Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2020
Nævnenes Hus
Toldboden 2
8800 Viborg
29. juni 2021
Sag nr. 20/03037
Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven (sag nr. 21/00111)
1. Indledning
1.1. Miljø- og Fødevareklagenævnet besvarede ved brev af 25. februar 2021 med bilag min anmodning af 8. juni 2020 om en redegørelse for status for behandlingen af aktindsigtssager i nævnet i 2020.
Miljø- og Fødevareklagenævnets brev skal ses i sammenhæng med nævnets tidligere brev til mig af 14. november 2019 samt nævnets mails af 18. og 27. maj 2020 om sagsbehandlingstiden i nævnets aktindsigtssager for 2018 og for perioden fra den 1. januar 2019 til den 30. september 2019 (herefter blot 2019).
Miljø- og Fødevareklagenævnet oplyste i brevet af 14. november 2019 bl.a., at der over en længere periode havde været fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i klagesagerne, og at behandlingen af alle aktindsigtssager – både førsteinstanssager og klagesager i alle nævn i Nævnenes Hus – pr. 1. juni 2019 var blevet overført til en nyoprettet juridisk afdeling. Ifølge Miljø- og Fødevareklagenævnet havde centraliseringen af aktindsigtsopgaven medført en række faglige synergieffekter og bidraget til en forbedret vidensdeling, samtidig med at nye og opdaterede sagsbehandlingsprocesser havde medvirket til en mere effektiv behandling af sagerne med kortere sagsbehandlingstider til følge.
1.2. I lyset af Miljø- og Fødevareklagenævnets lange sagsbehandlingstider for nogle af klagesagerne efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven – samt nævnets oplysninger om iværksatte tiltag mv. – bad jeg i mit brev af 8. juni 2020 om en status for 2020 vedrørende nævnets behandling af aktindsigtssager.
Jeg oplyste i brevet endvidere, at jeg havde valgt at behandle spørgsmålet om, hvilke dokumenter Miljø- og Fødevareklagenævnet er i besiddelse af i forbindelse med behandlingen af klager over afgørelser om aktindsigt, samt spørgsmålet om efterlevelse af nævnets afgørelser i en særskilt sag. I den forbindelse henviste jeg til mit samtidige brev til Erhvervsministeriet, som Miljø- og Fødevareklagenævnet modtog en kopi af. Jeg afventer fortsat Erhvervsministeriets orientering om udfaldet af de overvejelser og om de eventuelle tiltag, som problemstillingen giver anledning til. Ministeriet har senest den 25. juni 2021 telefonisk orienteret mig om status i sagen.
1.3. Efter en foreløbig gennemgang af det indsendte materiale kontaktede en af mine medarbejdere telefonisk Miljø- og Fødevareklagenævnet, og nævnet er i forlængelse heraf den 22. juni 2021 kommet med enkelte supplerende oplysninger til udtalelsen af 25. februar 2021.
Jeg har nu haft lejlighed til at gennemgå det samlede materiale.
2. Sagsbehandlingstiderne for 2020
2.1. Afsluttede førsteinstanssager
Miljø- og Fødevareklagenævnet har oplyst, at nævnet i 2020 afsluttede 13 førsteinstanssager efter offentlighedsloven med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 5,5 arbejdsdage. 12 af sagerne blev afsluttet med en sagsbehandlingstid på mellem 4 og 7 arbejdsdage, og den sidste sag blev afsluttet med en sagsbehandlingstid på 10 arbejdsdage, jf. bilag 1 til nævnets udtalelse.
I 2020 afsluttede nævnet 143 førsteinstanssager efter miljøoplysningsloven med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 6,4 arbejdsdage. 141 af sagerne blev afsluttet inden for en måned, mens 2 af sagerne blev afsluttet inden for 2 måneder (begge sager med en sagsbehandlingstid på 28 arbejdsdage, jf. bilag 1 til nævnets udtalelse).
