Afslag på aktindsigt i journaliserede SMS’er under henvisning til temakravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2. Sag nr. 21/05870

Den Uafhængige

Margretheholmsvej 46, 4.

1432 København K

Att. : (. . .)

Sag nr. 21/05870

Dato: 7. januar 2022

Din klage over Statsministeriets afgørelser af 19. og 24. november 2021 om aktindsigt i journaliserede SMS’er

1. Indledning

Jeg har tidligere skrevet til dig den 27. december 2021 i anledning af din klage af 25. november 2021 over Statsministeriets afgørelser af 19. og 24. november 2021 om afslag på aktindsigt. Jeg vender nu tilbage til sagen.

Efter at jeg har gennemgået dine klager med bilag, har jeg besluttet ikke at indlede en nærmere undersøgelse. Jeg foretager mig derfor ikke mere. Jeg henviser til § 16, stk. 1, i lov om Folketingets Ombudsmand (lovbekendtgørelse nr. 349 af 22. marts 2013). Det fremgår af denne bestemmelse, at ombudsmanden selv afgør, om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse.

Nedenfor under pkt. 3 kan du læse nærmere om, hvad jeg har lagt vægt på ved min beslutning om ikke at indlede en undersøgelse.

2. Sagen om aktindsigt

Det fremgår af sagen, at du den 2. november 2021 bad Statsministeriet om aktindsigt i ”alle journaliserede SMS-beskeder, som er sendt til og fra statsministerens telefon de seneste 3 år” regnet fra datoen for din anmodning.

Den 19. november 2021 afslog Statsministeriet din anmodning om aktindsigt, under henvisning til at anmodningen ”efter ministeriets vurdering ikke opfylder identifikationskravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2, om krav til angivelse af tema”.

Statsministeriet gjorde i øvrigt opmærksom på, at du har mulighed for at præcisere din anmodning om aktindsigt, således at den opfylder det nævnte identifikationskrav. Statsministeriet udtalte samtidig, at ministeriets journalsystem ikke er indrettet på en måde, der gør det muligt at søge udelukkende efter SMS-beskeder, og at resultatet af en elektronisk søgning – selv efter en præcisering af anmodningen – derfor efter omstændighederne vil være behæftet med betydelig usikkerhed.

Den 21. november 2021 klagede du til Statsministeriet over afgørelsen af 19. november 2021. Du anførte i den forbindelse, at temaet for aktindsigten netop er ”journalisering af SMS’er”, og at det vil være en vigtig historie for offentligheden, hvis det viser sig, at der stort set ikke er journaliseret SMS’er om noget som helst.

Den 24. november 2021 fastholdt Statsministeriet sin afgørelse af 19. november 2021 under henvisning til identifikationskravet. Statsministeriet bemærkede, at ministeriet ikke fandt, at en undersøgelse af omfanget af journaliserede SMS-beskeder sendt til og fra statsministeren i sig selv skal anses som et tema i offentlighedslovens forstand.

Ved klageskema af 25. november 2021 samt mails af 14. december 2021 med bilag klagede du til mig over Statsministeriets afgørelser. I din klage anførte du bl.a. følgende:

”Jeg mener at have ret til offentlighed i alle journaliserede SMS’er som anført i min anmodning, der er blevet afslået af statsministeriet. Det skyldes, at selve temaet for aktindsigten er netop sletning af SMS’er. ”

3. Min vurdering

På baggrund af min gennemgang af sagen har jeg besluttet ikke at foretage mig mere. Jeg mener således ikke, at der er udsigt til, at en nærmere undersøgelse vil føre til kritik af, at Statsministeriet har fundet, at din anmodning om aktindsigt ikke opfylder kravet om angivelse af et tema, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2 (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020).

Temakravet i § 9, stk. 1, nr. 2, indebærer, at en anmodning om aktindsigt skal angive temaet for den sag eller det dokument, der ønskes aktindsigt i.

