Justitsministeriets sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt i landeliste over udenlandske statsborgeres mulighed for at blive løst fra deres statsborgerskab (landeklikblad)

Brev til journalist A

26-01-2015

Din klage over Justitsministeriets sagsbehandlingstid i aktindsigtssag

Jeg har nu færdigbehandlet din sag.

Jeg mener, at Justitsministeriets sagsbehandlingstid på 3 måneder er beklagelig.

Jeg mener også, at det er beklageligt, at Justitsministeriet gentagne gange ikke kunne overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt dig, og at ministeriet ikke konsekvent sørgede for at underrette dig om fristudsættelse, inden den tidligere udmeldte frist udløb.

Jeg finder det også beklageligt, at Justitsministeriet i underretningerne til dig ikke oplyste dig om det overordnede tema for ministeriets interne overvejelser.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra side 10 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

Sagen drejer sig om Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag, hvor du den 1. september 2014 bad om aktindsigt ”i den gældende liste over lande, hvorfra voksne erfaringsmæssigt ikke kan blive løst fra deres statsborgerskab – samt positivlisten over lande hvorfra børn og unge under 18 erfaringsmæssigt godt kan blive løst fra”.

Du modtog den 12. september, 29. september, 10. oktober, 22. oktober og 17. november 2014 henholdende breve fra ministeriet. I underretningen af 12. september 2014 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse inden for 10 arbejdsdage. I de efterfølgende fire underretninger meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse inden for 10 dage.

Den 10. december 2014 meddelte Justitsministeriet dig aktindsigt i det ønskede materiale.

1. Sagsbehandlingstid

1.1. Retsgrundlag

Offentlighedslovens § 36, stk. 2 (lov nr. 606 af 12. juni 2013), har følgende ordlyd:

”Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. ”

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Bestemmelsen i stk. 2, der med visse ændringer viderefører den gældende lovs § 16, stk. 1 og 2, fastslår i 1. pkt., at anmodninger om aktindsigt skal afgøres snarest. Dette krav skal bl.a. ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning, jf. også lovforslagets § 1, stk. 1, nr. 4, med tilhørende bemærkninger.

Med anvendelsen af udtrykket ’snarest’ er det således tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Udtrykket ’snarest’ indebærer for det første, at vedkommende myndighed m.v. skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

…

Det følger af bestemmelsen i 2. pkt., at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden syv arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget. Dette følger af, at det i bestemmelsen er forudsat, at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke vil kunne færdigbehandles inden for den nævnte frist.

…

Det forhold, at bestemmelsen fastsætter, at en anmodning om aktindsigt skal afgøres snarest, og (som udgangspunkt) inden syv arbejdsdage efter, at den er modtaget, medfører – som også nævnt ovenfor – at en anmodning om aktindsigt, der klart har identificeret den sag, anmodningen vedrører, og som vedrører et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, bør være færdigbehandlet i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen.

Det anførte forhold indebærer endvidere, at det skal tilstræbes, at en anmodning om aktindsigt, som omfatter lidt flere dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af tre til syv arbejdsdage. Det samme gælder de tilfælde, hvor anmodningen omfatter et mere begrænset antal dokumenter, som giver anledning til en nærmere gennemgang og overvejelser.

I de (særlige) tilfælde, hvor anmodningen f.eks. omfatter et stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser af f.eks. juridiske spørgsmål af mere kompliceret karakter – dvs. når der undtagelsesvist foreligger et forhold, der kan begrunde en udsættelse af fristen på syv arbejdsdage – skal det tilstræbes, at anmodningen om aktindsigt færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage efter, at anmodningen er modtaget.

I de (helt særlige) tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser f.eks. juridiske spørgsmål af ganske kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. Som eksempel herpå kan nævnes det tilfælde, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed m.v. i vidt omfang behandler, og som myndigheden m.v. har modtaget i løbet af det seneste år.