Hertil kommer 109 førsteinstanssager, som ifølge Miljø- og Fødevareklagenævnet blev afsluttet ”uden lovvalg” og med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 5,2 arbejdsdage. Nævnet har ikke for så vidt angår disse sager sendt nærmere oplysninger om sagsbehandlingstiden for den enkelte sag. Ifølge nævnets oplysninger er der tale om sager, som blev afsluttet uden en egentlig afgørelse (eksempelvis fordi den aktindsigtssøgende blev henvist til nævnets afgørelsesportal), eller om sager, hvor der i afgørelsen ikke er taget stilling til lovvalg (eksempelvis ved meddelelse af fuld aktindsigt).
Til sammenligning var Miljø- og Fødevareklagenævnets gennemsnitlige sagsbehandlingstid for førsteinstanssager efter offentlighedsloven 10 arbejdsdage i 2018 og ca. 5 arbejdsdage i 2019. For så vidt angår førsteinstanssager efter miljøoplysningsloven var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid ca. 6 arbejdsdage i både 2018 og 2019.
2.2. Afsluttede klagesager
Det fremgår af Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger, at nævnet i 2020 afsluttede i alt 3 klagesager efter offentlighedsloven med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 101,7 arbejdsdage. Sagerne blev afsluttet med en sagsbehandlingstid på henholdsvis 75, 97 og 133 arbejdsdage, jf. bilag 2 til nævnets udtalelse.
Miljø- og Fødevareklagenævnet har i forhold til sagsbehandlingstiden i disse sager bemærket, at det ved modtagelsen af en sag ofte ikke er muligt at forudsige lovvalget i forbindelse med nævnets afgørelse, da det i nævnets sager ofte er omtvistet, hvorvidt der er tale om miljøoplysninger eller ej.
Med hensyn til klagesager efter miljøoplysningsloven afsluttede Miljø- og Fødevareklagenævnet i 2020 i alt 50 sager med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 101,4 arbejdsdage. 24 af sagerne havde en sagsbehandlingstid på mere end 100 arbejdsdage, og de sager, der havde de længste sagsbehandlingstider, blev afsluttet efter henholdsvis 184, 242 og 318 arbejdsdage, jf. bilag 2 til nævnets udtalelse.
Hertil kommer 5 øvrige klagesager, som ifølge Miljø- og Fødevareklagenævnet blev afsluttet enten uden en afgørelse, fordi klagen eksempelvis blev trukket tilbage, eller uden at der i afgørelsen blev taget stilling til lovvalget, fordi klagen eksempelvis blev afvist på grund af manglende kompetence. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 82,8 arbejdsdage. Nævnet har ikke for så vidt angår disse sager sendt nærmere oplysninger om sagsbehandlingstiden for den enkelte sag.
Til sammenligning var Miljø- og Fødevareklagenævnets gennemsnitlige sagsbehandlingstid for klagesager efter offentlighedsloven ca. 175 arbejdsdage i 2018 og ca. 126 arbejdsdage i 2019. For så vidt angår klagesager efter miljøoplysningsloven var nævnets gennemsnitlige sagsbehandlingstid ca. 138 arbejdsdage i 2018 og ca. 112 arbejdsdage i 2019.
Miljø- og Fødevareklagenævnet har ligesom i 2019 oplyst, at klagesagerne meget ofte ikke er tilstrækkeligt oplyst, når nævnet modtager dem, f.eks. fordi førsteinstansen undlader at medsende de akter, der er undtaget fra aktindsigt. Der bliver derfor i størstedelen af klagesagerne iværksat høringsprocesser for at sikre, at nævnet kan træffe afgørelse på et tilstrækkeligt oplyst grundlag. Den tid, som medgår til høringsprocesser og indhentelse af materiale, indgår i beregningen af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid.
Miljø- og Fødevareklagenævnet har endvidere oplyst, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afsluttede klagesager i 2020 skal ses i lyset af, at nævnet har afsluttet en række ældre sager fra 2019, og at den samlede gennemsnitlige sagsbehandlingstid for klagesager (på tværs af lovvalg) modtaget i 2020 er 82,8 arbejdsdage.
2.3. Verserende sager
Pr. 31. december 2020 havde Miljø- og Fødevareklagenævnet 3 verserende førsteinstanssager. Den foreløbige sagsbehandlingstid for 2 af disse sager var 6 arbejdsdage, mens den sidste sag havde en foreløbig sagsbehandlingstid på 10 arbejdsdage.