I forarbejderne til § 9, stk. 1, nr. 2, er det anført bl.a., at kravet om angivelse af tema vil være opfyldt, hvis det ”f.eks. anføres, at der ønskes aktindsigt i den pågældende forvaltningsmyndigheds ’sager om udstedelse af jagttilladelser’”. Derimod vil temakravet ”i almindelighed ikke være opfyldt, hvis der f.eks. anmodes om aktindsigt i brevvekslingen de seneste 2 år mellem den pågældende forvaltningsmyndighed og en nærmere angivet privat erhvervsvirksomhed”. Jeg henviser til lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen, side 71. Lovforslaget kan læses på Folketingstidende.dk, samling 2012-13, tillæg A.

I betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 397, er det anført, at kravet om angivelse af et tema indebærer, at en anmodning om aktindsigt i ”f.eks. ’brevveksling mellem en minister og en navngiven person i en afgrænset periode’ i almindelighed ikke vil være tilstrækkelig”. Det kan således ifølge betænkningen ”yderligere kræves, at ansøgeren angiver, hvilket tema eller emne den brevveksling, der ønskes aktindsigt i, omhandler, f.eks. ’sager om spildevand’”. Dog vil der ifølge betænkningen ”kunne tænkes helt særlige tilfælde, hvor brevvekslingen i sig selv vil kunne anses for et tema for ansøgningen”, og dette ”vil eksempelvis være tilfældet, hvis formålet med en aktindsigtsbegæring er at belyse omfanget af kontakten mellem parterne”.

Fra ombudsmandens praksis henviser jeg til sagen FOB 2020-22. Sagen omhandlede bl.a. to anmodninger om aktindsigt i henvendelser fra et ministeriums departementschef og pressechef til udenforstående modtagere om modtagerens – eller modtagerens medarbejderes – medvirken i mediedækning, f.eks. tv, radio eller artikler.

I udtalelsen anførte jeg bl.a. følgende:

”Jeg har (…) forstået anmodningerne således, at du med ’medvirken i mediedækning’ først og fremmest sigter til enten henvendelser til en for ministeriet udenforstående om dennes egen deltagelse i mediedækning eller henvendelser til en udenforstående om dennes underordnede medarbejderes deltagelse i mediedækning, og at f.eks. en henvendelse til en pressemedarbejder i en styrelse, som medvirker og bistår i forbindelse med et interview af styrelseschefen, således ikke omfattes af din anmodning. Jeg har lagt denne forståelse til grund for min vurdering nedenfor.

Til støtte for ikke at anse disse anmodninger for at opfylde temakravet kan det anføres, at din henvisning til ’medvirken i mediedækning’ ikke i sig selv indebærer nogen tematisk angivelse af indholdet af de dokumenter, du er interesseret i, og at de ønskede dokumenter kan omhandle ethvert af ministeriets sagsområder.

Der kan således argumenteres for, at tematiseringen mediedækning og mediehåndtering for et ministerium i første række består i en beskrivelse af en proces eller et processkridt på linje med f.eks. folketingsbetjening eller koordination mellem ministerier (der som udgangspunkt ikke vil opfylde [offentlighedslovens] temakrav, jf. ovenfor (…)).

…

Heroverfor står imidlertid, at dine anmodninger indeholder en angivelse af andet og mere end blot mediedækning eller mediehåndtering generelt som en proces mv., der kan omfatte henvendelser, du er interesseret i.

Dine anmodninger angår mere afgrænset tilfælde, hvor bestemte medarbejdere i ministeriet tager kontakt til personer uden for ministeriet – eller de pågældendes arbejdsplads – i forbindelse med disse andre personers medvirken i medierne. Dermed har dine anmodninger en anden karakter end f.eks. en anmodning om aktindsigt i alle dokumenter vedrørende ministeriets kommunikation med skrevne medier. Der er ikke tale om en afgrænsning, der alene defineres ved en bestemt proces eller ved al kommunikation med bestemte subjekter uanset indholdet af kommunikationen, men derimod ved en bestemt indholdsmæssig aktivitet, nemlig det, at nærmere angivne medarbejdere henvender sig til udenforstående personer – eller de pågældendes arbejdsplads – på grund af deres udtalelser eller mulige fremtidige udtalelser til pressen. ”

I sagen FOB 2020-22 var det således min opfattelse, at de to omtalte anmodninger opfyldte temakravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2, da de angav andet og mere end blot mediedækning eller mediehåndtering som en proces mv.