Det fremgår af 2. pkt., at det kun vil være ’undtagelsesvist’, at en anmodning ikke kan færdigbehandles inden for fristen på syv arbejdsdage. Dette udtryk bygger på en forventning om, at antallet af aktindsigtssager, hvor denne frist ikke kan overholdes, i det samlede billede af aktindsigtssager for samtlige landets myndigheder m.v. ikke må være det normale. ”

1.2. Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Justitsministeriet har i sin udtalelse af 19. december 2014 oplyst, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Justitsministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet, så snart en aktindsigtsanmodning er modtaget, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Ministeriet færdigbehandler herefter så vidt muligt sagerne i den rækkefølge, som de er klar. Ministeriet er meget opmærksom på at sikre fremdriften i sagerne og forsøger at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet. Dette meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen.

For så vidt angår den konkrete sag har Justitsministeriet oplyst, at et dokument omfattet af aktindsigtsanmodningen i form af et såkaldt landeklikblad gav anledning til nærmere juridiske overvejelser. Landeklikbladet indeholder oplysninger om, hvilken betydning de senest registrerede oplysninger om lovgivningen og praksis i en række lande har for ministeriets behandling af ansøgninger om dansk indfødsret ved naturalisation.

Justitsministeriet har oplyst, at der som udgangspunkt er tale om et internt dokument omfattet af offentlighedslovens § 23, der anvendes som praktisk arbejdsredskab i Justitsministeriet. Da dokumentet er internt og ikke har været afgivet til udenforstående, er det som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Justitsministeriet vurderede i forbindelse med din aktindsigtsanmodning, om landeklikbladet kunne anses for et endeligt internt dokument omfattet af offentlighedslovens § 26, nr. 4, hvilket ministeriet ikke fandt var tilfældet.

Justitsministeriet vurderede derefter, om der var tale om egentlige faktuelle oplysninger omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28. Det anså ministeriet for tvivlsomt.

På den baggrund vurderede Justitsministeriet, om der kunne meddeles aktindsigt i landeklikbladet efter princippet om meroffentlighed i offentlighedslovens § 14. Justitsministeriets overvejelser mundede ud i, at der blev meddelt aktindsigt i hele landeklikbladet. Justitsministeriet foretog i den forbindelse en afvejning af betydningen af oplysningernes karakter – herunder det forhold, at der er tale om oplysninger, der ikke kan opfattes som udtryk for en fuldstændig opdatering af gældende regler – over for betydningen af, at en række oplysninger fra landeklikbladet indgik i justitsministerens besvarelse af nogle folketingsspørgsmål.

Justitsministeriet har i udtalelsen til mig oplyst, at det ikke er tilfredsstillende, at det har taget mere end 3 måneder at behandle din anmodning om aktindsigt, og ministeriet har beklaget, at den samlede sagsbehandlingstid langt har oversteget, hvad der i forhold til sagens karakter og omfang er acceptabelt.

Efter min gennemgang af sagen er jeg enig med Justitsministeriet i, at den samlede sagsbehandlingstid var alt for lang. Jeg har i den forbindelse lagt vægt på det, som fremgår af forarbejderne til offentlighedsloven om sagsbehandlingstid i sager, som angår et begrænset antal dokumenter, og hvor der ikke er tale om juridiske spørgsmål af kompliceret karakter.

2. Underretninger

2.1. Retsgrundlag

Det følger af sidste led i bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, at den, der har anmodet om aktindsigt, skal underrettes om grunden til en eventuel fristoverskridelse og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Følgende fremgår bl.a. af forarbejderne til bestemmelsen, jf. lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013:

”Såfremt en anmodning om aktindsigt (undtagelsesvist) ikke kan færdigbehandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på syv arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse.