Miljø- og Fødevareklagenævnet havde pr. 31. december 2020 14 verserende klagesager med en foreløbig gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 119,8 arbejdsdage.
Af oversigten over de verserende klagesager fremgår det, at 6 sager, som vedrører klager over Vordingborg Forsyning A/S, havde en foreløbig sagsbehandlingstid, der var betydeligt længere end gennemsnittet. Således havde 4 af disse sager en foreløbig sagsbehandlingstid på 174 arbejdsdage, mens 2 af sagerne havde en foreløbige sagsbehandlingstid på 362 arbejdsdage.
Miljø- og Fødevareklagenævnet har om sagsbehandlingstiderne i disse sager oplyst, at nævnet ikke har haft mulighed for at behandle sagerne tidligere, da førsteinstansen ikke har ønsket at medvirke til sagernes oplysning. Som nævnt ovenfor under pkt. 1.2 behandler jeg denne problemstilling særskilt.
Miljø- og Fødevareklagenævnet modtog i løbet af december 2020 dokumenterne til brug for sagernes behandling fra Vordingborg Forsyning A/S, og nævnet har den 22. juni 2021 telefonisk oplyst, at sagerne er afsluttet.
Pr. 31. december 2020 var den foreløbige gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de øvrige 8 verserende klagesager 32,1 arbejdsdage. Heraf havde en af sagerne en foreløbige sagsbehandlingstid, som var noget længere end den gennemsnitlige (89 arbejdsdage).
3. Tiltag til forbedring af sagsbehandlingstiderne
Miljø- og Fødevareklagenævnet har oplyst, at der i løbet af 2020 er blevet arbejdet målrettet med at nedbringe antallet af klagesager. Der har således været et stort fokus på kompetenceudvikling, så flere medarbejdere i sekretariatet kan håndtere klagesagerne. Ligeledes har der været et øget fokus på hurtig iværksættelse af høringsprocesser, og i slutningen af 2020 blev der udpeget to stedfortrædende formænd for Miljø- og Fødevareklagenævnet, som særligt beskæftiger sig med sager inden for aktindsigtsområdet.
Tiltagene har overordnet betydet en kortere gennemløbstid i sagerne, og det har derfor været muligt at afslutte et større antal ældre aktindsigtsklagesager på nævnets område i 2020, uden at det har haft indflydelse på sagsbehandlingstiden i aktindsigtssagerne på de øvrige områder, som sekretariatsbetjenes af Nævnenes Hus.
Miljø- og Fødevareklagenævnet har endvidere oplyst, at beholdningen af verserende klagesager har været faldende siden maj 2020 (fra over 30 sager i maj 2020 til 14 sager ved årets udgang, jf. diagram 3 i nævnets udtalelse), at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle nævnets afsluttede klagesager har været jævnt dalende siden marts 2020, og at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de afsluttede klagesager, som nævnet modtog i 2020, har ligget jævnt siden juni 2020.
Det er desuden oplyst, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afsluttede klagesager er faldet yderligere i januar 2021 til 78,7 arbejdsdage (medregnet sagsbehandlingstiden for afsluttede sager modtaget i perioden fra 1. januar 2020 til 31. januar 2021).
4. Afsluttende bemærkninger
4.1. Efter min gennemgang af Miljø- og Fødevareklagenævnets status for sagsbehandlingstiden i aktindsigtssager i 2020 kan jeg konstatere, at nævnets gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afsluttede førsteinstanssager efter både offentlighedsloven og miljøoplysningsloven ligger på et stabilt niveau. Det samme gør sig gældende for nævnets verserende førsteinstanssager.
Eksempelvis var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for førsteinstanssager efter offentlighedsloven i 2020 – ligesom i 2019 – ca. 5 arbejdsdage, og ingen af sagerne i 2020 havde en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage.
For så vidt angår førsteinstanssager efter miljøoplysningsloven var den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i 2020 – ligesom i både 2018 og 2019 – ca. 6 arbejdsdage, og alle sagerne blev i 2020 afsluttet inden for 2-måneders fristen i miljøoplysningslovens § 4, stk. 3.
Jeg foretager mig derfor på det foreliggende grundlag ikke mere vedrørende Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i førsteinstanssagerne.
