Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt i oplysninger om afdøde danskere i Ghana og Nigeria

Svar til selskab A

02-06-2014

Dok.nr. 14/01285-14/DS

Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt

Jeg har nu færdigbehandlet A’s sag.

Udenrigsministeriet har tilkendegivet, at det er ministeriets samlede opfattelse, at sagen kunne have været afsluttet hurtigere. Ministeriet beklager, at det ikke er sket.

Jeg er enig med Udenrigsministeriet.

Jeg mener også, at Udenrigsministeriet i sine underretninger til A burde havde givet selskabet en beskrivelse af, hvad der var temaet for de komplicerede juridiske overvejelser, der gjorde, at sagens behandling trak ud.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra s. 9 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt i oplysninger om danske statsborgere afgået ved døden i Vestafrika.

Du anmodede dels den 28. november 2013, dels den 19. december 2013 om aktindsigt i navne og adresser på samtlige danskere døde i perioden 2008-2013 i henholdsvis Ghana og Nigeria.

Den 20. januar 2014 skrev Udenrigsministeriet til dig, at det ikke havde været muligt at identificere sager eller dokumenter omfattet af anmodningen om danskere, der var døde i Nigeria i 2008-2010 og 2012-2013, eller om danskere, der var døde i Ghana i 2013.

Den 19. marts 2014 traf Udenrigsministeriet afgørelse i sagen for så vidt angik de øvrige år.

Min vurdering af Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid er foretaget i henhold til dels den tidligere gældende offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer), dels den nye offentlighedslov (lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen), som trådte i kraft den 1. januar 2014.

§ 42, stk. 2, i den nye offentlighedslov bestemmer, at anmodninger om aktindsigt, som er indgivet før lovens ikrafttræden, skal afgøres efter den nye lov.

Retsgrundlag

Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer

Bestemmelserne i § 16, stk. 1 og 2, i den dagældende offentlighedslov havde følgende ordlyd:

”§ 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi.

Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

I forarbejderne til bestemmelsen er bl.a. anført følgende, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 196 og sp. 233:

”(…) en hurtig behandling og afgørelse af sager om aktindsigt er en væsentlig forudsætning for at offentlighedsloven kan opfylde sine intentioner om, at pressen og andre nyhedsformidlende institutioner skal have mulighed for ved anvendelse af loven løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning. ”

…

Efter bestemmelsen i stk. 1 skal sager om aktindsigt afgøres ’snarest’. Denne ændring i forhold til formuleringen af den tilsvarende bestemmelse i den gældende offentlighedslovs § 8, stk. 2, tilsigter at fremhæve, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed.

…

Bestemmelsen i stk. 2, der er ny, er begrundet i et ønske om at sikre, at behandlingstiden for begæringer om aktindsigt ikke uden rimelig anledning trækker ud. Der er ikke indsat en absolut frist for sagsbehandlingens varighed i aktindsigtssager, men bestemmelsen om, at den begærende skal have en begrundet underretning i tilfælde, hvor aktindsigt ikke kan imødekommes inden for 10 dage, samt oplysning om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge, må i sig selv forventes at bidrage til, at behandlingstiden ikke unødigt trækker ud. ”

Se endvidere betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 793 ff.

Kravet om, at sager om aktindsigt skal afgøres snarest, må som anført i forarbejderne ses i sammenhæng med offentlighedslovens formål.

Disse formål er bl.a. omtalt i betænkning nr. 325/1963 om offentlighed i forvaltningen, s. 42 ff., hvor der peges på, at offentlighed i forvaltningen er et led i demokratiet, fordi det bidrager til at sætte almene problemer under debat. Desuden peges der på, at borgerne bør have størst mulig adgang til at følge med i og dermed føre kontrol med, at alt går rigtigt til under forvaltningens udførelse af dens opgaver.

Det siges også, at navnlig pressen har en åbenbar interesse i offentlighed, således at problemer kan sættes under debat på et sagligt og velunderbygget grundlag.

Der var før den 1. januar 2014 ikke mere præcise regler for, hvor lang tid en myndighed måtte anvende ved behandlingen af sager om aktindsigt, men det fremgik som nævnt af den dagældende offentlighedslov og dens forarbejder, at de skulle behandles med særlig hurtighed (”snarest”).