Underretningen efter 2. pkt. skal afsendes inden udløbet af den 7. arbejdsdag efter modtagelsen af anmodningen om aktindsigt. ”

§ 16, stk. 2, i den tidligere offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985) havde følgende ordlyd:

”Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

Ombudsmanden har tidligere taget stilling til, hvilke krav der stilles til indholdet af de underretninger, som myndighederne sender til borgerne ved fristoverskridelser i aktindsigtssager, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for 2011, sag nr. 14-2. Se endvidere Jens Olsen m.fl., Forvaltningsret, 2. udgave (2002), s. 622 ff., og betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 794-95.

I Justitsministeriets vejledning om forvaltningsloven (optaget i Retsinformation som vejledning nr. 11740 af 4. december 1986) er anført følgende om forvaltningsmyndigheders pligt til underretning, når sagsbehandlingstiden trækker ud:

”206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge. ”

I den nævnte sag 2011 14-2 – hvor en journalist havde anmodet Burka-arbejdsgruppen om aktindsigt, og arbejdsgruppen havde sendt fire underretninger til journalisten om udsættelse af sagen – gennemgik ombudsmanden bl.a. forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedslovens § 16, stk. 2, og den nævnte vejledning.

Ombudsmanden henviste endvidere bl.a. til § 36, stk. 2, sidste pkt., i lovforslag nr. L 90 af 8. december 2010 om offentlighedsloven og bemærkningerne hertil (se nu tilsvarende § 36, stk. 2, sidste pkt., i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighedsloven og bemærkningerne til bestemmelsen samt de almindelige bemærkninger i lovforslagets pkt. 4.17.2.2).

Ombudsmanden konkluderede herefter følgende:

”Når underretningspligten i offentlighedsloven ses i lyset af kravet om hurtig sagsbehandling efter offentlighedslovens § 16, stk. 1, af det beskrevne formål, af forarbejderne og af underretningskravets tilknytning til almindeligt gældende forvaltningsretlige principper og god forvaltningsskik, så mener jeg at en myndigheds underretning efter offentlighedsloven skal beskrive den konkrete grund eller grunde til at der ikke er truffet afgørelse på underretningstidspunktet. Jeg har især lagt vægt på at hvis en underretning efter offentlighedslovens § 16, stk. 2, skal opfylde bestemmelsens formål om information, skal den indsigtssøgende reelt og konkret oplyses om grunden eller grundene til at der ikke er truffet afgørelse. En generel, bred eller i realiteten intetsigende beskrivelse vil ikke gøre sagsbehandlingstiden i den enkelte sag lettere at forstå for hverken borgeren eller prøvelsesinstanserne. Et krav om en konkret beskrivelse er efter min mening også bedst egnet til at opnå den ønskede effekt på myndighedernes sagsbehandlingstid.

En myndigheds underretning efter § 16, stk. 2, skal efter min opfattelse forklare sammenhængen mellem sagsbehandlingstiden og karakteren af de overvejelser myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt der endnu ikke er færdiggjort. Kravet om reel og konkret oplysning om grunden til at der ikke er truffet afgørelse, indebærer efter min mening at myndigheden skal beskrive karakteren af de overvejelser myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt der endnu ikke er færdiggjort. Jeg er dog også enig i væsentlige dele af Burka-arbejdsgruppens udtalelse af 9. juni 2010 idet jeg ikke mener at der i kravet om konkretisering ligger at myndigheden er forpligtet til nærmere at redegøre for indholdet af myndighedens interne overvejelser. Jeg mener således at det er tilstrækkeligt til at opfylde offentlighedslovens § 16, stk. 2, at myndigheden angiver det overordnede tema for myndighedens overvejelser eller sagsbehandlingsskridt. Det kan f.eks. være at anmodningen om aktindsigt rejser et tvivlsomt fortolkningsspørgsmål med et overordnet tema som myndigheden undersøger. Det kan også være at myndigheden venter på en udtalelse fra en udenforstående; se om sidstnævnte også Folketingets Ombudsmands beretning for 1991, s. 59. Angivelse af konkrete bestemmelser hvis anvendelse er under overvejelse, en nærmere redegørelse for de overvejelser der f.eks. ligger bag vurderingen af at et fortolkningsspørgsmål anses for tvivlsomt, eller de overvejelser der har ført til høring af en udenforstående, kræves imidlertid ikke for at opfylde kravene i offentlighedslovens § 16, stk. 2.”