4.2. I forhold til klagesagerne kan jeg konstatere, at Miljø- og Fødevareklagenævnet i 2020 har nedbragt den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afsluttede klagesager efter både offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i forhold til 2018 og 2019. Jeg har desuden noteret mig Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger om, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afsluttede klagesager er faldet yderligere i løbet af januar 2021.
Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger viser imidlertid også – uden at jeg har foretaget en nærmere gennemgang af de enkelte sager – at nævnet i 2020 fortsat har haft udfordringer med behandlingen af klagesagerne, herunder at sagsbehandlingstiderne i en række af sagerne har været meget lange.
Jeg henviser i den forbindelse til, at Miljø- og Fødevareklagenævnet i 2020 afsluttede i alt 3 klagesager efter offentlighedsloven med en sagsbehandlingstid på henholdsvis 75, 97 og 133 arbejdsdage. Endvidere havde næsten halvdelen af klagesagerne afsluttet efter miljøoplysningsloven en sagsbehandlingstid på over 100 arbejdsdage, og heraf havde 3 af sagerne en sagsbehandlingstid på henholdsvis 184, 242 og 318 arbejdsdage.
Jeg er opmærksom på, at Miljø- og Fødevareklagenævnet har henvist til nævnets udfordringer med at få klagesagerne tiltrækkeligt oplyst, jf. også det anførte herom ovenfor under pkt. 1.2, herunder at den tid, som medgår til høringsprocesser og indhentelse af materiale fra førsteinstanserne, indgår i beregningen af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid.
Det er imidlertid Miljø- og Fødevareklagenævnets ansvar at sikre den fornødne fremdrift i klagesagerne. Det kan eksempelvis – som nævnet også selv er inde på i udtalelsen til mig – ske ved at have fokus på høringsprocesserne.
Jeg bemærker endvidere, at klageinstansen efter offentlighedslovens § 37, stk. 3, som udgangspunkt skal have færdigbehandlet en klage inden for 20 arbejdsdage. Selv om hverken miljøoplysningsloven eller den tidligere offentlighedslov indeholder frister for klageinstansens sagsbehandling, må det efter min opfattelse indgå i vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid, at miljøoplysningsloven fastsætter en ubetinget sagsbehandlingsfrist på 2 måneder for behandlingen af en anmodning om aktindsigt, jf. § 4, stk. 3. Det må også indgå, at forarbejderne til den nye offentlighedslov – og de grundlæggende hensyn bag selve offentlighedsordningen – forudsætter, at bl.a. klagesager om aktindsigt behandles med en vis hurtighed, jf. mit brev af 8. juni 2020 til Miljø- og Fødevareklagenævnet.
Jeg har i den forbindelse noteret mig, at Miljø- og Fødevareklagenævnet i løbet af 2020 har arbejdet målrettet med at nedbringe antallet af verserende klagesager, og jeg går ud fra, at nævnet også fremadrettet vil have fokus på at få nedbragt den gennemsnitlige sagsbehandlingstid samt på – så vidt muligt – at undgå sager med meget lange sagsbehandlingstider.
4.3. I lyset af det anførte ovenfor har jeg besluttet fortsat at følge med i Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i de aktindsigtssager, hvor nævnet træffer afgørelse som klageinstans.
Jeg beder derfor nævnet om en status for 2021 vedrørende disse sager.
Jeg beder om en oversigt over nævnets aktindsigtsklagesager for 2021 opgjort på tilsvarende måde som tallene for 2020. Jeg beder desuden om, at nævnet også oplyser de gennemsnitlige sagsbehandlingstider for klagesager opdelt efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.
Herudover beder jeg Miljø- og Fødevareklagenævnet om at oplyse om eventuelle interne målsætninger ved udgangen af 2021 for behandlingen af aktindsigtsklagesager, herunder i lyset af det ovenfor under pkt. 4.2 anførte om frister ved behandlingen af disse sager.
Jeg beder om at modtage oplysningerne vedrørende klagesagerne inden udgangen af februar 2022. Miljø- og Fødevareklagenævnet bedes i svaret henvise til mit j.nr. 21/03294.
Med venlig hilsen