Spørgsmålet om, hvornår sagsbehandlingstiden overskrider det acceptable, kan i øvrigt ikke besvares generelt. Ud over den samlede sagsbehandlingstid må man tage andre forhold i betragtning, herunder bl.a. sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage, og de løbende ekspeditioner i sagen.

Lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen

Den nye offentlighedslovs § 36, stk. 2 – som med visse ændringer har videreført den tidligere § 16, stk. 1 og 2 – har følgende ordlyd:

”Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning (…)

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist. ”

Der er endvidere i forarbejderne til bestemmelsen opstillet målsætninger for sagsbehandlingstiden afhængig af bl.a. sagens omfang og kompleksitet. Myndighederne skal således som udgangspunkt behandle enhver sag om aktindsigt inden for ganske få dage, og selv de mest omfattende og vanskelige sager skal tilstræbes færdigbehandlet på højst 40 arbejdsdage.

Sagsbehandlingstiden i den foreliggende sag skal ikke alene bedømmes efter den nye offentlighedslovs § 36, stk. 2, og de her opstillede målsætninger, idet en del af sagsbehandlingen foregik inden denne lovs ikrafttræden. Men den nye lov understreger generelt vigtigheden af, at aktindsigtssager behandles med særlig hurtighed.

2. Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid

Fra A første gang anmodede Udenrigsministeriet om aktindsigt den 28. november 2013, og indtil ministeriet traf afgørelse den 19. marts 2014, gik der over 3 måneder og 2 uger. Fra A’s sidste anmodning om aktindsigt den 19. december 2014 gik der 3 måneder.

Udenrigsministeriet har som begrundelse for sagsbehandlingstiden henvist til, at sagen rejste juridiske spørgsmål af kompliceret karakter, og at det var nødvendigt at høre andre myndigheder og gennemgå et stort antal dokumenter med henblik på at undtage oplysninger af hensyn til væsentlige private interesser.

Desuden har ministeriet oplyst, at den daværende ansvarlige sagsbehandler fratrådte sin stilling den 3. januar 2014, og at sagen i den forbindelse blev overgivet midlertidigt til en anden medarbejder i kontoret, der havde ansvaret for sagen, indtil stillingen blev besat, og en ny sagsbehandler efter sikkerhedsgodkendelse kunne tiltræde den 3. februar 2014.

Ministeriet har endelig henvist til, at Udenrigsministeriets Borgerservice samtidig med behandlingen af sagen behandlede to andre aktindsigtssager, der var tilgået ministeriet inden A’s aktindsigtsanmodning, og at behandlingen fandt sted på et tidspunkt, hvor Borgerservice var under et betydeligt arbejdspres, da man skulle varetage meget tunge og alvorlige sager om bistand til danskere i udlandet.

Udenrigsministeriet har imidlertid – med henvisning til, at der i første halvdel af januar 2014 og første halvdel af februar 2014 ikke blev foretaget ekspeditioner i sagen – tilkendegivet, at det er ministeriets samlede opfattelse, at sagen kunne have været afsluttet hurtigere. Ministeriet beklager, at det ikke er sket.

Jeg er enig med Udenrigsministeriet.

Da ministeriet nu har truffet afgørelse, foretager jeg mig ikke videre i sagen. Jeg har i den forbindelse også noteret mig de tiltag, som Udenrigsministeriet har værksat for at overholde de målsætninger om tilstræbt sagsbehandlingstid, som følger af den nye offentlighedslov.

3. Udenrigsministeriets underretninger

Det følger af de nævnte regler i den tidligere offentlighedslovs § 16, stk. 2, og den nye offentlighedslovs § 36, stk. 2, at Udenrigsministeriet skulle underrette A om grunden til, at der endnu ikke var blevet truffet afgørelse, og om hvornår det kunne forventes, at der ville blive truffet afgørelse.

Spørgsmålet er, hvad der ligger i dette krav.