2.2. Justitsministeriets underretninger

2.2.1. Udmelding om forventet færdigbehandling

Det fremgår af Justitsministeriets udtalelse af 19. december 2014 og af de bilag, som du sendte til mig sammen med din klage, at ministeriet den 12. september, 29. september, 10. oktober, 22. oktober og 17. november 2014 underrettede dig om overskridelse af fristen for færdigbehandling af din aktindsigtsanmodning.

I underretningen af 12. september 2014 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at træffe afgørelse i din sag inden for 10 arbejdsdage. Ministeriet stillede dig således i udsigt, at du kunne forvente en afgørelse senest den 26. september 2014.

I de efterfølgende fire underretninger meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse vedrørende din aktindsigtsanmodning inden for 10 dage. Det er ikke klart, om Justitsministeriet mente 10 dage eller 10 arbejdsdage, men jeg har lagt til grund, at der var tale om 10 arbejdsdage. Du blev således stillet i udsigt, at der ville foreligge en afgørelse henholdsvis den 13. oktober, 24. oktober, 5. november og 1. december 2014.

Først den 10. december 2014 traf Justitsministeriet afgørelse i sagen og meddelte dig aktindsigt.

Justitsministeriet har i sin udtalelse beklaget, at ministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke var i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår afgørelsen kunne forventes at foreligge.

Jeg er enig med Justitsministeriet i, at dette er beklageligt.

2.2.2. Tidspunkt for fremsendelse

Af Justitsministeriets udtalelse og af de bilag, som du sendte mig, fremgår det, at ministeriet den 12. september 2014 udsatte den forventede færdigbehandling til den 26. september 2014. Ved e-mail af 29. september 2014 udsatte ministeriet fristen til den 13. oktober 2014. Ved e-mail af 10. oktober 2014 udsatte ministeriet fristen til den 24. oktober 2014. Ved e-mail af 22. oktober 2014 udsatte ministeriet fristen til den 5. november 2014. Ved e-mail af 17. november 2014 udsatte ministeriet fristen til den 1. december 2014.

Jeg bemærker i den forbindelse, at ministeriet således ikke konsekvent har sørget for at orientere dig om yderligere fristudsættelse inden udløbet af den tidligere udmeldte frist for færdigbehandling.

Dette finder jeg beklageligt. Ministeriet burde have været opmærksom på at underrette dig om udsættelse af fristen for færdigbehandling af din aktindsigtsanmodning, inden den tidligere udmeldte frist var udløbet.

2.2.3. Begrundelse for fristudsættelse

I underretningen af 12. september 2014 anførte Justitsministeriet som begrundelse for, at det ikke havde været muligt at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, at ”der for tiden pågår behandling af andre aktindsigtsanmodninger, som er modtaget i ministeriet før den 1. september 2014”.

I underretningerne af 29. september, 10. oktober, 22. oktober og 17. november 2014 anførte Justitsministeriet, at ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din anmodning, og at det ”skyldes navnlig, at Deres anmodning giver anledning til nærmere overvejelser af juridisk karakter”.

Justitsministeriet har i sin udtalelse beklaget, at ministeriet ikke oplyste dig om det overordnede tema, som ministeriet undersøgte i forbindelse med ministeriets interne overvejelser – herunder særligt spørgsmålet om, hvorvidt identificeret internt materiale var omfattet af ekstraheringspligten eller kunne udleveres i medfør af princippet om meroffentlighed.

Jeg er enig med Justitsministeriet.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg foretager mig ikke mere i sagen.

