 6. marts 2014. Jeg genfremsendte derfor samme dag ministeriets udtalelse til dig.

Den 4. april 2014 modtog jeg et brev fra dig af 31. marts 2014 med dine bemærkninger til Justitsministeriets udtalelse. Dine kommentarer vedrørte primært indholdet af ministeriets afgørelse(r) i sagen, og jeg orienterede dig derfor i brev af 8. april 2014 om, at din oprindelige klage – og dermed også min sag – alene omhandlede ministeriets sagsbehandlingstid. Jeg bemærkede i den forbindelse, at hvis du ønskede at klage over ministeriets afgørelse(r), måtte jeg bede dig om at rette særskilt henvendelse til mig herom.

Jeg sendte den 8. april 2014 en kopi af dit brev af 31. marts 2014 til Justitsministeriet til orientering.

Ved telefonisk henvendelse til Justitsministeriet den 9. april 2014 fik en af mine medarbejdere oplyst, at sagen var endeligt afsluttet den 8. april 2014. Jeg fik herefter tilsendt en kopi af såvel delafgørelsen af 28. februar 2014 som den endelige afgørelse af 8. april 2014 til orientering.