Ombudsmanden har tidligere taget stilling til dette spørgsmål, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for 2011, sag nr. 14-2. I denne sag havde en journalist anmodet Burka-arbejdsgruppen om aktindsigt, og arbejdsgruppen havde sendt 4 underretninger til journalisten om udsættelse af sagen.

Ombudsmanden gennemgik bl.a. forarbejderne til § 16, stk. 2, i den dagældende offentlighedslov og Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven, pkt. 206 og 207, der gælder for underretning af sagens parter i afgørelsessager, og som samtidig er udtryk for almindelige principper for god forvaltningsskik.

Ombudsmanden henviste endvidere bl.a. til § 36, stk. 2, sidste pkt., i lovforslag nr. L 90 af 8. december 2010 om offentlighedsloven og bemærkningerne hertil (se nu tilsvarende § 36, stk. 2, sidste pkt., i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighedsloven og bemærkningerne til bestemmelsen samt de almindelige bemærkninger i lovforslagets pkt. 4.17.2.2.).

Ombudsmanden konkluderede herefter følgende:

”Når underretningspligten i offentlighedsloven ses i lyset af kravet om hurtig sagsbehandling efter offentlighedslovens § 16, stk. 1, af det beskrevne formål, af forarbejderne og af underretningskravets tilknytning til almindeligt gældende forvaltningsretlige principper og god forvaltningsskik, så mener jeg at en myndigheds underretning efter offentlighedsloven skal beskrive den konkrete grund eller grunde til at der ikke er truffet afgørelse på underretningstidspunktet. Jeg har især lagt vægt på at hvis en underretning efter offentlighedslovens § 16, stk. 2, skal opfylde bestemmelsens formål om information, skal den indsigtssøgende reelt og konkret oplyses om grunden eller grundene til at der ikke er truffet afgørelse. En generel, bred eller i realiteten intetsigende beskrivelse vil ikke gøre sagsbehandlingstiden i den enkelte sag lettere at forstå for hverken borgeren eller prøvelsesinstanserne. Et krav om en konkret beskrivelse er efter min mening også bedst egnet til at opnå den ønskede effekt på myndighedernes sagsbehandlingstid.

En myndigheds underretning efter § 16, stk. 2, skal efter min opfattelse forklare sammenhængen mellem sagsbehandlingstiden og karakteren af de overvejelser myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt der endnu ikke er færdiggjort. Kravet om reel og konkret oplysning om grunden til at der ikke er truffet afgørelse, indebærer efter min mening at myndigheden skal beskrive karakteren af de overvejelser myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt der endnu ikke er færdiggjort. Jeg er dog også enig i væsentlige dele af Burka-arbejdsgruppens udtalelse af 9. juni 2010 idet jeg ikke mener at der i kravet om konkretisering ligger at myndigheden er forpligtet til nærmere at redegøre for indholdet af myndighedens interne overvejelser. Jeg mener således at det er tilstrækkeligt til at opfylde offentlighedslovens § 16, stk. 2, at myndigheden angiver det overordnede tema for myndighedens overvejelser eller sagsbehandlingsskridt. Det kan f.eks. være at anmodningen om aktindsigt rejser et tvivlsomt fortolkningsspørgsmål med et overordnet tema som myndigheden undersøger. Det kan også være at myndigheden venter på en udtalelse fra en udenforstående; se om sidstnævnte også Folketingets Ombudsmands beretning for 1991, s. 59. Angivelse af konkrete bestemmelser hvis anvendelse er under overvejelse, en nærmere redegørelse for de overvejelser der f.eks. ligger bag vurderingen af at et fortolkningsspørgsmål anses for tvivlsomt, eller de overvejelser der har ført til høring af en udenforstående, kræves imidlertid ikke for at opfylde kravene i offentlighedslovens § 16, stk. 2.”

Udenrigsministeriet underrettede i den foreliggende sag flere gange A. Den 20. februar og 12. marts 2014 oplyste ministeriet, at årsagen til, at sagen trak ud, var, at sagen rejste juridiske spørgsmål af kompliceret karakter.

Det fremgik ikke, hvad disse spørgsmål nærmere gik ud på.