Med venlig hilsen

Kopi til:

Justitsministeriet

Sagsfremstilling

I en e-mail af 1. september 2014 anmodede du Justitsministeriet om aktindsigt på følgende måde:

”Jeg vil derudover gerne have (akt)indsigt i den gældende liste over lande, hvorfra voksne erfaringsmæssigt ikke kan blive løst fra deres statsborgerskab — samt positivlisten over lande hvorfra børn og unge under 18 erfaringsmæssigt godt kan blive løst fra. ”

Ved e-mail af 12. september 2014 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet desværre ikke havde kunnet færdigbehandle din anmodning om aktindsigt inden for syv arbejdsdage, og at det navnlig skyldtes, at der pågik behandling af andre aktindsigtsanmodninger, som var modtaget i ministeriet før den 1. september 2014. Samtidig meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse vedrørende din aktindsigtsanmodning inden for 10 arbejdsdage.

Ved e-mail af 29. september 2014 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet desværre endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din anmodning. Det skyldtes navnlig, at din anmodning gav anledning til nærmere overvejelser af juridisk karakter. Justitsministeriet meddelte samtidig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse vedrørende din aktindsigtsanmodning inden for yderligere 10 dage.

Ved e-mail af 10. oktober 2014 meddelte Justitsministeriet dig på ny, at ministeriet desværre endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din anmodning, og at det navnlig skyldtes, at din anmodning gav anledning til nærmere overvejelser af juridisk karakter. Justitsministeriet meddelte dig, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse inden for yderligere 10 dage.

Ved e-mail af 22. oktober 2014 oplyste ministeriet dig på ny om, at ministeriet endnu ikke havde kunnet færdigbehandle din anmodning, og at det navnlig skyldtes, at din anmodning gav anledning til nærmere overvejelser af juridisk karakter. Justitsministeriet skrev endvidere, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse inden for yderligere 10 dage.

Ved e-mail af 17. november 2014 meddelte ministeriet dig, at din aktindsigtsanmodning endnu ikke var færdigbehandlet, og at det navnlig skyldtes, at anmodningen gav anledning til nærmere overvejelser af juridisk karakter. Justitsministeriet meddelte dig herefter, at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse inden for yderligere 10 dage.

Den 17. november 2014 klagede du til mig over sagsbehandlingstiden.

Den 26. november 2014 bad jeg Justitsministeriet om en udtalelse i anledning af din klage.

Justitsministeriet traf den 10. december 2014 afgørelse i sagen.

I et brev af 19. december 2014 udtalte Justitsministeriet sig om sagen. Af ministeriets brev fremgår bl.a. følgende:

”3. Ombudsmanden har i sin henvendelse af 26. november 2014 bedt Justitsministeriet om at udtale sig om den tid, som ministeriet indtil nu har brugt på at behandle sagen, herunder i lyset af kravet i offentlighedslovens § 36, stk. 2, og forarbejderne hertil.

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Det kan i den forbindelse generelt oplyses, at Justitsministeriet, så snart en aktindsigtsanmodning er modtaget, iværksætter arbejdet med at fremsøge de relevante dokumenter. Ministeriet færdigbehandler herefter i så vidt muligt omfang sagerne i den rækkefølge, som de er klar. Ministeriet er meget opmærksom på at sikre fremdriften i sagerne og forsøger på bedste vis at skønne over, hvornår de enkelte anmodninger må forventes at kunne være færdigbehandlet, hvilket meddeles ansøgeren, hvis sagsbehandlingen ikke kan afsluttes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, jf. offentlighedslovens § 36, stk. 2.

Justitsministeriet skal samtidig bemærke, at det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at det har taget mere end 3 måneder at behandle A’s anmodning om aktindsigt. Ministeriet finder det desuden ikke hensigtsmæssigt, at ministeriet har været nødsaget til flere gange at skrive til A og orientere hende om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

4. Justitsministeriet skal i forhold til den samlede sagsbehandlingstid i den konkrete sag bemærke, at et dokument omfattet af aktindsigtsanmodningen i form af et såkaldt landeklikblad har givet anledning til nærmere juridiske overvejelser. Landeklikbladet indeholder oplysninger om, hvilken betydning de senest registrerede oplysninger om lovgivningen og praksis i en række lande har for ministeriets behandling af ansøgninger om dansk indfødsret ved naturalisation.