Jeg henviser desuden til sagen FOB 2018-24. I denne sag havde en journalist anmodet et ministerium om aktindsigt i eventuelle mails vedrørende ministerielle anliggender, som ministeriet havde modtaget fra ministerens og to ansattes private mailkonti i en nærmere angivet periode.

I udtalelsen anførte ombudsmanden bl.a. følgende:

”5.3. Det er min opfattelse, at dine anmodninger om aktindsigt af 27. og 29. september 2017 som det klare udgangspunkt ikke opfyldte kravet i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2, om, at der skal angives et tema. Det skyldes, at de ikke indeholdt en nærmere angivelse af temaer for eventuelle e-mails af den omhandlede karakter.

Spørgsmålet er derfor efter min opfattelse, om der i den foreliggende sag er tale om et sådant ’helt særligt tilfælde’ som beskrevet i Offentlighedskommissionens betænkning, hvor brevveksling i sig selv vil kunne anses for et tema for anmodningen.

Om dette spørgsmål bemærker jeg, at det kan være vanskeligt at vurdere, i hvilket omfang en anmodning som den foreliggende kan sidestilles med eksemplet i betænkningen om tilfælde, hvor ’formålet med en aktindsigtsbegæring er at belyse omfanget af kontakten mellem parterne’.

Efter min opfattelse må det under disse omstændigheder indgå i vurderingen, at forbeholdet om ’helt særlige tilfælde’ ikke er nærmere omtalt i hverken de almindelige eller specielle bemærkninger til forslaget til offentlighedsloven, men kun i form af en generel henvisning til Offentlighedskommissionens betænkning. Det må således for mig at se give anledning til tvivl om, i hvilken nærmere udstrækning det har været tilsigtet at videreføre Offentlighedskommissionens betragtninger på dette punkt.

Dette taler efter min opfattelse for at anlægge en snæver forståelse af, hvornår de nævnte tilfælde kan anses for at foreligge. Det kan i den forbindelse også anføres, at det ellers i praksis kan vise sig vanskeligt at fastholde det grundlæggende krav om angivelse af et tema, som bestemmelsen i § 9, stk. 1, nr. 2, bygger på. ”

I sagen FOB 2018-24 fandt ombudsmanden således ikke, at han havde grundlag for at tilsidesætte Statsministeriets vurdering om, at der ikke i den foreliggende sag var tale om et ”helt særligt tilfælde”, hvor brevveksling i sig selv vil kunne anses for et tema for anmodningen. Dette gjaldt, selv om der efter formålet med anmodningen ikke var mulighed for at angive et nærmere tema for eventuelle mails.

I forhold til din aktindsigtsanmodning til Statsministeriet mener jeg som nævnt ikke, at der er udsigt til, at en nærmere undersøgelse af sagen vil føre til kritik af, at Statsministeriet har fundet, at din anmodning ikke opfyldte offentlighedslovens temakrav.

Din anmodning om aktindsigt henviser således til en proces eller et processkridt, som ikke i sig selv indebærer nogen tematisk angivelse af indholdet af dokumenter mv. og således kan omhandle ethvert af ministeriets sagsområder. Som det fremgår ovenfor, vil temakravet kun i helt særlige tilfælde kunne anses for opfyldt, når der er tale om en afgrænsning til bestemte processer eller processkridt frem for en indholdsmæssig angivelse af temaet. Jeg henviser i den forbindelse til FOB 2018-24.

I øvrigt har jeg noteret mig, at Statsministeriet har vejledt dig om, at du har mulighed for at præcisere din anmodning om aktindsigt, således at den opfylder det nævnte identifikationskrav.

Jeg foretager mig herefter ikke mere i anledning af din klage.

Med venlig hilsen

for ombudsmanden

Kopi til:

Statsministeriet