Udenrigsministeriet har i sin udtalelse til mig oplyst, at der var tale om bl.a. offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 1, og overvejelser om, hvorvidt oplysninger om navne og adresser i forbindelse med dødsfald i udlandet er private oplysninger omfattet af bestemmelsen. Overvejelserne indebar kontakt til en række andre myndigheder.

Endvidere blev det overvejet, om oplysningerne ville kunne undtages efter offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5 – sammenholdt med de hensyn, der ligger bag bestemmelsen i § 30, stk. 1, nr. 1 – hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

I den forbindelse vurderede Udenrigsministeriet også, om der i forhold til de konkrete sager, som ministeriet havde identificeret, gjorde sig sådanne væsentlige hensyn til private interesser gældende, at hemmeligholdelse var påkrævet, og om ministeriet efter en konkret vurdering i hver enkelt sag kunne undtage oplysninger om navn og/eller adresse på afdøde.

Jeg mener, at Udenrigsministeriet i sine underretninger til A burde have beskrevet, hvad der var temaet for de komplicerede juridiske overvejelser, der gjorde, at sagens behandling trak ud – herunder at det blev overvejet, om der var tale om oplysninger om private forhold, som der ikke kunne gives aktindsigt i. Jeg har gjort Udenrigsministeriet bekendt med min opfattelse.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Udenrigsministeriet

Sagsfremstilling

Den 28. november 2013 anmodede A Udenrigsministeriets Borgerservice om aktindsigt i ”navne og adresser, på samtlige danskere, der er døde i Ghana, Gambia, Nigeria, Liberia, Elfenbenskysten og Sierra Leone i perioden 2005-2013”.

Udenrigsministeriet tog den 5. december 2013 telefonisk kontakt til A med henblik på en mulig afgrænsning af anmodningen.

A afgrænsede herefter anmodningen til alene at vedrøre navne og adresser på danske borgere, som var døde i Ghana i årene 2005-2013.

Den 9. december 2013 skrev Udenrigsministeriet til A, at ministeriet var gået i gang med at behandle anmodningen om aktindsigt. Ministeriet oplyste, at anmodningen berørte en omfattende mængde materiale, som det ville tage nogen tid at gennemgå. Ministeriet forventede at kunne give et endeligt svar på anmodningen inden 12 uger, og senest den 3. marts 2013.

Det fremgår af Udenrigsministeriets datoliste over sagen, at ministeriet den 10. december 2013 kontaktede ambassaden i Accra, Ghana, angående indhentelse af akter.

Den 19. december 2013 præciserede og udvidede A sin anmodning om aktindsigt, således at der nu ønskedes aktindsigt i navne og adresser på danske borgere, som var døde i dels Ghana, dels Nigeria i årene 2008-2013. Anmodningen blev indgivet som 12 selvstændige anmodninger, dvs. en for hvert år og hvert land. A præciserede, at anmodningen alene angik navne og adresser, ikke personnumre og dødsårsager.

Den 20. december 2013 kontaktede Udenrigsministeriet på ny ambassaden i Accra, Ghana, i anledning af anmodningen om aktindsigt fra A.

Den 15. januar 2014 modtog Udenrigsministeriet to rykkere om svar på aktindsigt fra A.

Den 16. januar 2014 modtog Udenrigsministeriet akter fra ambassaden i Accra, Ghana.

Den 17. januar 2014 oplyste Udenrigsministeriet telefonisk A om den forventede sagsbehandlingstid.

Den 20. januar 2014 modtog Udenrigsministeriet en rykker fra A.

Samme dag skrev Udenrigsministeriet til A, at ministeriet efter en søgning ikke havde kunnet identificere sager eller dokumenter omfattet af anmodningen om oplysninger om danskere, der var døde i Nigeria i 2008-2010 og 2012-2013, eller om danskere, der var døde i Ghana i 2013. Ministeriet oplyste, at man fortsat behandlede anmodningen for så vidt angik oplysninger om danskere i Nigeria i 2011 og i Ghana i 2008-2012. Der var tale om en omfattende mængde materiale, som det ville tage nogen tid at gennemgå. Ministeriet oplyste, at A kunne forvente et svar inden 20 dage.