Der er som udgangspunkt tale om et internt dokument omfattet af offentlighedslovens § 23, der anvendes som praktisk arbejdsredskab i Justitsministeriet. Da dokumentet er internt og ikke har været afgivet til udenforstående, er det som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt.

Justitsministeriet vurderede herefter, om landeklikbladet kunne anses for et endeligt internt dokument omfattet af offentlighedslovens § 26, nr. 4. Justitsministeriet fandt ikke, at dette var tilfældet, da dokumentet ikke indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper, om end dokumentet indeholder oplysninger om betydningen af lovgivningen og praksis i andre lande, som anvendes ved behandlingen af sager om indfødsret.

Justitsministeriet vurderede dernæst, om der var tale om egentlige faktuelle oplysninger omfattet af ekstraheringspligten i offentlighedslovens § 28, idet landeklikbladet indeholder oplysninger om betydningen af lovgivningen og praksis i andre lande. Justitsministeriet anså det for tvivlsomt, om oplysningerne i landeklikbladet var omfattet af offentlighedslovens § 28, stk. 1.

På den baggrund vurderede Justitsministeriet, om der kunne meddeles aktindsigt i landeklikbladet efter princippet om meroffentlighed i offentlighedslovens § 14. Ministeriet foretog i den forbindelse en afvejning af på den ene side det hensyn, der ligger bag den ovennævnte undtagelsesbestemmelse i offentlighedsloven, og på den anden side den berettigede interesse, A måtte antages at have i, at anmodningen om aktindsigt blev imødekommet.

Justitsministeriet foretog i den forbindelse en afvejning af betydningen af oplysningernes karakter, herunder det forhold, at der er tale om oplysninger, der ikke kan opfattes som udtryk for en fuldstændig opdatering af gældende regler, over for betydningen af, at en række oplysninger fra landeklikbladet indgik i justitsministerens besvarelse af 22. april 2014 og supplerende besvarelse af 31. oktober 2014 af spørgsmål nr. 38 (Alm. del) fra Folketingets Indfødsretsudvalg. De pågældende besvarelser er i øvrigt udleveret til A.

Justitsministeriets overvejelser mundede ud i, at der blev meddelt aktindsigt i hele landeklikbladet efter princippet om meroffentlighed.

5. For så vidt angår Justitsministeriets begrundelser for fristudsættelserne i ministeriets e-mails af henholdsvis 29. september, 10. oktober, 22. oktober og 17. november 2014 bemærkes, at ministeriet ikke har redegjort nærmere for indholdet af ministeriets interne overvejelser. Begrundelsespligten i offentlighedslovens § 36, stk. 2, 3. pkt., kan efter ministeriets opfattelse ikke antages at indeholde en forpligtelse hertil.

Justitsministeriet burde imidlertid have oplyst om det overordnede tema, som ministeriet har undersøgt i forbindelse med disse overvejelser, herunder særligt spørgsmålet om, hvorvidt identificeret internt materiale var omfattet af ekstraheringspligten eller kunne udleveres i medfør af princippet om meroffentlighed. Ministeriet beklager, at ministeriet ikke oplyste herom.

Justitsministeriet skal desuden beklage, at ministeriet ved de løbende underretninger om sagens udsættelse ikke har været i stand til at give et realistisk skøn over, hvornår en afgørelse kunne forventes at foreligge.

Endelig skal Justitsministeriet beklage, at den samlede sagsbehandlingstid langt har oversteget, hvad der i forhold til sagens karakter og omfang er acceptabelt. ”

Den 22. december 2014 sendte jeg ministeriets udtalelse til dig med henblik på at modtage dine eventuelle bemærkninger inden 3 uger.

Jeg meddelte dig i brev af 13. januar 2015, at jeg ville behandle sagen på grundlag af de oplysninger, som jeg havde fået fra dig og Justitsministeriet.