Den 20. januar 2014 indhentede Udenrigsministeriet en udtalelse fra Justitsministeriet om sagen. Det fremgår i øvrigt af ministeriets datoliste, at ministeriet i perioden den 14. februar 2014 til 6. marts 2014 havde kontakt med folkeregistret i Københavns Kommune, Ministeriet for Ligestilling og Kirke, Rigspolitiet, det svenske udenrigsministerium, det norske udenrigsministerium, CPR-kontoret i Økonomi- og Indenrigsministeriet, Sundhedsstyrelsen og Statens Serum Institut.

Den 20. februar 2014 oplyste Udenrigsministeriet i et brev til A, at sagen rejste juridiske spørgsmål af kompliceret karakter. Ministeriet beklagede derfor, at det desværre ikke havde været muligt at afslutte sagen inden for den tidligere meddelte frist. Ministeriet forventede nu at kunne give et svar inden for 2 uger, og senest den 12. marts 2014.

Den 21. februar 2014 oplyste ministeriet telefonisk A om den nye frist.

Den 28. februar 2014 klagede A til mig over Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid.

Jeg skrev den 5. marts 2014 til A, at jeg ikke på daværende tidspunkt ville indlede en undersøgelse af Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid. Jeg oplyste, at jeg var opmærksom på, at A havde anført i sin klage til mig, at ministeriet ikke havde uddybet, hvilke komplicerede juridiske spørgsmål der var tale om i sagen. Jeg var også opmærksom på, at A første gang anmodede ministeriet om aktindsigt den 28. november 2013.

Jeg lagde imidlertid vægt på, at A den 20. februar 2014 havde fået stillet et snarligt svar i udsigt af ministeriet, og senest den 12. marts 2014. En af mine medarbejdere havde desuden kontaktet Udenrigsministeriet telefonisk. Under telefonsamtalen oplyste ministeriet, at ministeriet fortsat forventede at kunne give A et svar senest 12. marts 2014.

Den 12. marts 2014 beklagede Udenrigsministeriet, at det endnu ikke havde været muligt at afgøre sagen indenfor den oplyste frist. Ministeriet behandlede fortsat komplicerede juridiske spørgsmål i sagen. Ministeriet forventede nu at træffe afgørelse i sagen senest onsdag den 19. marts 2014.

I en e-mail af 17. marts 2014 klagede A på ny til mig over Udenrigsministeriets sagsbehandlingstid.

Den 19. marts 2014 anmodede jeg Udenrigsministeriet om en udtalelse i anledning af A’s klage over ministeriets sagsbehandlingstid.

Udenrigsministeriet traf samme dag afgørelse i sagen.

I et brev af 11. april 2014 udtalte Udenrigsministeriet sig om sagen. Af ministeriets brev fremgår bl.a. følgende:

”Udenrigsministeriet var lukket i perioden den 24. december 2013 til og med den 1. januar 2014. Der blev derfor ikke foretaget yderligere sagsbehandlingsskridt i denne periode. Endvidere kan det oplyses, at den daværende ansvarlige sagsbehandler fratrådte sin stilling den 3. januar 2014. Sagen blev overgivet midlertidigt til en anden medarbejder i kontoret, der havde ansvaret for sagen indtil stillingen blev besat og en ny sagsbehandler efter sikkerhedsgodkendelse kunne tiltræde. Det skete den 3. februar 2014.

I forhold til de ni sager, der var blevet identificeret som omfattet af (A)’s aktindsigtsanmodning, påbegyndte Udenrigsministeriet herefter vurderingen af oplysningerne om navne og adresser på de afdøde personer i henhold til offentlighedslovens bestemmelser. Sagsbehandlingstiden vedrørende vurderingen af dette spørgsmål forløb fra den 20. januar 2014 til den 19. marts 2014, hvor der blev truffet afgørelse.

Som det fremgår af vedlagte datoliste, indhentede Udenrigsministeriets Borgerservice i perioden oplysninger fra andre myndigheder vedrørende behandlingen af oplysninger om afdøde personer til brug for den juridiske vurdering. I samme periode var der ligeledes kontakt mellem ministeriets Borgerservice og den juridiske tjeneste med henblik på juridisk rådgivning i sagen. Juridisk Tjeneste indhentede endvidere en udtalelse fra Justitsministeriet vedrørende offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 1.

Udenrigsministeriets Borgerservice oplyser i konkrete konsulære sager ikke navne og kontaktoplysninger på personer, der er afgået ved døden i udlandet. Denne praksis er begrundet i hensynet til de pårørende, der ofte befinder sig i en sårbar og stresset situation, når en af deres nærmeste er død i udlandet. Der er ligeledes et hensyn til afdødes eftermæle. Ofte vil der i sådanne tilfælde være tale om aktuelle sager, der i forvejen har været genstand for offentlig omtale, og hvor personfølsomme oplysninger om dødsårsag m.v. ofte også vil have været omtalt. Det var således af væsentlig betydning for det konsulære arbejde i Borgerservice, at spørgsmålet om udlevering af oplysningerne blev grundigt undersøgt.

Udenrigsministeriets vurdering af sagen vedrørte offentlighedslovens § 30, stk. 1, nr. 1, og overvejelser om hvorvidt oplysninger om navne og adresser i forbindelse med dødsfald i udlandet er private oplysninger omfattet af bestemmelsen.

Endvidere blev det overvejet om oplysningerne ville kunne undtages efter offentlighedslovens § 33, stk. 1, nr. 5 – sammenholdt med de hensyn, der ligger bag bestemmelsen i § 30, stk. 1, nr. 1 – hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. I den forbindelse vurderede Udenrigsministeriet også, om der i forhold til de konkrete sager, som ministeriet havde identificeret, gjorde sig sådanne væsentlige hensyn til private interesser gældende, at hemmeligholdelse var påkrævet, og således om ministeriet efter en konkret vurdering i hver enkelte sag kunne undtage oplysninger om navn og/eller adresse på afdøde. De ni sager indeholdte samlet 420 sider.

Det bemærkes i øvrigt, at Udenrigsministeriets Borgerservice samtidigt med behandlingen af nærværende sag har behandlet 2 sager om aktindsigt, der er tilgået ministeriet inden (A)’s aktindsigtsanmodning. Samtidig har behandlingen fundet sted på et tidspunkt, hvor Borgerservice under et betydeligt arbejdspres har skullet varetage meget tunge og alvorlige sager om bistand til danskere i udlandet.

Ad pkt. 4 — om sagsbehandlingstiden efter 1. januar 2014

…

Det er Udenrigsministeriets opfattelse, at sagen dels omfatter et stort antal dokumenter, idet der var behov for at gennemgå 420 sider med henblik på vurderingen af, om der i hver af de enkelte sager gjorde sig sådanne væsentlige hensyn til private interesser gældende, at hemmeligholdelse var påkrævet, og således om ministeriet efter en konkret vurdering i de enkelte sager kunne unddrage oplysninger om navn og/eller adresse på afdøde.

Ydermere er det, som beskrevet ovenfor ministeriets opfattelse, at der i denne sag gjorde sig komplicerede juridiske spørgsmål gældende, hvorfor ministeriet havde behov for at foretage en række undersøgelser med henblik på at få et så fyldestgørende juridisk grundlag som muligt at træffe afgørelse på.

Det er på den baggrund Udenrigsministeriets opfattelse, at det i et vist omfang har været berettiget, at ministeriet har udsat færdigbehandlingen af sagen. Udenrigsministeriet har dog i den konkrete sag bestræbt sig på, at imødekomme anmodningen så hurtigt som muligt, herunder ved at træffe delafgørelse i sagen den 20. januar 2014. I lyset af, at der i første halvdel af januar 2014 og første halvdel af februar 2014 ikke ses at være foretaget ekspeditioner i sagen, er det imidlertid Udenrigsministeriets samlede opfattelse, at sagen kunne have været afsluttet hurtigere, hvilket ministeriet beklager ikke er sket.

…”

I udtalelsen af 11. april 2014 redegjorde ministeriet også for den generelle behandling af aktindsigtssager i ministeriet før og efter vedtagelsen af den gældende offentlighedslov.

Den 23. april 2014 partshørte jeg A over Udenrigsministeriets udtalelse. Jeg har ikke modtaget bemærkninger fra A til udtalelsen.